Zo organiseer je een poëzieavond zonder last-minute stress

Begin een poëzieavond niet met hapjes of versiering, maar met datum, locatie en programma. Leg daarna dichters, presentator en optredens vast, zodat je de avond kunt plannen rond echte spreektijden. In de laatste week regel je aanmeldingen, dieetwensen, catering en naamkaartjes. Op de dag zelf draait alles om een rustige opbouw: stoelen, spreekplek, geluid, verlichting en ontvangst moeten vóór de eerste bezoeker getest zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
3
Dichters en presentator benaderen
2 personen
4
Optredens en teksten bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
9
Reserveringen maken
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Techniek en stroom controleren
2 personen
12
Programma afdrukken
13
Naamkaartjes voorbereiden
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Locatie openen
2 personen
18
Ruimte controleren
2 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen plaatsen
3 personen
21
Spreekplek inrichten
2 personen
22
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
23
Microfoons testen
2 personen
24
Verlichting plaatsen
2 personen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Hapjes uitstallen
2 personen

Event

29
Gasten ontvangen
3 personen
30
Programma uitdelen
2 personen
31
Presentator instrueren
32
Optredens begeleiden
2 personen
33
Tijdschema bewaken
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
38
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
40
Eten en drinken opruimen
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
44
Decoratie en materialen inpakken
2 personen
45
Ruimte schoonmaken
3 personen
46
Locatie afsluiten
2 personen
47
Materialen retourneren
2 personen
48
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Garderoberekaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Gebaksbordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Vloerlampenaantal 4
LED-kaarsenaantal 30

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Richtingsbordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Tekststandaardsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per dichter een vast tijdsblok en voeg tussen optredens 5 tot 10 minuten toe voor wissels, applaus en een korte aankondiging. Zo loopt een programma met zes optredens niet direct uit.
Bevestig teksten en spreektijden uiterlijk 7 dagen vooraf. Vraag ook of iemand begeleiding, een microfoon op standaard of een spreektafel nodig heeft; dat wordt vaak pas bij de soundcheck gemeld.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor de avond. Tel daarna de gasten en bestel of bereid catering voor het werkelijke aantal, met een kleine marge van ongeveer 10 procent.
Test geluidsinstallatie, microfoons, mengpaneel en laptop minstens 60 minuten vóór aanvang. Controleer tegelijk verlengkabels, stekkerdozen en de stroomverdeling; een microfoon alleen testen zonder de hele keten zegt weinig.
Open de locatie 2 tot 3 uur vooraf. Zet eerst stoelen en tafels, richt daarna de spreekplek en verlichting in en plaats als laatste programma’s, naamkaartjes en richtingsborden; zo blijven papieren en decoratie netjes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een poëzieavond?: Begin minimaal 6 weken van tevoren met datum, locatie, dichters en presentator. Stuur uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en leg teksten en optredens uiterlijk 7 dagen voor de avond definitief vast.
Hoeveel tijd moet er tussen poëzieoptredens zitten?: Reken meestal 5 tot 10 minuten tussen twee optredens. Bij een programma van zes dichters reserveer je daardoor 25 tot 50 minuten extra naast de spreektijd voor aankondigingen, applaus en wissels.
Wanneer test je de microfoons voor een poëzieavond?: Doe de volledige test minstens 60 minuten voor de inloop. Laat iedere microfoon aansluiten op de luidsprekers en het mengpaneel, en controleer ook laptop, verlengkabels en stekkerdozen.
Hoeveel drank en hapjes heb je nodig voor een poëzieavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Bepaal hapjes op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en houd ongeveer 10 procent extra aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.