Pop-up-Hochzeit für 60 Gäste: der praktische Ablauf

Eine Pop-up-Hochzeit für 60 Gäste steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge. Zuerst legst du Datum, Gästeliste und Menü fest, danach kümmerst du dich um Zusagen, Sitzordnung und Reservierungen. In den letzten Tagen werden Wetter, Lieferungen, Ausstattung und Ablauf geprüft. Plane außerdem früh, wer am Hochzeitstag Buffet, Getränke, Zeremonie und spontane Änderungen übernimmt – sonst landen selbst einfache Aufgaben bei dir.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Gästeliste festlegen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Endgültige Gästeliste erstellen
6
Tischordnung erstellen
2 Personen
7
Menüoptionen festlegen
2 Personen
8
Reservierungen bestätigen
9
Wettervorhersage prüfen
10
Regenplan festlegen
2 Personen
11
Lieferungen bestätigen
12
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
13
Tischdekoration sammeln
2 Personen
14
Musik-Playlist zusammenstellen
15
Ablaufplan ausdrucken
16
Namensschilder schreiben
2 Personen
17
Menükarten erstellen
2 Personen
18
Willkommensschild vorbereiten
19
Zeremonietexte bereitlegen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Frische Produkte abholen
2 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Gemüse und Obst waschen
2 Personen
24
Saucen und Dressings zubereiten
2 Personen
25
Kalte Häppchen vorbereiten
3 Personen
26
Geschirr und Glaswaren sortieren
2 Personen
27
Transportmittel beladen
3 Personen
28
Veranstaltungsort räumen
3 Personen
29
Partyzelte aufbauen
4 Personen
30
Stromversorgung anschließen
2 Personen
31
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
32
Zeremonieort einrichten
3 Personen
33
Tische aufstellen
4 Personen
34
Stühle aufstellen
4 Personen
35
Tischwäsche anbringen
3 Personen
36
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
37
Gläser bereitstellen
2 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Blumengestecke platzieren
2 Personen
40
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
41
Gästebuch bereitlegen
42
Geschenketisch einrichten
2 Personen
43
Buffet- und Barbereiche einrichten
3 Personen
44
Teller und Besteck am Buffet bereitlegen
2 Personen
45
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
46
Hochzeitstorte bereitstellen
2 Personen
47
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
48
Allergenenkarte aufstellen
49
Musik testen
2 Personen
50
Toiletten auffüllen
51
Abschließende Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

52
Gäste empfangen
3 Personen
53
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
54
Gäste zur Zeremonie begleiten
2 Personen
55
Zeremonie begleiten
2 Personen
56
Anstoßtrunk vorbereiten
2 Personen
57
Champagner und Häppchen servieren
3 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Snacks nachfüllen
2 Personen
60
Buffet eröffnen
2 Personen
61
Buffet und Diätmahlzeiten servieren
4 Personen
62
Buffet sauber und gefüllt halten
2 Personen
63
Teller und Besteck abholen
2 Personen
64
Hochzeitstorte anschneiden
2 Personen
65
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
66
Musik und Tanz begleiten
2 Personen
67
Nacht-Snacks bereitstellen
2 Personen
68
Letzte Runde ankündigen
69
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

70
Essensreste verpacken
3 Personen
71
Abfall trennen
3 Personen
72
Gläser und Geschirr einsammeln
4 Personen
73
Tische und Stühle abräumen
4 Personen
74
Bar und Buffet reinigen
3 Personen
75
Veranstaltungsort fegen und wischen
3 Personen
76
Dekoration entfernen
3 Personen
77
Partyzelte abbauen
4 Personen
78
Beleuchtung abbauen
3 Personen
79
Material sauber und trocken machen
3 Personen
80
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
81
Geschenke sicher transportieren
2 Personen
82
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
83
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
84
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
85
Endinspektion der Location durchführen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
BuffetischeAnz. 4
GästetischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 70
BarhockerAnz. 6
Stühle für die ZeremonieAnz. 70
StehtischeAnz. 5
Tischdecken-TischeAnz. 2
Kleiderständer

