Zo organiseer je een poëzieavond zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en reserveringen; daarna leg je het programma vast en bevestig je de dichters en presentator. Verzamel vroeg hun technische wensen en informatie voor de aankondiging, zodat je het voorleesschema op tijd kunt verspreiden. Werk vervolgens de aanmeldingen, dieetwensen, boodschappen en ruimte-indeling uit. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst en een microfooncheck voordat de eerste dichter begint.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Reserveringen maken
3
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
4
Dichters en presentator bevestigen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotie publiceren
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Dichtersinformatie verzamelen
10
Technische wensen inventariseren
11
Voorleesschema verspreiden
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Draaiboek en contactlijst printen
17
Locatie openen
2 personen
18
Ruimte controleren
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Spreektafel klaarzetten
2 personen
21
Garderobe inrichten
2 personen
22
Decoratie ophangen
2 personen
23
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
24
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
25
Microfoons testen
2 personen
26
Verlichting instellen
2 personen
27
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
28
Hapjes en dranken uitstallen
3 personen

Event

29
Dichters ontvangen
2 personen
30
Bezoekers ontvangen
3 personen
31
Programma openen
32
Dichters aankondigen
33
Hapjes serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Pauze begeleiden
2 personen
36
Vragenronde begeleiden
37
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen
38
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

39
Servies verzamelen
3 personen
40
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Ruimte schoonmaken
3 personen
45
Decoratie verwijderen
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen
47
Gevonden voorwerpen bewaren
48
Foto's en bestanden archiveren
49
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Garderoberekaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Drinkglazenaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Koffiepottenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiomixer
Audiokabelsaantal 6
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 5
Klembordenaantal 3

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6
Batterijlampenaantal 10

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Menustandaardsaantal 8
Programmapostersaantal 6
Naamkaartjesaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 5
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Kurkentrekkeraantal 2
Flessenopenersaantal 3
Koelelementenaantal 12
Boodschappen

Tips

Plan blokken van ongeveer 10 tot 15 minuten per dichter en neem tussen optredens enkele minuten op voor applaus, wisselen en een korte aankondiging. Zo loopt het programma minder snel uit.
Vraag technische wensen uiterlijk een week vooraf op: spreek af wie een microfoon nodig heeft, welke aansluitingen beschikbaar zijn en of er muziek of andere audio wordt gebruikt.
Zet de geluidsinstallatie minimaal 60 minuten voor aanvang klaar en test beide draadloze microfoons, de audiokabels en het volume vanaf de plek waar het publiek zit.
Richt de ontvangsttafel in met naamkaartjes, het programma en een duidelijke plek voor aanmeldingen. Verzamel dieetwensen vóór het boodschappen doen, zodat hapjes en drankjes niet op het laatste moment moeten worden aangepast.
Print het draaiboek, de contactlijst en het voorleesschema vóór de avond zelf. Open de locatie minstens 90 minuten eerder om stoelen, spreektafel, garderobe, verlichting en techniek rustig te controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een poëzieavond?: Reken voor een programma met meerdere dichters op ongeveer 2 tot 2,5 uur, inclusief pauze. Plan per dichter 10 tot 15 minuten en houd minstens 15 minuten over voor ontvangst en afronding.
Hoeveel tijd heb je nodig om een poëzieavond te organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met locatie, reserveringen, dichters en presentator. Verstuur de uitnodigingen en publiceer de promotie zodra datum, locatie en programma-opzet vaststaan.
Wanneer test je de microfoons bij een poëzieavond?: Test de microfoons en speakers minimaal 60 minuten vóór de start, met iemand op de spreekplek en iemand achter in de ruimte. Controleer daarna ook de audiokabels, stekkerdozen en het geluidsniveau tijdens een korte proeflezing.
Hoeveel hapjes en drankjes heb je nodig voor een poëzieavond?: Voor een avond van ongeveer 2 uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon in het eerste uur en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor hapjes werkt een richtlijn van 4 tot 6 kleine stuks per persoon, plus extra opties op basis van de verzamelde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.