Einen Politikwissenschaftskongress organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Politikwissenschaftskongress hängen Programm, Referenten, Anmeldung und Technik eng zusammen. Beginnen Sie deshalb mit Thema, Zielgruppe und Veranstaltungsort, bevor Sie Einladungen verschicken. Danach folgen Sprecher, Moderation, Registrierung und Verpflegung; Präsentationen und Technik werden kurz vor dem Termin geprüft. Planen Sie außerdem einen festen Aufbau- und Testzeitraum ein, damit am Veranstaltungstag nicht gleichzeitig Stühle, Namensschilder, Mikrofone und Präsentationen organisiert werden müssen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Programm und Thema festlegen
3 Personen
2
Location reservieren
3
Redner einladen
2 Personen
4
Moderation festlegen
5
Anmeldeformular erstellen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Social-Media-Beitrag veröffentlichen
8
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Technik reservieren
12
Catering bestellen
13
Namensschilder entwerfen
14
Programm drucken
15
Präsentationen sammeln
2 Personen
16
Präsentationen prüfen
2 Personen
17
Teilnehmerliste ausdrucken
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Materialien zusammenstellen
2 Personen

Event

20
Location öffnen
2 Personen
21
Technik ausladen
3 Personen
22
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
23
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
24
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
25
Bühne und Rednertisch einrichten
3 Personen
26
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
27
Mikrofone anschließen
2 Personen
28
Beschallungsanlage testen
2 Personen
29
Präsentationen auf den Laptop laden
2 Personen
30
WLAN und Strom prüfen
31
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
32
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
33
Referenten empfangen
2 Personen
34
Sprecherbriefing geben
2 Personen
35
Registrierungsteam einweisen
36
Teilnehmer registrieren
4 Personen
37
Programm verteilen
2 Personen
38
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
39
Kongress eröffnen
40
Keynote moderieren
2 Personen
41
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
42
Pausengetränke nachfüllen
2 Personen
43
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
44
Parallelsessions eröffnen
4 Personen
45
Parallelsessions betreuen
5 Personen
46
Technik während der Sessions bedienen
2 Personen
47
Panelteilnehmer empfangen
2 Personen
48
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
49
Dinnerbuffet aufbauen
3 Personen
50
Abendbuffet servieren
4 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Geschirr und Abfall wegräumen
3 Personen
53
Abendvortrag begleiten
2 Personen
54
Abschlussdebatte moderieren
2 Personen
55
Dankesmoment gestalten
2 Personen
56
Teilnehmer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

57
Technik ausschalten
2 Personen
58
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
59
Geschirr abwaschen
3 Personen
60
Abfall sammeln
3 Personen
61
Räume reinigen
3 Personen
62
Registrierungsmaterial einpacken
2 Personen
63
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
64
Technik zurückbringen
2 Personen
65
Locationschlüssel zurückgeben
66
Dankes-E-Mails versenden
67
Präsentationen mit Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
TischeAnz. 18
Rednertisch
BühnenelementeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LaptopsAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 3
FlipchartsAnz. 4
Flipchart-MarkerAnz. 24

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 16
KaffeekannenAnz. 8
TeekannenAnz. 4

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
WasserkaraffenAnz. 12
ServierzangenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6

Dekoration

NamensschilderAnz. 120
TischdeckenAnz. 18
KongressbannerAnz. 3
WegweiserAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4
StiftkästenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Mülleimer für RecyclingAnz. 4
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Registrierung

RegistrierungstischAnz. 2
KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 150
BadgehalterAnz. 120
ArmbänderAnz. 120
NotizblöckeAnz. 120
UmschlägeAnz. 150
NamensaufkleberAnz. 150

Tipps

Legen Sie zuerst Thema, Zielgruppe und Programmstruktur fest. Planen Sie für jeden Vortrag einen konkreten Zeitblock und lassen Sie mindestens 10 Minuten Puffer pro Programmhälfte für Fragen und Verzögerungen.
Reservieren Sie den Veranstaltungsort, bevor Sie Referenten und Gäste verbindlich einladen. Prüfen Sie dabei, ob ausreichend Stühle, Tische, ein Rednertisch, Garderobenständer sowie Platz für Registrierung und Bühne vorhanden sind.
Verschicken Sie die Einladungen mehrere Wochen vor dem Kongress und schließen Sie die Anmeldung nicht erst am Vortag. Erfassen Sie Ernährungswünsche laufend, damit das Catering die endgültige Personenzahl und Sonderkost berücksichtigen kann.
Fordern Sie Präsentationen spätestens 48 Stunden vor Beginn an und prüfen Sie jede Datei auf Laptop, Projektor und Leinwand. Testen Sie außerdem Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker gemeinsam statt nur einzeln.
Reservieren Sie am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für den Aufbau. Stellen Sie Registrierungstresen, Namensschilder, Programm, Bühne und Rednertisch zuerst bereit und testen Sie anschließend Ton, Bild und alle Verlängerungskabel mit einer echten Präsentation.

Häufige Fragen

Wie lange im Voraus sollte man einen Politikwissenschaftskongress organisieren?: Beginnen Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Die ersten vier Wochen brauchen Sie für Thema, Termin, Location und Referenten; danach folgen Anmeldung, Catering und technische Abstimmung.
Wann sollte man die Referenten für einen Politikwissenschaftskongress einladen?: Laden Sie die Referenten etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin ein. Bitten Sie gleichzeitig um Titel, Kurzbiografie, technische Anforderungen und die verbindliche Ankunftszeit.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Politikwissenschaftskongresses?: Planen Sie mindestens 90 Minuten für einen kleinen bis mittleren Kongress ein. Bei mehreren Mikrofonen, Projektoren oder parallelen Sälen sind 2 bis 3 Stunden realistischer.
Wann muss die Teilnehmerzahl für das Catering feststehen?: Melden Sie die endgültige Zahl spätestens 5 bis 7 Werktage vor der Veranstaltung. Aktualisieren Sie bis dahin auch vegetarische, vegane und allergiebedingte Wünsche.

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