Organiser un congrès de science politique, étape par étape

Un congrès de science politique se prépare d’abord sur le contenu, puis sur le parcours des participants. Commencez par fixer le thème, le programme et les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions. Réservez ensuite le lieu, la technique et le catering en fonction du nombre attendu. Les derniers jours servent surtout à vérifier les présentations, préparer les badges et installer une salle qui fonctionne dès l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le programme et le thème
3 personnes
2
Réserver le lieu
3
Inviter les intervenants
2 personnes
4
Définir le maître de cérémonie
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier le message sur les réseaux sociaux
8
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Réserver la technique
12
Commander le catering
13
Concevoir les badges nominatifs
14
Imprimer le programme
15
Rassembler les présentations
2 personnes
16
Vérifier les présentations
2 personnes
17
Imprimer la liste des participants
18
Faire les courses
2 personnes
19
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Décharger le matériel technique
3 personnes
22
Installer les chaises et les tables
4 personnes
23
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
24
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
25
Aménager la scène et la table de conférence
3 personnes
26
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
27
Brancher les microphones
2 personnes
28
Tester le système de sonorisation
2 personnes
29
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
2 personnes
30
Vérifier le wifi et l’électricité
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
33
Accueillir les intervenants
2 personnes
34
Faire le briefing des intervenants
2 personnes
35
Briefer l'équipe d'inscription
36
Enregistrer les participants
4 personnes
37
Distribuer le programme
2 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Ouvrir le congrès
40
Animer le keynote
2 personnes
41
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
42
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
43
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
44
Ouvrir les séances parallèles
4 personnes
45
Soutenir les sessions parallèles
5 personnes
46
Gérer la technique pendant les sessions
2 personnes
47
Accueillir les membres du panel
2 personnes
48
Animer la table ronde
2 personnes
49
Installer le buffet du dîner
3 personnes
50
Servir le buffet du dîner
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Ranger la vaisselle et jeter les déchets
3 personnes
53
Animer la conférence du soir
2 personnes
54
Animer le débat de clôture
2 personnes
55
Assurer le moment de remerciement
2 personnes
56
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

57
Éteindre la technique
2 personnes
58
Remettre le mobilier en place
4 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Nettoyer les salles
3 personnes
62
Emballer le matériel d’inscription
2 personnes
63
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
64
Retourner le matériel technique
2 personnes
65
Restituer les clés du lieu
66
Envoyer les e-mails de remerciement
67
Partager les présentations avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 18
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Portantsqté 3

Équipement

Projecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Cliques de présentationqté 3
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Pichets à caféqté 8
Théièresqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Carafes d'eauqté 12
Pinces de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 120
Nappesqté 18
Banderoles de congrèsqté 3
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Boîtes à stylosqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Poubelles de recyclageqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Inscription

Table d'inscriptionqté 2
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 150
Porte-badgesqté 120
Braceletsqté 120
Blocs-notesqté 120
Enveloppesqté 150
Étiquettes nominativesqté 150

Conseils

Bloquez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez pour chaque intervention un horaire, une durée, une personne responsable et un temps de questions. Cela évite de refaire les supports et les badges après l’ouverture des inscriptions.
Ouvrez les inscriptions au moins 4 à 6 semaines avant le congrès. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, puis arrêtez un chiffre provisoire 10 à 14 jours avant de commander le catering.
Réservez la technique dès que le lieu est confirmé. Pour chaque session, vérifiez le projecteur, les écrans, les ordinateurs portables, les microphones sans fil, les câbles HDMI et les rallonges, puis testez-les sur place la veille ou au moins 2 heures avant l’accueil.
Préparez les présentations et les badges en parallèle. Demandez les fichiers aux intervenants 3 à 5 jours avant, contrôlez leur ouverture sur l’ordinateur prévu et imprimez la liste des participants après la dernière mise à jour des inscriptions.
Organisez le montage avec une heure de marge avant l’arrivée du premier participant. Installez d’abord les chaises, les tables et le comptoir d’enregistrement, puis la scène, la table de conférence, le son et enfin les espaces café et eau.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès de science politique ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et les intervenants, d’ouvrir les inscriptions 4 à 6 semaines avant l’événement et de régler la technique ainsi que le catering à temps.
Quand faut-il envoyer les invitations à un congrès ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la date du congrès. Ajoutez une date limite d’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant l’événement.
Quand faut-il demander les présentations aux intervenants ?: Demandez les fichiers 3 à 5 jours avant le congrès, avec un horaire limite précis. Vérifiez chaque présentation sur l’ordinateur et le projecteur utilisés, au plus tard la veille.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 2 heures avant l’ouverture des portes pour décharger le matériel, installer les tables et les chaises, préparer les badges et tester le son et la projection. Ajoutez 30 minutes si plusieurs salles ou sessions sont prévues.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.