Cómo organizar un mercado en la plaza sin perder el control

Organizar un mercado de plaza empieza mucho antes de colocar las carpas. Primero se fijan la fecha y el espacio, se tramitan los permisos y se define qué necesita cada puesto. Después se coordinan las inscripciones, el plano, la electricidad, el material y los horarios de descarga. Los últimos días sirven para confirmar el tiempo, enfriar las bebidas, preparar la señalización y comprobar que la plaza está lista para recibir a los expositores.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y la plaza
2 personas
2
Solicitar los permisos necesarios
3
Crear las condiciones del mercado para los puestos
4
Invitar a los expositores
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Fijar los soportes de los puestos
7
Asignar puestos
2 personas
8
Inventariar las necesidades de electricidad
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Hacer reservas de material
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Crear el plano de la plaza
13
Enviar información a los expositores
14
Comprobar la lista de la compra
15
Hacer la compra
2 personas
16
Comprobar el pronóstico del tiempo
17
Volver a informar a los expositores
18
Enfriar bebidas
2 personas
19
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
20
Imprimir el programa y los carteles de ruta
21
Preparar la protección contra el clima
2 personas
22
Comprobar la plaza
2 personas
23
Confirmar los horarios de entrega
24
Colocar las barreras
3 personas
25
Descargar puestos y mesas
4 personas
26
Montar las carpas
4 personas
27
Montar mesas
4 personas
28
Colocar sillas
2 personas
29
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
30
Colgar la iluminación
3 personas
31
Numerar los puestos
2 personas
32
Recibir a los expositores
3 personas
33
Asignar espacios de stand
3 personas
34
Montar las mesas de venta
6 personas
35
Montar el punto de información
2 personas
36
Montar el punto de café
2 personas
37
Poner las bebidas en las neveras
2 personas
38
Preparar aperitivos
3 personas
39
Preparar la vajilla y los vasos
2 personas
40
Colocar los carteles de precios e información
2 personas
41
Colocar cubos de basura
2 personas
42
Comprobar las rutas de paso seguras
2 personas
43
Probar el sistema de sonido
2 personas
44
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

45
Atender el punto de información
2 personas
46
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
47
Apoyar a los expositores
2 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Reponer café
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Comprobar las mesas y los asientos
54
Mantener libres las vías de paso
55
Encender la iluminación
56
Proporcionar la música
57
Informar a los últimos visitantes
2 personas
58
Cerrar la venta y la música
3 personas

Seguimiento

59
Despachar a los expositores
3 personas
60
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
61
Recoger la vajilla
2 personas
62
Recoger la basura
4 personas
63
Desmontar mesas y sillas
4 personas
64
Desmontar las carpas
4 personas
65
Retirar la iluminación y los cables
3 personas
66
Barrer la plaza
3 personas
67
Limpiar el rincón del café
2 personas
68
Lavar la vajilla
2 personas
69
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
70
Contar y comprobar los materiales
2 personas
71
Devolver los materiales
2 personas
72
Devolver los artículos prestados
2 personas
73
Realizar la revisión final de la plaza
2 personas
74
Guardar las compras sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 18
Sillascant. 36
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 18

Vajilla

Platos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 60
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Tijerascant. 4
Jarras medidorascant. 2

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonocant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8
Lámparas de mesacant. 6
Números de puestos de mercadocant. 12
Cajas registradorascant. 4
Cajas de caudalescant. 4
Cajeros automáticoscant. 4
Baterías externascant. 4
Walkie-talkiescant. 4
Señales de rutacant. 8
Vallas de separacióncant. 10
Flechas direccionalescant. 12
Botiquín de primeros auxilios
Manta ignífugacant. 2
Cajas de herramientascant. 2
Correas de amarrecant. 12
Pesos para carpascant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 8
Banners de la plazacant. 4
Pizarrascant. 8
Decoración de mesacant. 12
Portatarjetas de nombrecant. 20

Limpieza

Papeleracant. 10
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cubos de limpiezacant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Cubetas para lavarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Portatoallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, la plaza y los permisos. Sin esa base no podrás confirmar puestos ni enviar a los expositores instrucciones fiables.
Pide a cada expositor sus necesidades de electricidad y sus preferencias dietéticas durante la inscripción. Esperar hasta la semana del mercado suele dejar cables, regletas o comida sin resolver.
Haz el plano de la plaza antes de asignar los puestos. Deja pasillos claros, separa las zonas de servicio y comprueba que las carpas, mesas y barreras caben sin bloquear accesos.
Confirma los horarios de entrega por escrito y vuelve a informar a los expositores cuando falten pocos días. Indica dónde descargar, cuándo montar y qué deben llevar; así evitas vehículos esperando en la plaza.
Revisa el pronóstico y prepara la protección contra el clima antes del montaje. En las últimas 24 horas comprueba carteles, programa, bebidas frías, provisiones y el material de conexión eléctrica.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado en la plaza?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la fecha, solicitar permisos e invitar a los expositores. Reserva el material y cierra el plano aproximadamente 3 semanas antes; deja la confirmación final para los últimos 3 días.
¿Cuándo hay que asignar los puestos del mercado?: Asigna los puestos cuando las inscripciones estén cerradas y conozcas las necesidades de cada expositor, normalmente entre 3 y 4 semanas antes. Envía el plano y las instrucciones de montaje como mínimo 7 días antes.
¿Cuánta electricidad hay que prever para un mercado?: Pide a cada puesto una lista de sus aparatos y su consumo antes de hacer el plano eléctrico. Haz la revisión final 7 días antes y prepara cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables según las conexiones confirmadas.
¿Qué se prepara el día anterior al mercado?: El día anterior enfría las bebidas, prepara las provisiones no perecederas, imprime el programa y revisa la protección contra el clima. También confirma por última vez los horarios de entrega y comprueba que el material reservado está disponible.

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