Organiser un festival de podcasts sans perdre le fil

Un festival de podcasts combine plusieurs formats, intervenants et besoins techniques dans une même journée. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez un programme réaliste avant de contacter les animateurs, modérateurs et invités. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les supports de présentation se règlent ensuite avec des échéances précises. La veille, concentrez-vous sur les câbles, les micros, les ordinateurs d’enregistrement et l’aménagement des espaces.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Élaborer le programme
2 personnes
3
Sélectionner les animateurs du podcast
2 personnes
4
Contacter les intervenants
2 personnes
5
Confirmer les modérateurs
2 personnes
6
Vérifier les droits musicaux
7
Demander les besoins techniques
8
Faire les réservations
9
Créer le formulaire d’inscription
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier des publications sur les réseaux sociaux
12
Traiter les inscriptions
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Envoyer les confirmations
15
Établir le planning définitif
2 personnes
16
Établir la liste de contacts
17
Établir l’aménagement des espaces publics
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer les programmes
20
Rassembler les présentations
21
Vérifier la technique et les câbles
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Effectuer le contrôle de sécurité et des issues de secours
2 personnes
27
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer les praticables
3 personnes
30
Accrocher la toile de fond
2 personnes
31
Installer la décoration
2 personnes
32
Raccorder l'éclairage et l'alimentation
2 personnes
33
Brancher les microphones
2 personnes
34
Brancher le matériel d’enregistrement
2 personnes
35
Tester les présentations
2 personnes
36
Effectuer la vérification du son
3 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Déposer les brochures du programme
40
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
41
Donner le briefing à l’équipe technique
2 personnes

Événement

42
Accueillir les intervenants
2 personnes
43
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
44
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
45
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
46
Annoncer l'ouverture
47
Animer la première session de podcast
3 personnes
48
Servir les boissons de pause
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Animer la deuxième session de podcast
3 personnes
51
Recueillir les questions du public
2 personnes
52
Vérifier les enregistrements
2 personnes
53
Animer la pause networking
3 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Animer la troisième session de podcast
3 personnes
56
Encadrer l'enregistrement du public
4 personnes
57
Garder l’espace de pause en ordre
2 personnes
58
Animer la quatrième séance de podcast
3 personnes
59
Annoncer la clôture
60
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
61
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
62
Rassembler les objets trouvés

Suivi

63
Sécuriser le matériel d’enregistrement
2 personnes
64
Éteindre la technique
2 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Rassembler la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
69
Nettoyer le lieu
3 personnes
70
Rapporter le matériel
3 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Stocker la restauration restante
2 personnes
73
Sauvegarder les enregistrements
2 personnes
74
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tablesqté 14
Tabourets de barqté 6
Accueil
Éléments de scèneqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Microphones dynamiquesqté 8
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 8
Casques audioqté 8
Interface audioqté 2
Ordinateurs d’enregistrementqté 2
Cartes mémoireqté 8
Adaptateurs pour ordinateur portableqté 4
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Intervenants actifsqté 4
Tables de mixageqté 2
Boîtiers DIqté 2
Câbles audio et d'alimentationqté 30
Goulottes de câblesqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Batteries externesqté 6

Éclairage

Panneaux LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 12
Pieds d’éclairageqté 6

Décoration

Bâche de fond
Bannière du festival de podcastqté 2
Nappesqté 14
Plantes décorativesqté 8
Badges nominatifsqté 180
Porte-badgesqté 180
Panneaux indicateursqté 12
Chevalets de conférenceqté 3
Marqueursqté 24

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Saladiers de serviceqté 16
Ciseauxqté 6
Tire-bouchonsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 10 à 12 semaines à l’avance. Vérifiez dès ce moment les espaces disponibles pour l’accueil, les sessions, les pauses et l’enregistrement.
Finalisez la structure du programme avant d’inviter les intervenants. Prévoyez les changements de salle, les questions du public et au moins 15 minutes de battement entre deux sessions.
Demandez les besoins techniques dès la confirmation de chaque intervenant. Pour chaque session, notez le nombre de micros, casques, ordinateurs, adaptateurs et prises nécessaires, puis centralisez ces informations dans une seule liste.
Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant le festival pour traiter les demandes alimentaires et envoyer les confirmations. Imprimez les badges et les programmes après cette clôture afin d’éviter les corrections de dernière minute.
Organisez un test technique complet la veille, avec les microphones, l’interface audio, la table de mixage, les cartes mémoire, les projecteurs et tous les câbles. Gardez des rallonges et des adaptateurs de rechange sur place, puis ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de podcasts ?: Prévoyez idéalement 10 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les intervenants, construire le programme, ouvrir les inscriptions et régler les besoins techniques.
Quand faut-il contacter les intervenants d’un festival de podcasts ?: Contactez-les dès que la date, le lieu et le format des sessions sont définis, généralement 8 à 10 semaines avant l’événement. Demandez leurs contraintes techniques au moment de la confirmation, pas la semaine du festival.
Quand fermer les inscriptions pour un festival de podcasts ?: Fermez-les 5 à 7 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi traiter les besoins alimentaires, établir la liste des participants et envoyer les confirmations sans modifier les badges au dernier moment.
Combien de temps prévoir pour les tests techniques ?: Réservez une session complète de 2 à 3 heures la veille, puis un contrôle final d’au moins 60 minutes le jour même. Testez chaque micro, casque, ordinateur d’enregistrement, projecteur et câble avec les personnes qui les utiliseront.

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