So organisierst du eine Picknickmarkt Schritt für Schritt

Eine Picknickmarkt wirkt locker, braucht aber einen klaren Ablauf: Erst sicherst du den Ort und klärst Genehmigungen, dann koordinierst du Marktteilnehmer, Lieferanten und Anmeldungen. Danach folgen Aufteilung, Besucherinformationen und die genaue Mengenplanung für Essen, Getränke und Mehrweggeschirr. Am Veranstaltungstag entscheiden vor allem Kühlung, Strom, Beschilderung und ein rechtzeitiger Aufbau darüber, ob alles reibungslos läuft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Genehmigungen prüfen
3
Marktteilnehmer kontaktieren
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Lieferanten reservieren
8
Marktaufteilung erstellen
2 Personen
9
Marktteilnehmer bestätigen
10
Wettervorhersage prüfen
11
Besucherinformationen versenden
12
Bestandsliste prüfen
2 Personen
13
Einkaufen gehen
3 Personen
14
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
15
Snacks vorbereiten
4 Personen
16
Salate vorbereiten
3 Personen
17
Tischläufer und Schilder bereitlegen
2 Personen
18
Routen- und Programmschilder erstellen
2 Personen
19
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
20
Location inspizieren
2 Personen
21
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
22
Partyzelte aufbauen
6 Personen
23
Marktstände aufstellen
4 Personen
24
Tische aufstellen
4 Personen
25
Stühle und Picknickbänke aufstellen
5 Personen
26
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
27
Strom und Kühlung anschließen
3 Personen
28
Marktschilder aufhängen
2 Personen
29
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
30
Getränke kalt stellen
3 Personen
31
Snacks auslegen
4 Personen
32
Infotisch einrichten
2 Personen

Event

33
Marktteilnehmer empfangen
3 Personen
34
Besucher empfangen
3 Personen
35
Infotisch betreuen
2 Personen
36
Getränke servieren
4 Personen
37
Snacks servieren
4 Personen
38
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
39
Getränke nachfüllen
3 Personen
40
Mülleimer leeren
2 Personen
41
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
42
Toiletten kontrollieren
43
Beleuchtung kontrollieren
44
Letzte Runde ankündigen
45
Marktteilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

46
Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
47
Geschirr abwaschen
4 Personen
48
Abfall sammeln
4 Personen
49
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
50
Partyzelte abbauen
6 Personen
51
Marktstände abbauen
4 Personen
52
Location reinigen
5 Personen
53
Materialien inventarisieren
2 Personen
54
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
55
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 10
KlappischeAnz. 12
PicknickbänkeAnz. 10
KlappstühleAnz. 60
StehtischeAnz. 6
TischläuferAnz. 18
TischdeckenklammernAnz. 36

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 24
ServierzangenAnz. 12
WasserkannenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
KühlboxenAnz. 8
KühlelementeAnz. 32
ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelkanäleAnz. 12
Kasse
KartenterminalAnz. 2

Dekoration

GirlandenAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
KreidetafelnAnz. 12
SpeisekartenAnz. 20
WegweiserAnz. 10

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-LampenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrschaufelAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
HandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Veranstaltungsort möglichst 8 bis 12 Wochen vorher und prüfe direkt, ob für Marktstände, Verkauf, Musik oder Lebensmittel zusätzliche Genehmigungen nötig sind.
Lege die Marktaufteilung mindestens 7 Tage vorher fest. Plane breite Wege, einen gut sichtbaren Eingang sowie getrennte Bereiche für Stände, Picknickplätze, Kasse und Ausgabe ein.
Erfasse Ernährungswünsche und Anmeldungen spätestens 10 Tage vor der Picknickmarkt. Bestätige Marktteilnehmer anschließend schriftlich mit Aufbauzeit, Standplatz und Anlieferhinweisen.
Kaufe Kühlprodukte erst 1 bis 2 Tage vorher und halte Kühlboxen mit Kühlelementen bereit. Salate und Snacks sollten so vorbereitet werden, dass sie bis zum Servieren durchgehend gekühlt bleiben.
Beginne den Aufbau mindestens 3 Stunden vor Beginn: zuerst Partyzelte und Strom, danach Marktstände, Tische, Bänke und Stühle. Kontrolliere Kabelkanäle, Kasse, Kartenterminal und Wechselgeld vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Picknickmarkt organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort und Genehmigungen. Marktteilnehmer und Lieferanten solltest du 6 bis 8 Wochen vorher anfragen, die Besucherinformationen spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung verschicken.
Wie viel Essen braucht man für eine Picknickmarkt?: Plane pro erwachsener Person etwa 250 bis 350 Gramm herzhafte Speisen und 100 bis 150 Gramm Snacks ein. Rechne bei Getränken für die erste Stunde mit 2 bis 3 Portionen pro Person und passe die Mengen an Dauer und Wetter an.
Wann soll man Salate und Kühlprodukte für eine Picknickmarkt vorbereiten?: Bereite Salate möglichst am Vortag oder am Veranstaltungstag früh vor und lagere sie sofort bei höchstens 7 °C. Kühlprodukte kaufst du am besten 1 bis 2 Tage vorher und transportierst sie in gefüllten Kühlboxen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Picknickmarkt?: Für Zelte, Marktstände, Tische, Picknickbänke, Stühle, Schilder und Technik solltest du mindestens 3 Stunden einplanen. Bei vielen Marktteilnehmern oder nur einem Stromanschluss sind 4 Stunden realistischer.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.