Zo organiseer je een podcastfestival zonder gaten in het programma

Begin met de datum, locatie en gewenste publiekscapaciteit. Werk daarna de programma-indeling uit voordat je hosts, sprekers en moderatoren vastlegt; zo weet iedereen hoe lang een sessie duurt en welke techniek nodig is. Vraag technische wensen vroeg op, vooral voor opnames, koptelefoons, microfoons en presentaties. Richt je aanmeldingen vervolgens zo in dat je dieetwensen en contactgegevens op tijd hebt. In de laatste week draait alles om testen, bevestigen en een draaiboek dat ook de opbouw en overdrachten beschrijft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma-indeling maken
2 personen
3
Podcasthosts selecteren
2 personen
4
Sprekers benaderen
2 personen
5
Moderatoren vastleggen
2 personen
6
Muziekrechten controleren
7
Technische wensen opvragen
8
Reserveringen maken
9
Aanmeldformulier maken
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Socialmediaberichten publiceren
12
Aanmeldingen verwerken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Bevestigingen versturen
15
Definitief draaiboek maken
2 personen
16
Contactlijst samenstellen
17
Indeling publieksruimtes maken
2 personen
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Programmafolders printen
20
Presentaties verzamelen
21
Techniek en kabels controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Materialen naar locatie brengen
3 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Veiligheids- en vluchtroutecheck doen
2 personen
27
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Podiumvlakken plaatsen
3 personen
30
Achtergronddoek ophangen
2 personen
31
Decoratie ophangen
2 personen
32
Licht en stroom aansluiten
2 personen
33
Microfoons aansluiten
2 personen
34
Opnameset aansluiten
2 personen
35
Presentaties testen
2 personen
36
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
37
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
38
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
39
Programmafolders neerleggen
40
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
41
Briefing techniekteam geven
2 personen

Event

42
Sprekers ontvangen
2 personen
43
Bezoekers registreren
4 personen
44
Naambadges uitdelen
2 personen
45
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
46
Opening aankondigen
47
Eerste podcastsessie begeleiden
3 personen
48
Pauzedranken serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Tweede podcastsessie begeleiden
3 personen
51
Publieksvragen verzamelen
2 personen
52
Opnames controleren
2 personen
53
Netwerkpauze begeleiden
3 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Derde podcastsessie begeleiden
3 personen
56
Publieksopname begeleiden
4 personen
57
Pauzeplek netjes houden
2 personen
58
Vierde podcastsessie begeleiden
3 personen
59
Afsluiting aankondigen
60
Laatste drankronde serveren
2 personen
61
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
62
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

63
Opnamemateriaal veiligstellen
2 personen
64
Techniek uitschakelen
2 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Servies verzamelen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
69
Locatie schoonmaken
3 personen
70
Materialen terugbrengen
3 personen
71
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
72
Overgebleven catering opslaan
2 personen
73
Opnames back-uppen
2 personen
74
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Tafelsaantal 14
Barkrukkenaantal 6
Ontvangstbalie
Podiumvlakkenaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Dessertbordjesaantal 180
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Dynamische microfoonsaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 8
Koptelefoonsaantal 8
Audio-interfaceaantal 2
Opnamecomputersaantal 2
Geheugenkaartenaantal 8
Laptopadaptersaantal 4
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 2
Actieve speakersaantal 4
Mengpanelenaantal 2
DI-boxenaantal 2
Audio- en stroomkabelsaantal 30
Kabelgotenaantal 20
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Powerbanksaantal 6

Verlichting

LED-paneellampenaantal 8
Sfeerlampenaantal 12
Lichtstatievenaantal 6

Decoratie

Achtergronddoek
Podcastfestivalbanneraantal 2
Tafelkledenaantal 14
Decoratieve plantenaantal 8
Naambadgesaantal 180
Badgehoudersaantal 180
Pijlbordenaantal 12
Flip-overbordenaantal 3
Stiftenaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Serveerkommenaantal 16
Scharenaantal 6
Flessenopenersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak eerst blokken voor ontvangst, sessies, pauzes en afsluiting. Plan per podcast minimaal 10 minuten wisseltijd voor microfoons, stoelen, presentaties en een nieuwe opname-opstelling.
Vraag technische wensen uiterlijk 3 weken vooraf op. Noteer per sessie het aantal microfoons, koptelefoons, laptops, aansluitingen en eventuele projectie; controleer daarna kabels, adapters en stroompunten op locatie.
Sluit de inschrijving niet pas op de festivaldag. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en stuur daarna een bevestiging met programma, aanvangstijd, locatie-informatie en een contactpersoon.
Maak één contactlijst met hosts, sprekers, moderatoren, techniek en locatie. Zet naast elk contact ook aankomsttijd, telefoonnummer en verantwoordelijkheid, zodat een wijziging niet via drie mensen hoeft te lopen.
Plan een technische doorloop voordat het publiek binnenkomt. Test opnamecomputers, audio-interface, mengpaneel, actieve speakers, projectoren en kabelgoten samen; leg reservekabels en geheugenkaarten op één vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een podcastfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel datum, locatie en programma-indeling in de eerste 2 weken, zodat hosts, sprekers en techniek nog beschikbaar zijn.
Hoeveel tijd moet je tussen podcastsessies plannen?: Plan minimaal 10 minuten tussen twee sessies met dezelfde ruimte en minstens 20 minuten als de opstelling of techniek verandert. Bij opname- of publiekswissels voorkomt 15 minuten extra dat het programma direct uitloopt.
Wanneer moet je de technische wensen van podcastsprekers opvragen?: Vraag ze uiterlijk 3 weken voor het festival op en verzamel alles in één overzicht. Controleer 1 week vooraf of presentaties, aansluitingen, microfoons en opnameapparatuur nog overeenkomen met dat overzicht.
Wanneer stuur je de definitieve bevestiging naar bezoekers?: Stuur de bevestiging uiterlijk 7 dagen vooraf, nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Vermeld het programma, de ontvangsttijd, praktische locatie-informatie en hoe bezoekers contact opnemen bij wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.