Zo organiseer je een politicologiecongres

Begin met het programma en thema, en leg daarna de datum en locatie vast. Nodig sprekers en een dagvoorzitter uit voordat je de uitnodigingen verstuurt, want hun beschikbaarheid bepaalt de indeling. Regel registratie, techniek en catering ruim vooraf en verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen. De laatste week draait om controleren: presentaties, deelnemerslijst, naamkaartjes, materialen en de zaalopstelling. Op de dag zelf bouw je eerst techniek en registratie op, daarna podium, spreektafel en zitplaatsen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en thema vaststellen
3 personen
2
Locatie reserveren
3
Sprekers uitnodigen
2 personen
4
Dagvoorzitter vastleggen
5
Aanmeldformulier aanmaken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Socialmediabericht publiceren
8
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Techniek reserveren
12
Catering bestellen
13
Naamkaartjes ontwerpen
14
Programma afdrukken
15
Presentaties verzamelen
2 personen
16
Presentaties controleren
2 personen
17
Deelnemerslijst afdrukken
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Materialen verzamelen
2 personen

Event

20
Locatie openen
2 personen
21
Techniek uitladen
3 personen
22
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
23
Registratiebalie opbouwen
2 personen
24
Naambadges klaarleggen
2 personen
25
Podium en spreektafel inrichten
3 personen
26
Projector en scherm plaatsen
2 personen
27
Microfoons aansluiten
2 personen
28
Geluidsinstallatie testen
2 personen
29
Presentaties op laptop zetten
2 personen
30
Wifi en stroom controleren
31
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
32
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
33
Sprekers ontvangen
2 personen
34
Sprekersbriefing geven
2 personen
35
Registratieteam instrueren
36
Deelnemers registreren
4 personen
37
Programma uitdelen
2 personen
38
Koffie en thee serveren
2 personen
39
Congres openen
40
Keynote begeleiden
2 personen
41
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
42
Pauzedranken bijvullen
2 personen
43
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
44
Parallelsessies openen
4 personen
45
Parallelsessies ondersteunen
5 personen
46
Techniek tijdens sessies bedienen
2 personen
47
Panelleden ontvangen
2 personen
48
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
49
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
50
Dinerbuffet serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Servies en afval afruimen
3 personen
53
Avondlezing begeleiden
2 personen
54
Slotdebat begeleiden
2 personen
55
Bedankmoment verzorgen
2 personen
56
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

57
Techniek uitschakelen
2 personen
58
Meubilair terugplaatsen
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Zalen schoonmaken
3 personen
62
Registratiemateriaal inpakken
2 personen
63
Geleende materialen controleren
2 personen
64
Techniek retourneren
2 personen
65
Locatiesleutels retourneren
66
Bedankmails versturen
67
Presentaties met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 18
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
Presentatieklikkersaantal 3
Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 16
Koffiekannenaantal 8
Theepottenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Waterkaraffenaantal 12
Serveertangenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 120
Tafelkledenaantal 18
Congresbannersaantal 3
Pijlbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Pennendozenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Vuilnisbakken voor recyclingaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Registratie

Registratietafelaantal 2
Clipboardsaantal 8
Balpennenaantal 150
Badgehoudersaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Notitieblokkenaantal 120
Enveloppenaantal 150
Naamstickersaantal 150

Tips

Plan het programma rond de sprekers en dagvoorzitter. Vraag iedere spreker uiterlijk 7 dagen vooraf om de definitieve presentatie, zodat je bestanden en aansluitingen nog kunt controleren.
Open de locatie minimaal 2 uur voor de ontvangst. Gebruik het eerste uur voor uitladen, stoelen en tafels, registratiebalie en podium; reserveer daarna tijd voor een volledige microfoon- en projectortest.
Sluit het aanmeldformulier 5 tot 7 dagen voor het congres. Dan kun je de deelnemerslijst afdrukken, naamkaartjes maken en het aantal maaltijden, koffie en dieetwensen aan de cateraar doorgeven.
Maak voor elke presentatie een back-up op een laptop én een tweede opslagmedium. Controleer HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen, presentatieklikker en draadloze microfoons vóór de eerste spreker binnenkomt.
Zet bij de registratiebalie de deelnemerslijst en naambadges op alfabetische volgorde klaar. Leg waterkaraffen en glazen alvast in de zaal en houd een aparte plek vrij voor garderobe en materialen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een politicologiecongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je thema, programma-opzet en locatie vast; daarna volgen sprekers, aanmeldingen, techniek en catering.
Wanneer nodig je sprekers uit voor een politicologiecongres?: Nodig sprekers minstens 8 weken vooraf uit en vraag binnen 7 dagen om bevestiging. Vraag de definitieve presentaties uiterlijk 1 week voor het congres op, zodat je ze kunt testen.
Wanneer bestel je catering voor een politicologiecongres?: Bestel de catering zodra het programma en de locatie vaststaan, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Geef het definitieve aantal deelnemers en dieetwensen 5 tot 7 dagen voor aanvang door.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een politicologiecongres?: Reken op minimaal 2 uur opbouwtijd. Plan ongeveer 60 minuten voor meubels en registratie, 30 minuten voor podium en zaal en minstens 30 minuten voor techniek en een complete test.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.