Cómo organizar un concierto de pop sin dejar cabos sueltos

Un concierto de pop se organiza en una cadena: primero cierras artistas y recinto, después permisos, contrato y necesidades técnicas, y al final coordinas público, personal y montaje. Empieza por confirmar qué necesita cada artista antes de reservar sonido, luces o transporte. La venta de entradas y la información al público deben avanzar cuando ya tengas horarios y accesos definidos. Los fallos más habituales aparecen en los detalles tardíos: dietas, salidas de emergencia, lista de entradas y previsión meteorológica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar a los artistas
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Solicitar permisos
4
Confirmar el contrato del artista
5
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
6
Reservar el catering
7
Reservar seguridad
8
Organizar personal de primeros auxilios
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Abrir la venta de entradas
11
Gestionar inscripciones
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Publicar el programa
2 personas
14
Enviar información al público
15
Reservar transporte para artistas
16
Reservar técnica
17
Definir el menú de catering
2 personas
18
Asignar voluntarios
19
Planificar el control de acceso
2 personas
20
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
21
Definir los flujos de público
2 personas
22
Comprobar la limpieza del recinto
23
Exportar la lista de entradas
24
Confirmar el horario de los artistas
25
Comprobar el pronóstico del tiempo
26
Hacer la compra
3 personas
27
Enfriar las bebidas
2 personas
28
Preparar el catering
3 personas
29
Recoger el equipo técnico
2 personas

Evento

30
Abrir la ubicación
2 personas
31
Montar el escenario
6 personas
32
Conectar el equipo de sonido
4 personas
33
Montar la instalación de iluminación
3 personas
34
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
35
Preparar la zona del público
4 personas
36
Montar el bufé de catering
3 personas
37
Preparar los camerinos de los artistas
2 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Colocar la señalización
2 personas
40
Hacer la prueba de sonido
5 personas
41
Probar el espectáculo de luces
3 personas
42
Refrigerar el catering
2 personas
43
Hacer el briefing al personal
4 personas
44
Montar la caja y el puesto de escaneo
2 personas
45
Comprobar los baños
2 personas
46
Recibir a los artistas
2 personas
47
Recibir al público
4 personas
48
Escanear entradas
4 personas
49
Gestionar el guardarropa
2 personas
50
Acompañar la primera actuación
3 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Servir las bebidas
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Alternar actuaciones
4 personas
55
Mantener limpia la zona del público
2 personas
56
Servir comidas para artistas
2 personas
57
Reponer los baños
58
Reproducir el programa del descanso
59
Acompañar al acto principal
4 personas
60
Guiar al público hacia la salida
4 personas
61
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
62
Cerrar la caja
2 personas
63
Despedir a los artistas
2 personas

Seguimiento

64
Cerrar catering
3 personas
65
Recoger la basura
4 personas
66
Desmontar el mobiliario
4 personas
67
Retirar la decoración
3 personas
68
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
69
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
70
Desmontar el escenario
6 personas
71
Limpiar el lugar
5 personas
72
Limpiar los baños
2 personas
73
Inventariar materiales
2 personas
74
Devolver el equipo técnico
2 personas
75
Repartir la comida sobrante
2 personas
76
Retirar los residuos
2 personas
77
Devolver los objetos prestados
2 personas
78
Registrar objetos perdidos
79
Gestionar las facturas de los artistas
80
Enviar mensajes a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Mesas altascant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillascant. 80
Percheroscant. 4
Perchas para el guardarropacant. 350
Postes separadorescant. 24

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Micrófonos con cablecant. 6
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Cables del escenariocant. 30
Multicablecant. 2
Grabadora de audio

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Cabezas móvilescant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Cables alargadorescant. 20
Regletascant. 12
Canaletas para cablescant. 16
Lámparas de bateríacant. 8

Decoración

Lona de fondocant. 2
Telón de escenario
Arcos de globoscant. 2
Paneles de flechascant. 12
Pósteres del programacant. 20
Pulserascant. 400
Logo del escenario

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Bandejas de servircant. 20
Cucharones de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Acumuladores de fríocant. 24
Bandejas para mantener calientecant. 6
Fregaderoscant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 6
Chalecoscant. 15
Linternascant. 8
Walkie-talkiescant. 10
Mantas térmicascant. 10
Conoscant. 20
Cinta de balizamientocant. 6

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Contenedores de basuracant. 8
Paños de limpiezacant. 30
Guantescant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 8

Producción

Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 12
Bridascant. 200
Maletines de herramientascant. 2
Bateríascant. 40
Portapapelescant. 10
Bolígrafoscant. 30
Papel de impresióncant. 2
Tijeras para pulserascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Pide los requisitos técnicos de cada artista antes de contratar la técnica. Comprueba por escrito canales, micrófonos, monitores, mesa de mezclas, cajas DI y multicable; cambiarlo durante el montaje suele ser demasiado tarde.
Cierra el recinto, los permisos y el contrato del artista antes de abrir la venta de entradas. Reserva además seguridad y primeros auxilios con varias semanas de margen, porque son servicios que no conviene improvisar.
Define el recorrido del público antes de colocar postes separadores, guardarropa, mesas o sillas. Dibuja cómo se entra, dónde se forman las colas y qué salidas quedan libres; revísalo de nuevo el día del montaje.
Publica el programa solo cuando estén confirmados los horarios de los artistas. Envía al público los horarios, accesos y normas al menos 3 días antes, y exporta la lista de entradas el mismo día del concierto.
Recoge las preferencias dietéticas antes de cerrar el menú de catering. Cuenta artistas, técnica, personal, voluntariado y primeros auxilios por separado, y deja agua y una comida prevista para cada turno de trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de pop?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios artistas y necesitas permisos, técnica y venta de entradas. Reserva el recinto y confirma a los artistas al principio; deja la revisión final de accesos, salidas y equipos para la última semana.
¿Cuándo hay que abrir la venta de entradas?: Ábrela cuando el recinto, los artistas y la capacidad autorizada estén confirmados. El programa puede publicarse después, cuando los horarios estén cerrados, y la información práctica debería enviarse al público al menos 3 días antes.
¿Qué equipo técnico necesita normalmente un concierto de pop?: Como base, revisa PA, subwoofers, monitores de escenario, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cajas DI, cables y multicable. El número depende del rider de cada artista; confirma esa lista antes de reservar la técnica y programa una prueba de sonido el mismo día.
¿Cuándo se prepara la lista de entradas y el control de acceso?: Define los flujos y el control de acceso durante la planificación, no el día del evento. Exporta la lista de entradas el mismo día del concierto, comprueba los dispositivos o copias disponibles y asigna personal suficiente para evitar colas en la primera hora.

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