Cómo organizar una noche de poesía sin perder el ritmo

Una noche de poesía funciona cuando el programa, los poetas y la parte técnica están cerrados antes de abrir las puertas. Empieza por confirmar fecha y lugar; después fija el horario, las lecturas y las necesidades de cada participante. En los días previos tendrás que controlar inscripciones, preferencias dietéticas, compras y promoción. El día del evento, reserva al menos dos horas para montar sillas, recepción, sonido, mesa de oradores y guardarropa, y prueba los micrófonos antes de que llegue el público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Hacer reservas
3
Elaborar el programa y el horario
2 personas
4
Confirmar a los poetas y al presentador
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar la promoción
2 personas
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Recopilar información de los poetas
10
Recopilar los requisitos técnicos
11
Distribuir el horario de lectura
12
Comprobar la lista de la compra
2 personas
13
Hacer la compra
2 personas
14
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
15
Preparar aperitivos
3 personas
16
Imprimir el programa y la lista de contactos
17
Abrir la ubicación
2 personas
18
Comprobar el espacio
2 personas
19
Colocar mesas y sillas
4 personas
20
Montar la mesa de oradores
2 personas
21
Montar el guardarropa
2 personas
22
Colgar la decoración
2 personas
23
Montar la mesa de recepción
2 personas
24
Conectar el equipo de sonido
2 personas
25
Probar los micrófonos
2 personas
26
Configurar la iluminación
2 personas
27
Preparar café y té
2 personas
28
Disponer aperitivos y bebidas
3 personas

Evento

29
Recibir a los poetas
2 personas
30
Recibir a los visitantes
3 personas
31
Abrir el programa
32
Anunciar a los poetas
33
Servir aperitivos
3 personas
34
Rellenar las bebidas
2 personas
35
Gestionar la pausa
2 personas
36
Moderar la ronda de preguntas
37
Organizar la despedida y el agradecimiento
2 personas
38
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

39
Recoger la vajilla
3 personas
40
Clasificar y retirar residuos
2 personas
41
Recoger mesas y sillas
4 personas
42
Desmontar el sistema de sonido
2 personas
43
Lavar la vajilla
3 personas
44
Limpiar el espacio
3 personas
45
Retirar la decoración
2 personas
46
Devolver los objetos prestados
2 personas
47
Guardar los objetos perdidos
48
Archivar fotos y archivos
49
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 70
Mesascant. 8
Mesa de oradores
Percherocant. 2
Taburetescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 70
Vasoscant. 70
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 10
Pinzas de servircant. 6
Jarras de cafécant. 3
Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 6

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables de audiocant. 6
Enrollacablescant. 3
Regletascant. 5
Portapapelescant. 3

Iluminación

Luces decorativascant. 6
Lámparas de bateríacant. 10

Decoración

Mantelescant. 8
Atriles para menúcant. 8
Pósteres del programacant. 6
Tarjetas de nombrecant. 20

Limpieza

Papeleracant. 5
Cubos de limpiezacant. 2
Fregonascant. 2
Escoba y recogedorcant. 2
Cepillos para fregarcant. 3

Catering

Neveras portátilescant. 3
Bandejas de serviciocant. 6
Cubiterascant. 4
Sacacorchoscant. 2
Abrebotellascant. 3
Acumuladores de fríocant. 12
Compras

Consejos

Cierra el programa con varios días de margen y asigna a cada poeta su hora de lectura. Añade una pausa y deja entre 5 y 10 minutos de colchón para retrasos o cambios de micrófono.
Pide la información técnica de cada poeta al confirmar su participación: formato de presentación, necesidad de atril y uso del micrófono. Haz una prueba completa de altavoces, mesa de mezclas y cables antes de abrir.
Fija una fecha límite para las inscripciones y las preferencias dietéticas, idealmente 3 días antes. Así puedes ajustar la compra de aperitivos, bebidas, tazas, vasos, platos y cubiertos sin improvisar.
Prepara la recepción antes de montar la decoración: lista de asistentes, tarjetas de nombre, programa impreso y lista de contactos deben estar juntos en la mesa de entrada. Coloca también el guardarropa y una papelera en un punto visible.
Refrigera las bebidas con antelación y prepara los aperitivos poco antes de recibir al público. Calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y comprueba que haya jarras de agua además de café.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de poesía?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, confirmar a los poetas y preparar la promoción. Deja cerrado el programa y el horario al menos 7 días antes, y establece el límite de inscripciones 3 días antes.
¿Cuánto tiempo necesito para montar una noche de poesía?: Reserva como mínimo 2 horas antes de la llegada del público. Usa la primera hora para colocar mesas, sillas, recepción y guardarropa; dedica los últimos 30 minutos a conectar y probar micrófonos, altavoces e iluminación.
¿Cuánto dura una noche de poesía?: Planifica entre 90 minutos y 2 horas de lecturas, incluyendo una pausa de 15 minutos. Asigna a cada poeta bloques de 10 a 15 minutos y deja 5 minutos entre participantes para presentar y cambiar el micrófono.
¿Cuántas bebidas y aperitivos necesito para una noche de poesía?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para todo el público. Para los aperitivos, prepara al menos 3 o 4 porciones pequeñas por persona y confirma las restricciones dietéticas 3 días antes.

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