Organiser un marché de la place, étape par étape

Un marché de la place se prépare d’abord avec la date, le lieu et les autorisations, puis avec les exposants et le plan d’implantation. Les inscriptions doivent être confirmées avant de réserver précisément les stands, tables, tentes et branchements électriques. La dernière semaine sert surtout à verrouiller les besoins alimentaires, les livraisons, la météo et les informations envoyées à chacun. Le jour J, prévoyez une installation dans l’ordre : barrières, stands, tables, signalétique, stocks et accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander les autorisations nécessaires
3
Créer les conditions du marché pour les exposants
4
Inviter les exposants
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Confirmer les exposants
7
Répartir les emplacements
2 personnes
8
Recenser les besoins en énergie
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Faire les réservations de matériel
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Plan du site pour la place
13
Envoyer les informations aux exposants
14
Vérifier la liste des courses
15
Faire les courses
2 personnes
16
Vérifier les prévisions météo
17
Rappeler les exposants
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
20
Imprimer le programme et les panneaux d'orientation
21
Préparer la protection contre les intempéries
2 personnes
22
Contrôler la place
2 personnes
23
Confirmer les délais de livraison
24
Installer les barrières
3 personnes
25
Décharger les stands et les tables
4 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
2 personnes
29
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
30
Installer l'éclairage
3 personnes
31
Numéroter les stands
2 personnes
32
Accueillir les exposants
3 personnes
33
Attribuer les emplacements
3 personnes
34
Installer les tables de vente
6 personnes
35
Aménager le point d’information
2 personnes
36
Mettre en place le point café
2 personnes
37
Mettre les boissons dans les glacières
2 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes
39
Préparer la vaisselle et les gobelets
2 personnes
40
Installer les panneaux de prix et d'information
2 personnes
41
Installer les poubelles
2 personnes
42
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes
43
Tester le système de sonorisation
2 personnes
44
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

45
Tenir le point d'information
2 personnes
46
Accueillir les visiteurs
2 personnes
47
Soutenir les exposants
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner le stock de café
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les tables et les places assises
54
Dégager les voies de circulation
55
Allumer l’éclairage
56
Fournir la musique
57
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
58
Clore la vente et la musique
3 personnes

Suivi

59
Faire sortir les exposants
3 personnes
60
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
61
Rassembler la vaisselle
2 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
64
Démonter les tentes de fête
4 personnes
65
Retirer l’éclairage et les câbles
3 personnes
66
Balayer la place
3 personnes
67
Nettoyer le point café
2 personnes
68
Faire la vaisselle
2 personnes
69
Vider les glacières
2 personnes
70
Compter et vérifier le matériel
2 personnes
71
Retourner les matériels
2 personnes
72
Rendre les objets empruntés
2 personnes
73
Effectuer le contrôle final de la place
2 personnes
74
Ranger les courses restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaisesqté 36
Tables hautesqté 4
Couverturesqté 18

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Ciseauxqté 4
Verres doseursqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Lampes de tableqté 6
Numéros de standqté 12
Caissesqté 4
Caisses à monnaieqté 4
Distributeurs automatiquesqté 4
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 4
Panneaux de directionqté 8
Barrières de sécuritéqté 10
Flèches de signalisationqté 12
Trousse de premiers secours
Couverture anti-feuqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Sangles d'arrimageqté 12
Lests de tenteqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Banderoles de la placeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 8
Décoration de tableqté 12
Porte-nomsqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Bacs à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Supports pour serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les autorisations et les conditions exposants, idéalement plusieurs semaines avant le marché. Sans ces éléments, vous risquez d’inviter des vendeurs avant de savoir combien d’emplacements, de tables ou de prises sont réellement disponibles.
Après les inscriptions, confirmez chaque exposant et attribuez les emplacements sur un plan de la place. Notez séparément les besoins en électricité et les demandes alimentaires : ils sont souvent communiqués trop tard pour modifier facilement l’installation.
Réservez le matériel dès que le nombre d’exposants est stabilisé : tentes, stands, tables, chaises et tables hautes ne se remplacent pas toujours à la dernière minute. Ajoutez les rallonges, multiprises et passe-câbles au plan électrique, plutôt que de les chercher le matin même.
Envoyez aux exposants un dossier pratique avant la dernière semaine avec l’horaire d’arrivée, l’emplacement, les accès et les consignes de déchargement. Un rappel quelques jours avant réduit les retards et permet de repérer les absences ou changements de besoin.
La veille, vérifiez la météo, refroidissez les boissons et préparez les stocks non périssables, les panneaux et le programme. Prévoyez aussi la protection contre les intempéries : les tentes et couvertures ne suffisent pas si leur installation n’est pas décidée à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de la place ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour fixer le lieu, obtenir les autorisations, recruter les exposants et réserver le matériel. Gardez la dernière semaine pour les confirmations, la météo et les détails logistiques.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché ?: Confirmez les exposants dès que les inscriptions sont closes, idéalement 2 à 3 semaines avant l’événement. Envoyez ensuite le plan de la place et rappelez chacun quelques jours avant l’ouverture.
Que faut-il préparer la veille d’un marché de la place ?: La veille, contrôlez la liste des courses, refroidissez les boissons, préparez les stocks, imprimez les panneaux et vérifiez les prévisions météo. Confirmez aussi les délais de livraison et les besoins électriques signalés par les exposants.
Dans quel ordre installer un marché le jour J ?: Commencez par contrôler la place et installer les barrières, puis déchargez les stands et les tables. Placez ensuite les équipements, la signalétique, les stocks et la sonorisation avant l’arrivée du public.

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