Zo organiseer je een pop-up bruiloft voor 60 gasten

Begin met de datum, de gastenlijst en de plek waar de ceremonie en maaltijd plaatsvinden. Bij 60 gasten moet je daarna snel de inrichting, catering, reserveringen en leveringen op elkaar afstemmen. Werk terug vanaf de trouwdag: eerst keuzes en aantallen, daarna bevestigingen, vervolgens boodschappen en voorbereiding. De meeste problemen ontstaan doordat dieetwensen, een regenplan, koeling en de opbouwtijd pas in de laatste week aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en gastenlijst vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Definitieve gastenlijst maken
6
Tafelschikking maken
2 personen
7
Menukeuzes vastleggen
2 personen
8
Reserveringen bevestigen
9
Weersverwachting controleren
10
Plan voor regen vastleggen
2 personen
11
Leveringen bevestigen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Tafeldecoratie verzamelen
2 personen
14
Muziek afspeellijst samenstellen
15
Draaiboek printen
16
Naamkaartjes schrijven
2 personen
17
Menukaarten maken
2 personen
18
Welkomstbord voorbereiden
19
Ceremonieteksten klaarleggen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Verse producten ophalen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Groenten en fruit wassen
2 personen
24
Sausen en dressings maken
2 personen
25
Koude hapjes voorbereiden
3 personen
26
Servies en glaswerk sorteren
2 personen
27
Transportmiddelen laden
3 personen
28
Locatie vrijmaken
3 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
31
Verlichting ophangen
3 personen
32
Ceremonieplek inrichten
3 personen
33
Tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen plaatsen
4 personen
35
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
36
Servies en bestek neerleggen
3 personen
37
Glazen klaarzetten
2 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Bloemstukken plaatsen
2 personen
40
Welkomsttafel inrichten
2 personen
41
Gastenboek klaarleggen
42
Cadeautafel inrichten
2 personen
43
Buffet- en barplekken inrichten
3 personen
44
Borden en bestek bij buffet leggen
2 personen
45
Hapjes op schalen leggen
3 personen
46
Bruidstaart klaarzetten
2 personen
47
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
48
Allergenenkaart plaatsen
49
Muziek testen
2 personen
50
Toiletten aanvullen
51
Laatste veiligheidscontrole doen
2 personen

Event

52
Gasten ontvangen
3 personen
53
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
54
Gasten naar ceremonie begeleiden
2 personen
55
Ceremonie begeleiden
2 personen
56
Proostmoment klaarzetten
2 personen
57
Champagne en hapjes serveren
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Hapjes bijvullen
2 personen
60
Buffet openen
2 personen
61
Buffet en dieetmaaltijden serveren
4 personen
62
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
63
Borden en bestek ophalen
2 personen
64
Bruidstaart aansnijden
2 personen
65
Koffie en thee serveren
3 personen
66
Muziek en dans begeleiden
2 personen
67
Nachtelijke snacks klaarzetten
2 personen
68
Laatste ronde aankondigen
69
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

70
Etensresten verpakken
3 personen
71
Afval sorteren
3 personen
72
Glazen en servies verzamelen
4 personen
73
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
74
Bar en buffet schoonmaken
3 personen
75
Locatie vegen en dweilen
3 personen
76
Decoratie verwijderen
3 personen
77
Partytenten afbreken
4 personen
78
Verlichting demonteren
3 personen
79
Materiaal schoon en droog maken
3 personen
80
Geleende spullen sorteren
2 personen
81
Cadeaus veilig vervoeren
2 personen
82
Huurmateriaal retourneren
2 personen
83
Overgebleven eten verdelen
2 personen
84
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
85
Locatie eindinspectie uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Gastentafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 6
Ceremoniestoelenaantal 70
Statafelsaantal 5
Tafelkleedtafelsaantal 2
Kledingrek

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Soepkommenaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Koffielepelsaantal 75
Dinermessenaantal 75
Dinervorkenaantal 75
Dessertvorkenaantal 75
Serveerschalenaantal 16
Serveerbestekaantal 12
Broodmandenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Stekkerdozenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 8
USB-opladersaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lantaarnsaantal 10
Theelichthoudersaantal 30
Batterijenaantal 24

Decoratie

Bloemvazenaantal 12
Bloemstukkenaantal 12
Stoelstrikkenaantal 70
Tafellopersaantal 8
Servettenringenaantal 70
Welkomstbord
Menukaartenaantal 65
Naamkaartjesaantal 65
Gastenboek
Pennenaantal 6
Cadeautafelbord
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 150
Lintrollenaantal 6
Tafelnummersaantal 8
Ringkussen
Ceremonieboog

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afwasteiltjesaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 8
Toiletborstelsaantal 3
Koelkastthermometersaantal 3

Overig

Kabelbindersaantal 100
Ducttapeaantal 4
Schaaraantal 4
Meetlint
Gereedschapskist
Paraplu'saantal 8
Opbergkrattenaantal 12
Koeltransportboxenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk vier weken vooraf de definitieve gastenlijst en verzamel tegelijk dieetwensen. Gebruik dat aantal voor menukeuzes, naamkaartjes, stoelen, borden en glazen; houd geen losse schattingen naast elkaar bij.
Plan de ruimte op papier voordat je meubilair regelt. Teken 60 zitplaatsen, een aparte ceremonie-opstelling, buffet- en drankpunten en voldoende loopruimte; zo ontdek je te laat geleverde of ontbrekende tafels voordat ze op locatie staan.
Leg het regenplan uiterlijk één week vooraf vast. Controleer of de partytenten passen bij de tafels en stoelen en bepaal wie ze opbouwt, zodat je bij slecht weer niet tegelijk de ceremonie, het buffet en de zitplaatsen moet verplaatsen.
Werk met een kort draaiboek per uur en print minstens twee exemplaren. Zet daarin onder meer de aankomst van leveringen, het koelen van dranken, het ophalen van verse producten en het moment waarop de ceremonieteksten klaarliggen.
Doe houdbare boodschappen eerder en plan verse producten voor de dag ervoor. Begin met koude hapjes, sauzen en dressings op tijd; reserveer op de trouwdag alleen handelingen die echt vers moeten gebeuren, zoals wassen, snijden en serveren.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een pop-up bruiloft voor 60 gasten?: Reken op minimaal 8 weken voor de basisplanning en reserveringen. Leg uiterlijk 4 weken vooraf de gastenlijst, menukeuzes en dieetwensen vast; bevestig leveringen en het regenplan in de laatste week.
Hoeveel stoelen en tafels heb je nodig voor 60 bruiloftsgasten?: Plan 60 stoelen voor het diner en controleer of de ceremonie dezelfde stoelen gebruikt. Tel daarnaast de gastentafels, buffettafels en eventuele statafels uit op basis van de ruimte en de gekozen opstelling, niet alleen op basis van het aantal gasten.
Wanneer maak je de tafelschikking voor een bruiloft?: Maak een voorlopige tafelschikking zodra de uitnodigingen zijn verstuurd. Werk haar uiterlijk 7 dagen vooraf definitief uit, nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, en schrijf daarna de naamkaartjes.
Hoeveel drank moet je voorzien voor 60 gasten?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon: 120 tot 180 drankjes voor 60 gasten. Voorzie daarnaast doorlopend water en koel de dranken uiterlijk op de ochtend van de bruiloft; de exacte hoeveelheid hangt af van de duur en het menu.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.