Organiser un concert pop, étape par étape

Un concert pop se construit dans un ordre précis : artistes, lieu, autorisations, technique, sécurité, billetterie et accueil du public. Commence par bloquer les éléments qui conditionnent tout le reste, puis transforme les exigences des artistes en planning exploitable. Les oublis les plus coûteux concernent souvent les accès, les sorties de secours, le catering et les câbles de scène. Prévois aussi une équipe clairement répartie pour éviter les décisions improvisées le jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver les artistes
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Demander les autorisations
4
Confirmer le contrat des artistes
5
Recueillir les exigences techniques
2 personnes
6
Réserver le catering
7
Réserver la sécurité
8
Organiser le personnel de premiers secours
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir la billetterie
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Publier le programme
2 personnes
14
Envoyer les informations au public
15
Réserver le transport des artistes
16
Réserver la technique
17
Définir le menu du catering
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
19
Planifier le contrôle des accès
2 personnes
20
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
21
Organiser la circulation du public
2 personnes
22
Vérifier le nettoyage du lieu
23
Exporter la liste des billets
24
Confirmer le planning des artistes
25
Vérifier les prévisions météo
26
Faire les courses
3 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Préparer le service traiteur
3 personnes
29
Récupérer le matériel technique
2 personnes

Événement

30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Monter la scène
6 personnes
32
Raccorder la sonorisation
4 personnes
33
Monter l’installation lumière
3 personnes
34
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
35
Aménager l’espace public
4 personnes
36
Monter le buffet traiteur
3 personnes
37
Aménager les loges des artistes
2 personnes
38
Installer la décoration
3 personnes
39
installer la signalisation
2 personnes
40
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
41
Tester le show lumière
3 personnes
42
Mettre le catering au frais
2 personnes
43
Faire le briefing du personnel
4 personnes
44
Installer la caisse et le point de scan
2 personnes
45
Vérifier les toilettes
2 personnes
46
Accueillir les artistes
2 personnes
47
Accueillir le public
4 personnes
48
Scanner les tickets
4 personnes
49
Gérer le vestiaire
2 personnes
50
Encadrer la première prestation
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Servir les boissons
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Alterner les spectacles
4 personnes
55
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
56
Servir les repas des artistes
2 personnes
57
Réapprovisionner les toilettes
58
Diffuser le programme de la pause
59
Animer la tête d'affiche
4 personnes
60
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes
61
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
62
Clôturer la caisse
2 personnes
63
Dire au revoir aux artistes
2 personnes

Suivi

64
Clôturer le catering
3 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Démonter le mobilier
4 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Démonter le matériel audio
4 personnes
69
Démonter l’équipement d’éclairage
3 personnes
70
Démonter la scène
6 personnes
71
Nettoyer le lieu
5 personnes
72
Nettoyer les toilettes
2 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Retourner le matériel technique
2 personnes
75
Distribuer les restes
2 personnes
76
Évacuer les déchets
2 personnes
77
Rendre les articles empruntés
2 personnes
78
Enregistrer les objets trouvés
79
Traiter les factures des artistes
80
Envoyer des messages aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Portantsqté 4
Cintres de vestiaireqté 350
Poteaux de balisageqté 24

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Retours de scèneqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Microphones filairesqté 6
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles de scèneqté 30
Câble multipaireqté 2
Enregistreur audio

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Projecteurs asservisqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 16
Lampes à batterieqté 8

Décoration

Bâche de fondqté 2
Drapé de scène
Arches de ballonsqté 2
Panneaux de directionqté 12
Affiches du programmeqté 20
Braceletsqté 400
Logo de scène

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 24
Bacs de maintien au chaudqté 6
Bacs à vaisselleqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Lampes d’éclairage de secoursqté 6
Giletsqté 15
Lampes de pocheqté 8
Talkies-walkiesqté 10
Couvertures de survieqté 10
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 6

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Conteneurs à déchetsqté 8
Chiffons de nettoyageqté 30
Gantsqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Production

Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 12
Attaches-câblesqté 200
Boîtes à outilsqté 2
Pilesqté 40
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 30
Papier d’impressionqté 2
Ciseaux pour braceletsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve d’abord les artistes et le lieu, puis demande les autorisations dès que la date est fixée. Garde une marge d’au moins 8 semaines pour les démarches qui dépendent de la capacité du site et des règles locales.
Demande la fiche technique de chaque artiste avant de réserver la technique. Vérifie notamment les retours de scène, les microphones, les boîtiers DI, la table de mixage et la longueur du câble multipaire.
Ouvre la billetterie seulement après avoir confirmé la capacité réelle de la salle et le contrôle des accès. Exporte la liste des billets le jour même et prévois une solution si le réseau tombe.
Fais valider le parcours du public avant l’installation : entrée, vestiaire, bar, sanitaires et sorties de secours. Les poteaux de balisage et les goulottes de câbles doivent être placés sans réduire les passages.
Établis un planning horaire avec l’arrivée des artistes, le montage, les balances, le catering et l’ouverture des portes. Confirme-le avec chaque responsable au moins 48 heures avant, puis vérifie la météo si une partie du dispositif est extérieure.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert pop ?: Prévois généralement 8 à 12 semaines pour un concert pop de taille courante. Les artistes, le lieu, les autorisations et la technique doivent être confirmés avant d’annoncer le programme et d’ouvrir largement la billetterie.
Quand faut-il réserver la technique d’un concert ?: Réserve la technique dès que les fiches techniques des artistes sont validées, idéalement 6 à 8 semaines avant le concert. Sans cette étape, tu risques de découvrir trop tard un besoin en retours, microphones ou alimentation électrique.
Quand envoyer les informations au public ?: Envoie les informations pratiques 7 à 10 jours avant le concert, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indique les horaires, l’accès, les règles d’entrée et les éventuelles consignes liées aux transports ou à la météo.
Combien de temps avant faut-il préparer les accès et la sécurité ?: Finalise le contrôle des accès, les sorties de secours et la circulation du public au moins 2 semaines avant. Fais ensuite une vérification sur place le jour du montage, avant l’ouverture des portes, avec la sécurité et les premiers secours.

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