Organiser un mariage pop-up pour 60 invités

Pour un mariage pop-up de 60 invités, commencez par bloquer la date, confirmer la liste et envoyer les invitations avant de choisir les détails pratiques. Les réponses reçues servent à finaliser les besoins alimentaires, le plan de table et le menu. Ensuite, sécurisez les réservations, les livraisons, le mobilier et la vaisselle, puis préparez la cérémonie et la décoration. Les deux derniers jours doivent être réservés aux produits frais, aux boissons, aux plats froids et à l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et la liste des invités
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Établir la liste définitive des invités
6
Établir le plan de table
2 personnes
7
Définir les choix de menu
2 personnes
8
Confirmer les réservations
9
Vérifier les prévisions météo
10
Prévoir un plan en cas de pluie
2 personnes
11
Confirmer les livraisons
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Rassembler la décoration de table
2 personnes
14
Composer la playlist musicale
15
Imprimer le déroulé
16
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
17
Créer les menus
2 personnes
18
Préparer le panneau de bienvenue
19
Préparer les textes de cérémonie
20
Faire les courses
3 personnes
21
Récupérer les produits frais
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
24
Préparer les sauces et vinaigrettes
2 personnes
25
Préparer les amuse-bouches froids
3 personnes
26
Trier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
27
Charger les moyens de transport
3 personnes
28
Dégager le lieu
3 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Aménager le lieu de la cérémonie
3 personnes
33
Installer les tables
4 personnes
34
Installer les chaises
4 personnes
35
Installer le linge de table
3 personnes
36
Disposer la vaisselle et les couverts
3 personnes
37
Préparer les verres
2 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Placer les compositions florales
2 personnes
40
Installer la table d’accueil
2 personnes
41
Préparer le livre d'or
42
Aménager la table des cadeaux
2 personnes
43
Aménager les espaces buffet et bar
3 personnes
44
Mettre les assiettes et les couverts au buffet
2 personnes
45
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
46
Préparer le gâteau de mariage
2 personnes
47
Préparer le café et le thé
2 personnes
48
Installer la carte des allergènes
49
Tester la musique
2 personnes
50
Réapprovisionner les toilettes
51
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

52
Accueillir les invités
3 personnes
53
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
54
Accompagner les invités à la cérémonie
2 personnes
55
Animer la cérémonie
2 personnes
56
Préparer le moment du toast
2 personnes
57
Servir le champagne et les amuse-bouches
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
60
Ouvrir le buffet
2 personnes
61
Servir le buffet et les repas adaptés aux régimes alimentaires
4 personnes
62
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
63
Récupérer les assiettes et les couverts
2 personnes
64
Couper le gâteau de mariage
2 personnes
65
Servir le café et le thé
3 personnes
66
Animer la musique et la danse
2 personnes
67
Préparer les snacks de nuit
2 personnes
68
Annoncer le dernier tour
69
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

70
Emballer les restes alimentaires
3 personnes
71
Trier les déchets
3 personnes
72
Rassembler les verres et la vaisselle
4 personnes
73
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
74
Nettoyer le bar et le buffet
3 personnes
75
Balayer et laver le lieu
3 personnes
76
Retirer la décoration
3 personnes
77
Démonter les tentes de fête
4 personnes
78
Démonter l’éclairage
3 personnes
79
Nettoyer et sécher le matériel
3 personnes
80
Trier les objets empruntés
2 personnes
81
Transporter les cadeaux en toute sécurité
2 personnes
82
Retourner le matériel loué
2 personnes
83
Distribuer les restes
2 personnes
84
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
85
Effectuer l’inspection finale du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Tables des invitésqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tabourets de barqté 6
Chaises de cérémonieqté 70
Tables hautesqté 5
Tables nappéesqté 2
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Bol à soupeqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Verres à champagneqté 70
Tasses à caféqté 70
Cuillères à caféqté 75
Couteaux à dînerqté 75
Fourchettes de tableqté 75
Fourchettes à dessertqté 75
Plateaux de serviceqté 16
Couverts de serviceqté 12
Corbeilles à painqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Pains de glaceqté 24

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 8
Chargeurs USBqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 10
Porte-bougies chauffe-platqté 30
Pilesqté 24

Décoration

Vases à fleursqté 12
Compositions floralesqté 12
Nœuds de chaiseqté 70
Chemins de tableqté 8
Rond de servietteqté 70
Panneau d’accueil
Cartes de menuqté 65
Badges nominatifsqté 65
Livre d’or
Stylosqté 6
Panneau de table cadeaux
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 150
Rouleaux de rubanqté 6
Numéros de tableqté 8
Coussin d’alliances
Arche de cérémonie

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8
Brosses de toilettesqté 3
Thermomètres de réfrigérateurqté 3

Autre

Serre-câblesqté 100
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4
Mètre ruban
Boîte à outils
Parapluiesqté 8
Caisses de rangementqté 12
Caisses de transport réfrigéréesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et envoyez les invitations assez tôt pour obtenir une liste définitive : prévoyez au moins 3 semaines pour traiter les réponses, les besoins alimentaires et le plan de table.
Pour 60 personnes, confirmez séparément les tables d’invités, les chaises de cérémonie, les tables de buffet et les tentes de réception. Vérifiez les dimensions et les horaires de livraison au moins 7 jours avant.
Ne laissez pas la météo décider du déroulement le matin même : vérifiez les prévisions 5 jours avant, puis confirmez un plan de pluie avec un espace couvert, des tables et des chaises.
Préparez la papeterie avant l’arrivée des invités : badges nominatifs, menus, panneau de bienvenue, déroulé imprimé et textes de cérémonie doivent être regroupés dans une même boîte.
Gardez les achats frais pour la veille et le jour même. Refroidissez les boissons, lavez les fruits et légumes, préparez les sauces et vinaigrettes ainsi que les amuse-bouches froids sans avancer inutilement les produits fragiles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un mariage pop-up pour 60 invités ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les 3 dernières semaines servent surtout à récupérer les réponses, confirmer le menu et établir le plan de table ; les 48 dernières heures sont consacrées aux achats frais et à l’installation.
Quand envoyer les invitations pour un mariage de 60 personnes ?: Envoyez-les au moins 4 semaines avant la date, et demandez une réponse sous 10 à 14 jours. Vous aurez ainsi le temps de relancer les absents et de recueillir les besoins alimentaires avant de finaliser le menu.
Combien de boissons prévoir pour 60 invités ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, soit 120 à 180 boissons. Ajoutez ensuite environ 1 boisson par personne et par heure, en prévoyant de l’eau en continu et un espace suffisamment grand pour refroidir les bouteilles.
Quand confirmer les livraisons et la météo ?: Confirmez les livraisons 7 jours avant, avec l’adresse, l’horaire et un contact sur place. Consultez les prévisions 5 jours avant, puis validez définitivement le plan de pluie la veille.

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