Podcastfestival organisieren: So gelingt der Ablauf

Ein Podcastfestival steht und fällt mit einem belastbaren Ablaufplan und funktionierender Audiotechnik. Lege zuerst Datum, Ort und Programm fest, bevor du Hosts, Referenten und Moderation anfragst. Danach folgen Anmeldung, Kommunikation und die technische Detailplanung für Aufnahmen, Projektionen und Ton. Plane die letzten 48 Stunden nicht nur für Einkäufe ein: Bestätigungen, Präsentationen, Kabel und gekühlte Getränke werden besonders oft zu spät geprüft.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programmablauf erstellen
2 Personen
3
Podcast-Hosts auswählen
2 Personen
4
Referenten ansprechen
2 Personen
5
Moderatoren festlegen
2 Personen
6
Musikrechte prüfen
7
Technische Anforderungen erfragen
8
Reservierungen vornehmen
9
Anmeldeformular erstellen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Social-Media-Beiträge veröffentlichen
12
Anmeldungen bearbeiten
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Bestätigungen versenden
15
Endgültigen Ablaufplan erstellen
2 Personen
16
Kontaktliste zusammenstellen
17
Aufteilung der Publikumsbereiche erstellen
2 Personen
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Programmhefte drucken
20
Präsentationen sammeln
21
Technik und Kabel prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
2 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
25
Location öffnen
2 Personen
26
Sicherheits- und Fluchtwegecheck durchführen
2 Personen
27
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Bühnenpodeste aufstellen
3 Personen
30
Hintergrundtuch aufhängen
2 Personen
31
Dekoration aufhängen
2 Personen
32
Licht und Strom anschließen
2 Personen
33
Mikrofone anschließen
2 Personen
34
Aufnahmeset anschließen
2 Personen
35
Präsentationen testen
2 Personen
36
Soundcheck durchführen
3 Personen
37
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
38
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
39
Programmhefte auslegen
40
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
41
Briefing für das Technikteam geben
2 Personen

Event

42
Referenten empfangen
2 Personen
43
Besucher registrieren
4 Personen
44
Namensschilder verteilen
2 Personen
45
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
46
Eröffnung ankündigen
47
Erste Podcast-Session begleiten
3 Personen
48
Pausengetränke servieren
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Zweite Podcastsitzung betreuen
3 Personen
51
Publikumsfragen sammeln
2 Personen
52
Aufnahmen prüfen
2 Personen
53
Networking-Pause betreuen
3 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Dritte Podcast-Session moderieren
3 Personen
56
Publikumsaufnahmen betreuen
4 Personen
57
Pausenbereich sauber halten
2 Personen
58
Vierte Podcastsitzung betreuen
3 Personen
59
Abschluss ankündigen
60
Letzte Getränkerunde servieren
2 Personen
61
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
62
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

63
Aufnahmematerial sichern
2 Personen
64
Technik ausschalten
2 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Geschirr sammeln
3 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
69
Location reinigen
3 Personen
70
Materialien zurückbringen
3 Personen
71
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
72
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
73
Aufnahmen sichern
2 Personen
74
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 170
TischeAnz. 14
BarhockerAnz. 6
Empfangstresen
BühnenelementeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

WassergläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

Dynamische MikrofoneAnz. 8
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 8
KopfhörerAnz. 8
Audio-SchnittstelleAnz. 2
AufnahmecomputerAnz. 2
SpeicherkartenAnz. 8
Laptop-NetzteilAnz. 4
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LaptopsAnz. 2
Aktive LautsprecherAnz. 4
MischpulteAnz. 2
DI-BoxenAnz. 2
Audio- und StromkabelAnz. 30
KabelkanäleAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

LED-PanelleuchtenAnz. 8
StimmungsleuchtenAnz. 12
LichtstativeAnz. 6

Dekoration

Hintergrundtuch
Podcastfestival-BannerAnz. 2
TischdeckenAnz. 14
Dekorative PflanzenAnz. 8
NamensschilderAnz. 180
BadgehalterAnz. 180
WegweiserAnz. 12
FlipchartsAnz. 3
StifteAnz. 24

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
ServierschalenAnz. 16
ScherenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
PutzeimerAnz. 3
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane pro Programmpunkt feste Wechselzeiten ein und verschicke den endgültigen Ablaufplan spätestens 3 Tage vor dem Festival an Hosts, Moderation und Technikteam.
Frage technische Anforderungen mindestens 2 Wochen vorher ab. Kläre dabei Mikrofone, Mischpult, Audio-Schnittstelle, Aufnahmecomputer, Kopfhörer, Projektoren und alle Strom- sowie Audiokabel.
Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor dem Termin oder lege einen klaren Stichtag fest. Erfasse dabei Ernährungswünsche und sende danach eine persönliche Bestätigung mit Uhrzeit, Ort und Programm.
Teste jede Präsentation auf dem tatsächlichen Laptop und Projektor spätestens am Vortag. Eine Datei, die auf dem eigenen Rechner funktioniert, kann wegen Format, Schrift oder Ton trotzdem ausfallen.
Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn. Prüfe zuerst Sitzplätze, Empfangstresen, Namensschilder, Technik, Kabelkanäle und Stromwege; erst danach kühlst du Getränke und stellst Geschirr bereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Podcastfestival organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher, wenn mehrere Hosts, Referenten und Aufnahmen geplant sind. Die technische Abfrage sollte spätestens 2 Wochen vor dem Termin abgeschlossen sein.
Wie viele Mikrofone braucht man für ein Podcastfestival?: Plane pro gleichzeitig sprechender Person ein eigenes Mikrofon und zusätzlich mindestens ein Ersatzmikrofon ein. Für eine Moderation mit drei Gästen brauchst du daher 4 Mikrofone, sofern niemand ein Mikrofon teilt.
Wann sollte man die Einladungen für ein Podcastfestival verschicken?: Verschicke die erste Einladung etwa 4 bis 6 Wochen vorher und veröffentliche danach regelmäßig Beiträge in den sozialen Medien. Sende die Teilnahmebestätigung unmittelbar nach der Anmeldung und den finalen Ablaufplan spätestens 3 Tage vor dem Festival.
Wie viel Zeit braucht der Technikcheck bei einem Podcastfestival?: Reserviere mindestens 90 Minuten für den Technikcheck und zusätzlich 30 Minuten als Puffer. Prüfe dabei Aufnahmecomputer, Audio-Schnittstelle, Mischpult, Mikrofonständer, Kopfhörer, Projektoren sowie Audio- und Stromkabel gemeinsam mit der verantwortlichen Person.

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