Poetry-Abend organisieren: der praktische Ablauf
Ein Poetry-Abend steht und fällt mit einem klaren Ablauf, getesteter Technik und genug Zeit zwischen den Programmpunkten. Lege zuerst Datum, Ort und Zeitplan fest, bevor du Dichter, Moderation und Gäste verbindlich einplanst. Danach folgen Anmeldungen, Catering, Helfereinteilung und die technische Prüfung. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen festen Aufbauplan: Raum kontrollieren, Bestuhlung stellen, Sprecherbereich einrichten und Mikrofone testen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
- 3
Dichter und Moderator ansprechen
2 Personen
- 4
Aufführungen und Texte bestätigen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Cateringmengen festlegen
2 Personen
- 9
Reservierungen vornehmen
- 10
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 11
Technik und Strom prüfen
2 Personen
- 12
Programm drucken
- 13
Namensschilder vorbereiten
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Getränke kühlen
2 Personen
- 16
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 17
Location öffnen
2 Personen
- 18
Raum kontrollieren
2 Personen
- 19
Tische aufstellen
3 Personen
- 20
Stühle aufstellen
3 Personen
- 21
Sprecherbereich einrichten
2 Personen
- 22
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 23
Mikrofone testen
2 Personen
- 24
Beleuchtung anbringen
2 Personen
- 25
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 26
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
- 27
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 28
Snacks auslegen
2 Personen
Event
- 29
Gäste empfangen
3 Personen
- 30
Programm verteilen
2 Personen
- 31
Moderator einweisen
- 32
Auftritte betreuen
2 Personen
- 33
Zeitplan überwachen
- 34
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 35
Snacks servieren
2 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 37
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 38
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Anlage ausschalten
2 Personen
- 40
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 42
Abfall sammeln
2 Personen
- 43
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
- 44
Dekoration und Materialien einpacken
2 Personen
- 45
Raum reinigen
3 Personen
- 46
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 47
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 48
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- Rednertisch
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 4
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 60
- KuchenplattenAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- LED-KerzenAnz. 30
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- WegweiserAnz. 6
- NamensschilderAnz. 60
- TextständerAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 2
- BesensetsAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane für jeden Auftritt ein festes Zeitfenster und zusätzlich 5 Minuten Puffer ein. Ohne diese Reserve verschiebt sich ein Poetry-Abend oft schon nach den ersten zwei Texten.
- Bestätige Dichter und Moderator spätestens 3 Wochen vorher schriftlich. Lass dir dabei Auftrittsdauer, Texttitel und besondere Anforderungen an Mikrofon oder Laptop geben.
- Bearbeite Anmeldungen laufend und frage Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Abend ab. Erst danach lassen sich Cateringmengen und Reservierungen verlässlich festlegen.
- Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Laptop mindestens 2 Stunden vor Einlass. Prüfe dabei auch jedes Verlängerungskabel und halte ein Ersatzmikrofon oder eine Ausweichlösung bereit.
- Öffne den Raum mindestens 90 Minuten vor Beginn. In dieser Zeit lassen sich Stühle und Tische stellen, Namensschilder auslegen, Getränke kühlen und die Beleuchtung ohne Publikum einrichten.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Poetry-Abend organisieren?
- Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und den ersten Anfragen an Dichter und Moderation. Einladungen und Anmeldungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin laufen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Poetry-Abend?
- Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Bestuhlung, Sprecherbereich, Dekoration und Catering ein. Für einen vollständigen Techniktest mit Lautsprechern, Mischpult und Mikrofonen solltest du zusätzlich 30 Minuten reservieren.
- Wie viele Getränke braucht man bei einem Poetry-Abend?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, danach mit etwa einem weiteren Getränk pro Stunde. Für Kaffee und Tee solltest du pro Gast mindestens eine Tasse einplanen und Wasser während des gesamten Abends bereitstellen.
- Wann muss das Programm für einen Poetry-Abend fertig sein?
- Erstelle einen ersten Ablaufplan spätestens 3 Wochen vor dem Termin und bestätige ihn mit allen Auftretenden. Drucke das endgültige Programm erst, wenn die Reihenfolge und Auftrittsdauern spätestens 3 Tage vorher feststehen.
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