Poetry-Abend organisieren: von der Planung bis zum letzten Mikrofontest
Ein Poetry-Abend steht und fällt mit einem klaren Ablauf, verlässlichen Auftretenden und funktionierender Technik. Beginne mit Datum und Ort, bestätige danach Dichter und Moderation und erstelle einen realistischen Zeitplan. Während die Anmeldungen laufen, sammelst du Ernährungswünsche sowie technische Anforderungen. Am Veranstaltungstag brauchst du ausreichend Zeit für Raumaufbau, Empfang und einen vollständigen Mikrofontest – besonders dann, wenn mehrere Personen lesen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Reservierungen vornehmen
- 3
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
- 4
Dichter und Moderator bestätigen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Werbung veröffentlichen
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Dichterinformationen sammeln
- 10
Technische Anforderungen erfassen
- 11
Vorleseplan verteilen
- 12
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
- 15
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 16
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
- 17
Location öffnen
2 Personen
- 18
Raum kontrollieren
2 Personen
- 19
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 20
Sprecherpult vorbereiten
2 Personen
- 21
Garderobe einrichten
2 Personen
- 22
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 23
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 24
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 25
Mikrofone testen
2 Personen
- 26
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 27
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
- 28
Snacks und Getränke auslegen
3 Personen
Event
- 29
Dichter empfangen
2 Personen
- 30
Besucher empfangen
3 Personen
- 31
Programm öffnen
- 32
Dichter ankündigen
- 33
Snacks servieren
3 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Pause betreuen
2 Personen
- 36
Fragerunde moderieren
- 37
Verabschiedung und Dankeswort organisieren
2 Personen
- 38
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Geschirr sammeln
3 Personen
- 40
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 41
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 42
Beschallungsanlage abbauen
2 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 44
Raum reinigen
3 Personen
- 45
Dekoration entfernen
2 Personen
- 46
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 47
Fundgegenstände aufbewahren
- 48
Fotos und Dateien archivieren
- 49
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 8
- Rednertisch
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- TrinkgläserAnz. 70
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 10
- ServierzangenAnz. 6
- KaffeekannenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Audiomischpult
- AudiokabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 5
- KlemmbretterAnz. 3
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
- BatterielampenAnz. 10
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- MenükartenständerAnz. 8
- Programmatische PosterAnz. 6
- NamensschilderAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 5
- PutzeimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- SpülbürstenAnz. 3
Catering
- KühlboxenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 2
- FlaschenöffnerAnz. 3
- KühlelementeAnz. 12
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum und Ort zuerst und reserviere die Location, bevor du Einladungen verschickst. Plane für Aufbau, Einlass und Programm getrennte Zeitblöcke ein, statt alles auf eine Uhrzeit zu legen.
- Sammle Informationen von allen Dichterinnen und Dichtern mindestens 7 Tage vorher: Name, Aussprache, Texttitel, benötigte Technik und geplante Lesedauer. So lässt sich der Vorleseplan ohne Lücken verteilen.
- Teste aktive Lautsprecher, Funkmikrofone, Audiomischpult und Kabel spätestens 60 Minuten vor dem Einlass. Lege Verlängerungskabel bereit und prüfe jedes Mikrofon mit einer kurzen Ansage.
- Richte Empfangstisch, Namensschilder und Garderobe vor dem Einlass ein. Stelle Programmhinweise sichtbar auf und halte eine gedruckte Kontaktliste bereit, falls kurzfristig jemand ausfällt.
- Kühle Getränke frühzeitig und bereite Snacks so vor, dass sie während der Lesungen leise und ohne lange Warteschlange ausgegeben werden können. Berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche bereits beim Einkauf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Poetry-Abend organisieren?
- Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und Reservierung. Dichter und Moderation sollten spätestens 4 Wochen vor dem Abend bestätigt sein, damit Einladungen, Werbung und Programmplanung rechtzeitig starten.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Poetry-Abend?
- Plane mindestens 2 Stunden für Raum, Empfang, Garderobe, Sprecherpult, Dekoration und Technik ein. Der Mikrofontest sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
- Wann sollte der Vorleseplan verteilt werden?
- Verschicke den Vorleseplan idealerweise 7 Tage vor dem Poetry-Abend. Enthalten sein sollten Reihenfolge, Namen, Texttitel, ungefähre Lesedauer und Hinweise für die Moderation.
- Wie viele Getränke braucht man bei einem Poetry-Abend?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Getränke sollten mehrere Stunden vor dem Einlass gekühlt werden, damit sie nicht erst während des Empfangs vorbereitet werden müssen.
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