Comment organiser un concert pop sans rien laisser au dernier moment

Un concert pop se prépare dans un ordre précis : confirmer les artistes et le lieu, obtenir les autorisations, puis coordonner billetterie, technique, sécurité et accueil. Commence par établir une date de décision pour chaque réservation, car la sonorisation, l’éclairage et la sécurité sont souvent complets plusieurs semaines à l’avance. Le jour venu, le plan de salle, les voies d’évacuation, les contacts et la fiche technique doivent être imprimés, pas seulement conservés sur un téléphone.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver des artistes
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Demander les autorisations
4
Souscrire une assurance
5
Mettre en place la vente de billets
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la promotion
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Réserver le catering
11
Réserver la sécurité
12
Réserver la technique
13
Organiser les premiers secours
14
Imprimer le déroulé
15
Imprimer la liste de contacts
16
Envoyer les informations sur les artistes
17
Vérifier la fiche technique
2 personnes
18
Créer le plan
2 personnes
19
Balisage des voies d'évacuation
2 personnes
20
Publier les informations de stationnement
21
Trier les bracelets
2 personnes
22
Préparer les livrets de programme
2 personnes
23
Vérifier le matériel
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Préparer le service traiteur
4 personnes
27
Inspecter le lieu
2 personnes
28
Réception des livraisons
3 personnes
29
Monter la scène
6 personnes
30
Installer le système de sonorisation
5 personnes
31
Monter l’installation lumière
4 personnes
32
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
33
Balisage de l’espace public
4 personnes
34
Aménager l’entrée
3 personnes
35
Aménager le vestiaire
2 personnes
36
Installer le buffet traiteur
4 personnes
37
Aménager le bar
3 personnes
38
Installer la décoration
3 personnes
39
Vérifier les toilettes
2 personnes
40
Aménager les loges des artistes
2 personnes
41
Préparer la restauration backstage
2 personnes
42
Effectuer la vérification du son
5 personnes
43
Tester le show lumière
3 personnes
44
Faire le briefing du personnel
4 personnes
45
Accueillir les artistes
2 personnes

Événement

46
Ouvrir la caisse
2 personnes
47
Contrôler les visiteurs
4 personnes
48
Distribuer les bracelets
3 personnes
49
Gérer le vestiaire
2 personnes
50
Guider le public
4 personnes
51
Servir les boissons
4 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
55
Annoncer les spectacles
56
Coordonner les changements de scène
3 personnes
57
Accompagner les artistes
2 personnes
58
Gérer la technique pendant le spectacle
4 personnes
59
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
60
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
61
Assurer la présence des premiers secours
2 personnes
62
Assurer la sécurité
4 personnes
63
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
64
Encadrer la sortie
4 personnes

Suivi

65
Clôturer la caisse
2 personnes
66
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
67
Stocker les restes en toute sécurité
3 personnes
68
Démonter le bar
3 personnes
69
Démonter le catering
3 personnes
70
Retirer la décoration
3 personnes
71
Démonter l’équipement sonore
5 personnes
72
Démonter l’éclairage
4 personnes
73
Démonter la scène
6 personnes
74
Rassembler les déchets
4 personnes
75
Nettoyer le lieu
4 personnes
76
Inventorier le matériel
2 personnes
77
Rendre les articles empruntés
2 personnes
78
Retourner le matériel
3 personnes
79
Ranger les affaires du vestiaire
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Tables hautesqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 4
Barrières de sécuritéqté 20
Barrières de fouleqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 10
Groupe électrogène
Passe-câblesqté 12
Ruban gafferqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Console lumière
Éclairage d’ambianceqté 12
Tentures de scèneqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 20

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Couverts de serviceqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Fond de scène
Nappesqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque d’abord les artistes, le lieu et la technique. Demande la fiche technique de chaque artiste avant de valider la sonorisation : elle précise notamment les microphones, retours, boîtiers DI et connexions nécessaires.
Lance la billetterie dès que la date, le lieu et la capacité sont confirmés. Prévois un suivi hebdomadaire des inscriptions et fixe une date limite pour recueillir les besoins alimentaires, idéalement 7 jours avant le concert.
Traite les autorisations et l’assurance au moins 6 à 8 semaines avant l’ouverture des portes. Vérifie aussi les règles concernant le bruit, l’accueil du public, les barrières et les voies d’évacuation : ces points peuvent modifier le plan du lieu.
Prépare le déroulé, la liste de contacts et les informations destinées aux artistes au plus tard 3 jours avant le concert. Imprime plusieurs exemplaires pour la technique, la sécurité, les premiers secours et la personne qui coordonne la soirée.
Organise l’installation comme une vérification par zones : scène, son, lumière, câbles, barrières, accueil et bar. Le jour J, teste chaque microphone et chaque moniteur avant l’arrivée du public, puis mets les boissons au frais au moins 4 heures avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert pop ?: Compte généralement 3 à 6 mois pour un concert avec artistes, billetterie et accueil du public. Les autorisations, l’assurance, la sécurité et la technique doivent idéalement être confirmées 6 à 8 semaines avant la date.
Quand réserver la sonorisation et l’éclairage d’un concert ?: Réserve la technique dès que le lieu et les artistes sont confirmés, de préférence 8 à 12 semaines avant le concert. Envoie la fiche technique des artistes au prestataire au moins 4 semaines avant l’événement.
Quand ouvrir la billetterie pour un concert pop ?: Ouvre la billetterie dès que la date, le lieu, la capacité et le tarif sont définitifs, souvent 6 à 10 semaines avant le concert. Arrête le suivi des inscriptions entre 3 et 7 jours avant l’ouverture des portes pour préparer l’accueil.
Que préparer la veille d’un concert ?: La veille, vérifie le matériel, imprime le déroulé et la liste de contacts, trie les bracelets et prépare les livrets de programme. Garde une marge d’au moins 2 heures le jour J pour l’installation, les tests son et lumière et le balisage des évacuations.

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