Ein Popkonzert organisieren – Schritt für Schritt

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Buche Künstler und Location zuerst und setze für Genehmigungen und Versicherung einen festen Termin mindestens mehrere Wochen vor dem Konzert. Ohne diese Zusagen solltest du weder Werbung veröffentlichen noch den Ticketverkauf starten.
• Prüfe den technischen Rider, bevor du PA-Lautsprecher, Subwoofer, Monitore, Mischpult und Mikrofone reservierst. Kläre außerdem Strombedarf, Kabelwege und ob ein Stromaggregat nötig ist, damit am Aufbautag nichts nachbestellt werden muss.
• Plane den Einlass mit konkreten Mengen: Sortiere Armbänder vorab, lege Programmhefte bereit und drucke Kontaktliste sowie Drehbuch aus. Weise mindestens eine Person ausschließlich Anmeldungen, Ernährungswünschen und Gästeliste zu.
• Markiere Fluchtwege und erstelle den Lageplan, bevor Absperrgitter, Stehtische, Klappstühle und Garderobenständer aufgestellt werden. Veröffentliche Parkinformationen spätestens mit den Einladungen, damit Anreise und Einlass nicht gleichzeitig zum Engpass werden.
• Stelle Getränke erst kurz vor dem Einlass kalt und rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person. Wiederverwendbare Trinkgläser und Weingläser sollten getrennt bereitstehen; bestelle Catering und Sicherheit mit der erwarteten Gästezahl, nicht nur mit der Zahl der verkauften Tickets.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Popkonzert organisieren?

Beginne idealerweise mehrere Monate vor dem Termin mit Künstlerbuchung und Location. Genehmigungen, Versicherung, Technik, Sicherheit und Catering sollten spätestens einige Wochen vorher verbindlich geklärt sein.

Was braucht man für die Technik bei einem Popkonzert?

Typisch sind PA-Lautsprecher, Subwoofer, Bühnemonitore, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und passende XLR- und Klinkenkabel. Prüfe den technischen Rider früh und plane zusätzlich Verlängerungskabel, Kabelmatten und Gaffer Tape ein.

Wann sollte der Ticketverkauf für ein Popkonzert starten?

Richte den Ticketverkauf erst ein, wenn Künstler, Location und die wichtigsten Genehmigungen bestätigt sind. Für Werbung und Einladungen solltest du anschließend mehrere Wochen Vorlauf einplanen.

Wie viele Getränke braucht man für ein Popkonzert?

Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und plane danach je nach Dauer und Wetter nach. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt und Gläser sowie Nachschub klar zugeordnet bereitstehen.

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