Zo organiseer je een picknickmarkt

Een picknickmarkt vraagt om meer dan kleedjes en hapjes. Begin met de locatie, vergunningen en marktdeelnemers; pas daarna leg je het programma, de indeling en de catering vast. Werk met duidelijke deadlines voor aanmeldingen, dieetwensen en leveranciers, zodat je op de laatste week niet hoeft te improviseren. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: eerst stroom en kramen, daarna tafels, koeling, bewegwijzering en kassa.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Marktdeelnemers benaderen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Leveranciers reserveren
8
Marktindeling maken
2 personen
9
Marktdeelnemers bevestigen
10
Weersverwachting controleren
11
Bezoekersinformatie versturen
12
Voorraadlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Koelproducten inkopen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
4 personen
16
Salades voorbereiden
3 personen
17
Tafellopers en labels klaarleggen
2 personen
18
Route- en programmaborden maken
2 personen
19
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
20
Locatie inspecteren
2 personen
21
Stroompunten controleren
2 personen
22
Partytenten opzetten
6 personen
23
Marktkramen plaatsen
4 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen en picknickbanken plaatsen
5 personen
26
Verlichting ophangen
3 personen
27
Stroom en koeling aansluiten
3 personen
28
Marktborden ophangen
2 personen
29
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
30
Dranken koud zetten
3 personen
31
Hapjes uitstallen
4 personen
32
Informatietafel inrichten
2 personen

Event

33
Marktdeelnemers ontvangen
3 personen
34
Bezoekers ontvangen
3 personen
35
Informatietafel bemannen
2 personen
36
Dranken serveren
4 personen
37
Hapjes serveren
4 personen
38
Koffie en thee verzorgen
2 personen
39
Dranken bijvullen
3 personen
40
Afvalbakken legen
2 personen
41
Tafels tussendoor afruimen
3 personen
42
Toiletten controleren
43
Verlichting controleren
44
Laatste ronde aankondigen
45
Marktdeelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

46
Voedsel veilig verpakken
3 personen
47
Servies afwassen
4 personen
48
Afval verzamelen
4 personen
49
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
50
Partytenten afbreken
6 personen
51
Marktkramen afbouwen
4 personen
52
Locatie schoonmaken
5 personen
53
Materialen inventariseren
2 personen
54
Geleende spullen retourneren
2 personen
55
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 10
Klaptafelsaantal 12
Picknickbankenaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Tafellopersaantal 18
Tafelkleedklemmenaantal 36

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 12
Waterkannenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Koelboxenaantal 8
Koelelementenaantal 32
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 12
Kassa
Pinapparaataantal 2

Decoratie

Slingersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Krijtbordenaantal 12
Menukaartenaantal 20
Pijlbordenaantal 10

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
Ledlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handvegers en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de marktindeling uiterlijk één week vooraf vast. Houd ruimte vrij voor looproutes, picknickbanken, partytenten en een aparte plek voor kassa en uitgifte.
Vraag dieetwensen en allergieën tegelijk met de aanmelding uit en sluit de inventarisatie minstens 10 dagen vooraf. Zo kun je salades, hapjes en koelproducten gericht inkopen.
Plan de opbouw in twee blokken: controleer eerst stroompunten en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten veilig aan; plaats daarna marktkramen, tafels, stoelen en tenten.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan wat onder partytenten moet staan. Regel ook dat koelboxen en koelelementen gevuld klaarstaan voordat de eerste bezoekers komen.
Maak bezoekersinformatie niet alleen digitaal: plaats op de dag zelf route- en programmaborden bij de ingang en kruispunten. Test de kassa en het pinapparaat vóór opening en tel het wisselgeld na.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een picknickmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunningen en marktdeelnemers. Plan de laatste 10 dagen voor aanmeldingen, dieetwensen, boodschappen en bezoekersinformatie.
Wanneer moet je een vergunning voor een picknickmarkt regelen?: Controleer de vergunningseisen direct nadat je een locatie op het oog hebt, liefst 10 tot 12 weken voor de markt. De termijn verschilt per gemeente, dus wacht niet tot de uitnodigingen al zijn verstuurd.
Hoeveel tijd heb je nodig om een picknickmarkt op te bouwen?: Reken op 3 tot 4 uur voor de opbouw van partytenten, marktkramen, tafels, zitplaatsen, stroom en bewegwijzering. Plan daarnaast 30 minuten voor de locatie-inspectie en het testen van kassa en pinapparaat.
Wanneer controleer je de weersverwachting voor een picknickmarkt?: Bekijk de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik die momenten om tenten, koeling, hapjes en de plaatsing van tafels en zitplaatsen aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.