Zo organiseer je een Pleinmarkt zonder last-minute chaos

Begin met de datum en het plein, en werk daarna in vaste volgorde naar de uitvoering toe. Regel vergunningen voordat je standhouders uitnodigt en leg vooraf vast wat een standplaats inhoudt. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, maak je de indeling, inventariseer je stroom en stuur je alle praktische informatie op één moment door. De meeste problemen ontstaan doordat leveringstijden, weersbescherming en materiaal voor koffie, drank en presentatie pas in de laatste week worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en plein vastleggen
2 personen
2
Benodigde vergunningen aanvragen
3
Marktvoorwaarden voor standhouders maken
4
Standhouders uitnodigen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Standhouders bevestigen
7
Standplaatsen indelen
2 personen
8
Stroombehoefte inventariseren
9
Dieetwensen verzamelen
10
Reserveringen voor materialen maken
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Plattegrond voor plein maken
13
Standhoudersinformatie versturen
14
Boodschappenlijst controleren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Weersverwachting controleren
17
Standhouders opnieuw informeren
18
Dranken koelen
2 personen
19
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
20
Programma en routeborden printen
21
Weersbescherming klaarleggen
2 personen
22
Plein controleren
2 personen
23
Leveringstijden bevestigen
24
Afzettingen plaatsen
3 personen
25
Kramen en tafels lossen
4 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen neerzetten
2 personen
29
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
30
Verlichting ophangen
3 personen
31
Kramen nummeren
2 personen
32
Standhouders ontvangen
3 personen
33
Standplaatsen aanwijzen
3 personen
34
Verkooptafels inrichten
6 personen
35
Infopunt inrichten
2 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Dranken in koelboxen leggen
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
3 personen
39
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
40
Prijs- en informatieborden plaatsen
2 personen
41
Afvalbakken plaatsen
2 personen
42
Veilige looproutes controleren
2 personen
43
Geluidsinstallatie testen
2 personen
44
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

45
Infopunt bemannen
2 personen
46
Bezoekers verwelkomen
2 personen
47
Standhouders ondersteunen
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Koffievoorraad aanvullen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Tafels en zitplekken controleren
54
Looproutes vrijhouden
55
Verlichting inschakelen
56
Muziek verzorgen
57
Laatste bezoekers informeren
2 personen
58
Verkoop en muziek afsluiten
3 personen

Nazorg

59
Standhouders uitlaten
3 personen
60
Restanten veilig verpakken
2 personen
61
Servies verzamelen
2 personen
62
Afval verzamelen
4 personen
63
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Verlichting en kabels verwijderen
3 personen
66
Plein vegen
3 personen
67
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
68
Servies afwassen
2 personen
69
Koelboxen leegmaken
2 personen
70
Materialen tellen en controleren
2 personen
71
Materialen retourneren
2 personen
72
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
73
Plein eindcontrole uitvoeren
2 personen
74
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 36
Statafelsaantal 4
Kleedjesaantal 18

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Scharenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Tafellampenaantal 6
Marktstandnummersaantal 12
Kassa'saantal 4
Geldkistjesaantal 4
Pinautomatenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 4
Routebordenaantal 8
Afzethekkenaantal 10
Wegwijzerpijlenaantal 12
EHBO-koffer
Brandblusdekenaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Spanbandenaantal 12
Tentgewichtenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lampenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Pleinbannersaantal 4
Krijtbordenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasteilenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de marktvoorwaarden voordat je standhouders benadert. Zet daarin hoeveel ruimte iemand krijgt, wanneer opbouw en afbouw plaatsvinden en welke stroom- of materiaalbehoefte vooraf moet worden gemeld.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht met standhouder, contactgegevens, soort kraam, benodigde stroom en dieetwensen. Bevestig pas nadat de standplaatsindeling en praktische voorwaarden duidelijk zijn.
Plan de plattegrond niet alleen op basis van beschikbare ruimte. Houd looppaden vrij, zet luidsprekers en kabels logisch weg en controleer of kramen, tafels en partytenten veilig kunnen worden aangeleverd en geplaatst.
Bevestig leveringstijden uiterlijk enkele dagen vooraf opnieuw. Op de marktdag moeten afzettingen, kabelmatten en de plek voor het lossen klaarstaan voordat kramen en tafels op het plein verschijnen.
Maak een apart plan voor slecht weer en controleer de verwachting de dag ervoor én op de ochtend zelf. Leg weersbescherming, houdbare voorraad en gekoelde dranken tijdig klaar; print routeborden en programma’s pas nadat de indeling definitief is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Pleinmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, plein en vergunningen. Gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, materiaal, plattegrond en communicatie met standhouders.
Wanneer moet ik standhouders uitnodigen voor een Pleinmarkt?: Nodig standhouders uit zodra de locatie, datum en marktvoorwaarden vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 3 weken voor de markt zodat je de indeling kunt maken.
Hoe maak ik een indeling voor een Pleinmarkt?: Maak uiterlijk 2 weken vooraf een plattegrond met standplaatsen, looppaden, stroompunten, geluidsapparatuur en plekken voor afzettingen. Controleer daarna of alle kramen, tafels en partytenten fysiek op het plein passen.
Wanneer controleer ik het weer voor een Pleinmarkt?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf, opnieuw de avond ervoor en nogmaals op de ochtend van de markt. Neem bij elke controle een besluit over partytenten, weersbescherming, drankkoeling en de opbouwvolgorde.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.