Cómo organizar una noche de poesía sin perder el ritmo
Empieza por fijar la fecha y el lugar, y después construye un programa con horas reales para lecturas, pausas y presentaciones. Confirma pronto a los poetas, al presentador y los textos para saber cuánto durará cada bloque. Las inscripciones y las preferencias dietéticas determinan las cantidades del catering. El día del evento, reserva tiempo para probar micrófonos, colocar las sillas y preparar el punto de intervención antes de que llegue el público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Elaborar el programa y el horario
2 personas
- 3
Contactar a los poetas y al presentador
2 personas
- 4
Confirmar actuaciones y textos
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Determinar las cantidades del catering
2 personas
- 9
Hacer reservas
- 10
Asignar voluntarios
2 personas
- 11
Comprobar la técnica y la corriente
2 personas
- 12
Imprimir el programa
- 13
Preparar tarjetas de nombre
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Enfriar bebidas
2 personas
- 16
Preparar aperitivos
3 personas
- 17
Abrir la ubicación
2 personas
- 18
Comprobar el espacio
2 personas
- 19
Montar mesas
3 personas
- 20
Colocar las sillas
3 personas
- 21
Montar el punto de intervención
2 personas
- 22
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 23
Probar los micrófonos
2 personas
- 24
Instalar la iluminación
2 personas
- 25
Colgar la decoración
2 personas
- 26
Preparar la mesa de recepción
2 personas
- 27
Preparar café y té
2 personas
- 28
Montar aperitivos
2 personas
Evento
- 29
Recibir a los invitados
3 personas
- 30
Repartir el programa
2 personas
- 31
Instruir al presentador
- 32
Coordinar las actuaciones
2 personas
- 33
Vigilar el horario
- 34
Servir café y té
2 personas
- 35
Servir aperitivos
2 personas
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 38
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 39
Apagar el sistema de sonido
2 personas
- 40
Recoger comida y bebida
3 personas
- 41
Lavar la vajilla
3 personas
- 42
Recoger la basura
2 personas
- 43
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
- 44
Empacar la decoración y el material
2 personas
- 45
Limpiar el espacio
3 personas
- 46
Cerrar el recinto
2 personas
- 47
Devolver los materiales
2 personas
- 48
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Mesa de oradores
- Percherocant. 2
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Platos para postrecant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Velas LEDcant. 30
Decoración
- Mantelescant. 8
- Iluminación ambientalcant. 4
- Señales direccionalescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Atriles para textoscant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 2
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa al menos 10 días antes y asigna una hora de llegada a cada poeta. Así puedes imprimir el programa y evitar cambios de última hora durante las lecturas.
- Calcula el catering a partir de las inscripciones confirmadas y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Enfría las bebidas con varias horas de antelación, no al abrir el local.
- Llega al lugar entre 2 y 3 horas antes. Comprueba primero el espacio, la corriente y los cables; después monta mesas, sillas, la mesa de oradores y el punto de intervención.
- Haz una prueba de sonido de 30 minutos con los micrófonos, los altavoces y la mesa de mezclas. Cada poeta debería leer al menos unas líneas para detectar cambios de volumen o interferencias.
- Asigna voluntarios a funciones concretas: recepción e inscripciones, catering, apoyo técnico y cierre. Prepara las tarjetas de nombre y las señales direccionales antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de poesía?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar la fecha, el lugar, los poetas y el presentador. Deja cerrados el programa, las inscripciones y el catering al menos 10 días antes.
- ¿Cuánto tiempo debe durar una noche de poesía?
- Un formato manejable dura entre 2 y 3 horas, incluida una pausa. Calcula bloques de 10 a 15 minutos por poeta y reserva entre 15 y 20 minutos para la presentación y los cambios.
- ¿Cuándo hay que probar el sonido?
- Haz la prueba entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público y reserva al menos 30 minutos. Comprueba cada micrófono, los soportes, los altavoces, la mesa de mezclas y las tomas de corriente.
- ¿Cuántas bebidas hay que calcular por persona?
- Para la primera hora, calcula de 2 a 3 bebidas por persona; después, aproximadamente 1 bebida por persona y hora. Ajusta la compra con las inscripciones confirmadas y mantén una parte refrigerada para la pausa.
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