Zo organiseer je een popconcert
Begin niet met de poster, maar met de datum, locatie en technische haalbaarheid. Boek artiesten pas definitief nadat je weet welke vergunningen, verzekering, beveiliging en techniek nodig zijn. Werk daarna toe naar ticketverkoop en promotie, terwijl je backstage, catering, EHBO en publieksstromen vastlegt. In de laatste week draait alles om controleren: de technische rider, plattegrond, vluchtroutes, contactlijst en het draaiboek.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Artiesten boeken
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Vergunningen aanvragen
- 4
Verzekering afsluiten
- 5
Ticketverkoop instellen
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Promotie publiceren
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Catering reserveren
- 11
Beveiliging reserveren
- 12
Techniek reserveren
- 13
EHBO regelen
- 14
Draaiboek afdrukken
- 15
Contactlijst afdrukken
- 16
Artiesteninformatie versturen
- 17
Technische rider controleren
2 personen
- 18
Plattegrond maken
2 personen
- 19
Vluchtroutes markeren
2 personen
- 20
Parkeerinformatie publiceren
- 21
Polsbandjes sorteren
2 personen
- 22
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
- 23
Materialen controleren
2 personen
- 24
Boodschappen doen
3 personen
- 25
Dranken koud zetten
2 personen
- 26
Catering voorbereiden
4 personen
- 27
Locatie inspecteren
2 personen
- 28
Leveringen ontvangen
3 personen
- 29
Podium opbouwen
6 personen
- 30
Geluidsinstallatie opbouwen
5 personen
- 31
Lichtinstallatie opbouwen
4 personen
- 32
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
- 33
Publieksruimte afzetten
4 personen
- 34
Entree inrichten
3 personen
- 35
Garderobe inrichten
2 personen
- 36
Cateringbuffet opstellen
4 personen
- 37
Bar inrichten
3 personen
- 38
Decoratie ophangen
3 personen
- 39
Toiletten controleren
2 personen
- 40
Artiestenkleedkamers inrichten
2 personen
- 41
Backstage catering klaarzetten
2 personen
- 42
Geluidscheck uitvoeren
5 personen
- 43
Lichtshow testen
3 personen
- 44
Briefing personeel geven
4 personen
- 45
Artiesten ontvangen
2 personen
Event
- 46
Kassa openen
2 personen
- 47
Bezoekers controleren
4 personen
- 48
Polsbandjes uitdelen
3 personen
- 49
Garderobe beheren
2 personen
- 50
Publiek begeleiden
4 personen
- 51
Dranken serveren
4 personen
- 52
Hapjes serveren
3 personen
- 53
Dranken bijvullen
2 personen
- 54
Buffet aanvullen
2 personen
- 55
Optredens aankondigen
- 56
Podiumwissels begeleiden
3 personen
- 57
Artiesten begeleiden
2 personen
- 58
Techniek tijdens show bedienen
4 personen
- 59
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
- 60
Toiletten tussentijds reinigen
2 personen
- 61
EHBO bemannen
2 personen
- 62
Beveiliging uitvoeren
4 personen
- 63
Laatste optreden begeleiden
3 personen
- 64
Uitstroom begeleiden
4 personen
Nazorg
- 65
Kassa afsluiten
2 personen
- 66
Artiesten uitzwaaien
2 personen
- 67
Restanten veilig opbergen
3 personen
- 68
Bar afbouwen
3 personen
- 69
Catering afbouwen
3 personen
- 70
Decoratie verwijderen
3 personen
- 71
Geluidsapparatuur afbouwen
5 personen
- 72
Lichtapparatuur afbouwen
4 personen
- 73
Podium afbouwen
6 personen
- 74
Afval verzamelen
4 personen
- 75
Locatie schoonmaken
4 personen
- 76
Materialen inventariseren
2 personen
- 77
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 78
Apparatuur retourneren
3 personen
- 79
Garderobespullen opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrappenaantal 2
- Statafelsaantal 12
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 8
- Garderoberekkenaantal 4
- Afzethekkenaantal 20
- Dranghekkenaantal 12
Apparatuur
- PA-speakersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Podiummonitorenaantal 4
- Mengtafel
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- XLR-kabelsaantal 12
- Jackkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 10
- Verlengkabelsaantal 10
- Aggregaat
- Kabelmattenaantal 12
- Gaffer tapeaantal 6
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtconsole
- Sfeerverlichtingaantal 12
- Podiumdoekenaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 250
- Wijnglazenaantal 60
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Koffiekopjesaantal 40
- Serveerschalenaantal 20
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- IJsblokbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesjesaantal 4
- Serveerbestekaantal 12
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 12
- Podiumachtergrond
- Tafelkledenaantal 20
- Pijlbordenaantal 12
- Programmabordenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 4
- Schoonmaakkarrenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de technische basis vroeg vast. Controleer de rider van iedere artiest en stem PA-speakers, subwoofers, podiummonitoren, microfoons, DI-boxen en kabels af met de technicus; reserveer deze onderdelen niet pas in de laatste week.
- Maak de publieksindeling voordat je tickets verkoopt. Teken podium, afzethekken, garderobe, bar, toiletten, backstage en vluchtroutes op één plattegrond en publiceer parkeerinformatie uiterlijk bij de uitnodiging.
- Plan vergunningen, verzekering en beveiliging als één traject. Vraag bij de locatie na welke stukken nodig zijn en zet een interne deadline van minimaal 6 weken voor het concert, zodat ontbrekende documenten nog kunnen worden aangevuld.
- Gebruik de ticketverkoop om de uitvoering voor te bereiden. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen doorlopend, sorteer polsbandjes vooraf en bepaal op basis van het aantal bezoekers hoeveel klapstoelen, statafels, drinkglazen en programmaboekjes nodig zijn.
- Maak een draaiboek met tijden en namen, niet alleen met activiteiten. Noteer per onderdeel wie verantwoordelijk is voor opbouw, soundcheck, deuren open, artiestenwissels, EHBO, beveiliging, catering, dranken en afbouw; druk het draaiboek en de contactlijst op de dag zelf af.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een popconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met artiesten, locatie en begroting. Regel vergunningen, verzekering, techniek en beveiliging uiterlijk 6 weken voor het concert en start promotie zodra ticketverkoop mogelijk is.
- Wanneer moet ik de techniek voor een popconcert boeken?
- Boek techniek ongeveer 8 tot 12 weken vooraf en stuur de technische rider direct door naar de leverancier. Controleer uiterlijk 2 weken voor de show of speakers, monitoren, mengtafel, microfoons, verlichting, kabels en stroomvoorziening compleet zijn.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een popconcert?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop niet alleen drank in, maar regel ook voldoende herbruikbare drinkglazen, wijnglazen, koeling en een plan voor lege glazen.
- Wanneer maak je een draaiboek voor een popconcert?
- Maak een eerste versie 3 tot 4 weken vooraf en werk die bij na de laatste bevestigingen van artiesten, locatie en techniek. Druk de definitieve versie uiterlijk de dag vóór het concert af, samen met de contactlijst en plattegrond.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.