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
SuppenschalenAnz. 70
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 80
ChampagnergläserAnz. 70
KaffeetassenAnz. 70
KaffeelöffelAnz. 75
DinnermesserAnz. 75
EsstischgabelnAnz. 75
DessertgabelnAnz. 75
ServierschalenAnz. 16
ServierbesteckAnz. 12
BrotkörbeAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlelementeAnz. 24

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
USB-LadegeräteAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 10
TeelichthalterAnz. 30
BatterienAnz. 24

Dekoration

BlumenvasenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 12
StuhlschleifenAnz. 70
TischläuferAnz. 8
ServiettenringeAnz. 70
Willkommensschild
SpeisekartenAnz. 65
NamensschilderAnz. 65
Gästebuch
StifteAnz. 6
Geschenketisch-Schild
BallonbögenAnz. 2
BallonsAnz. 150
BandrollenAnz. 6
TischnummernAnz. 8
Ringkissen
Zeremonienbogen

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 2
BesenAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
SpülbeckenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchrollenAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 3
KühlschrankthermometerAnz. 3

Sonstiges

KabelbinderAnz. 100
GewebeklebebandAnz. 4
SchereAnz. 4
Maßband
Werkzeugkiste
RegenschirmeAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KühltransportboxenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die endgültige Gästeliste spätestens 10 Tage vor der Hochzeit fest. Erst danach lohnt sich die Tischordnung, und auch Menü, Namensschilder sowie die benötigte Zahl an Tellern und Gläsern lassen sich zuverlässig planen.
Erfasse Ernährungswünsche mit der Einladung und schließe die Menüoptionen 7 bis 10 Tage vorher ab. Markiere Sonderportionen beim Buffet deutlich, damit niemand während des Essens nachfragen muss.
Bestätige Lieferungen und Reservierungen 3 bis 5 Tage vor dem Termin erneut. Prüfe dabei nicht nur Zelte, Buffetische und Stühle, sondern auch Kühlboxen, Geschirr und Servierbesteck.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann verbindlich über den Regenplan. Bei einer Feier im Freien müssen Zeremonienstühle, Gästetische und Buffet früh genug unter das Partyzelt passen.
Bereite kalte Häppchen, Saucen und Dressings am Vortag vor; frische Produkte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab. Getränke sollten mehrere Stunden vor dem Empfang gekühlt werden, während Ablaufplan, Zeremonietexte und Namensschilder griffbereit liegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Pop-up-Hochzeit für 60 Gäste planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Gästeliste, Location und Reservierungen. Die endgültige Gästezahl, Menüauswahl und Sitzordnung werden dann 7 bis 10 Tage vor der Hochzeit festgelegt.
Wie viele Stühle braucht man für 60 Hochzeitsgäste?: Für das Essen brauchst du in der Regel 60 Gästestühle, zusätzlich aber eigene Stühle für die Zeremonie, falls diese an einem anderen Platz stattfindet. Plane mindestens 2 bis 4 Ersatzstühle für Ausfälle oder zusätzliche Helfer ein.
Wann sollte man Getränke für 60 Gäste kühlen?: Kühle Wasser, Wein und Champagner mindestens 4 bis 6 Stunden vor dem Empfang. Kühlboxen und Thermoskannen sollten bereits vorher bereitstehen, damit die Getränke nicht in letzter Minute sortiert werden müssen.
Was tun bei Regen bei einer Pop-up-Hochzeit?: Lege spätestens 48 Stunden vorher fest, ob Zeremonie, Buffet und Sitzplätze vollständig unter Partyzelte wechseln. Berücksichtige dabei zusätzlich Wege, Kleiderständer und genügend Platz, damit 60 Gäste nicht gleichzeitig an einem Engpass stehen.

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