Organiser un marché pique-nique sans rien oublier
Un marché pique-nique se prépare dans un ordre précis : sécuriser le lieu, confirmer les exposants, gérer les inscriptions, puis organiser les stands et le repas. Commence par les autorisations et les besoins alimentaires, car ce sont les éléments qui prennent le plus de temps à corriger. Deux à trois semaines avant, fixe l’agencement, les fournisseurs et les informations à envoyer aux visiteurs. La dernière semaine sert surtout aux achats, aux préparatifs et aux vérifications techniques.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Vérifier les autorisations
- 3
Contacter les participants au marché
2 personnes
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Réserver les fournisseurs
- 8
Créer l'agencement du marché
2 personnes
- 9
Confirmer les participants au marché
- 10
Vérifier les prévisions météo
- 11
Envoyer les informations aux visiteurs
- 12
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
- 13
Faire les courses
3 personnes
- 14
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
- 15
Préparer les en-cas
4 personnes
- 16
Préparer les salades
3 personnes
- 17
Préparer les chemins de table et les étiquettes
2 personnes
- 18
Créer les panneaux de parcours et de programme
2 personnes
- 19
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
- 20
Inspecter le lieu
2 personnes
- 21
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 22
Installer les tentes de fête
6 personnes
- 23
Installer les stands du marché
4 personnes
- 24
Installer les tables
4 personnes
- 25
Installer les chaises et les bancs de pique-nique
5 personnes
- 26
Installer l'éclairage
3 personnes
- 27
Raccorder l’électricité et le refroidissement
3 personnes
- 28
Installer les panneaux du marché
2 personnes
- 29
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
- 30
Mettre les boissons au frais
3 personnes
- 31
Disposer les amuse-bouches
4 personnes
- 32
Aménager le stand d’information
2 personnes
Événement
- 33
Accueillir les participants du marché
3 personnes
- 34
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 35
Tenir le stand d’information
2 personnes
- 36
Servir les boissons
4 personnes
- 37
Servir des amuse-bouches
4 personnes
- 38
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 39
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
- 40
Vider les poubelles
2 personnes
- 41
Débarrasser les tables entre-temps
3 personnes
- 42
Vérifier les toilettes
- 43
Vérifier l'éclairage
- 44
Annoncer le dernier tour
- 45
Saluer les participants du marché
2 personnes
Suivi
- 46
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
- 47
Faire la vaisselle
4 personnes
- 48
Rassembler les déchets
4 personnes
- 49
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
- 50
Démonter les tentes de fête
6 personnes
- 51
Démonter les stands du marché
4 personnes
- 52
Nettoyer le lieu
5 personnes
- 53
Inventorier le matériel
2 personnes
- 54
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 55
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Stands de marchéqté 10
- Tables pliantesqté 12
- Bancs de pique-niqueqté 10
- Chaises pliantesqté 60
- Tables hautesqté 6
- Chemins de tableqté 18
- Pinces à nappeqté 36
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 120
- Bols réutilisablesqté 100
- Gobelets réutilisablesqté 180
- Tasses à caféqté 80
- Couvertsqté 150
- Plateaux de serviceqté 24
- Pinces de serviceqté 12
- Carafes d’eauqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
- Saladiersqté 8
- Verres doseursqté 4
- Glacièresqté 8
- Pains de glaceqté 32
- Thermosqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Goulottes de câblesqté 12
- Caisse
- Terminal de paiementqté 2
Décoration
- Guirlandesqté 12
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Panneaux en ardoiseqté 12
- Cartes de menuqté 20
- Panneaux indicateursqté 10
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 10
- Lampes LEDqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Balais et pelleqté 4
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Gantsqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le lieu et vérifie les autorisations avant d’envoyer les invitations. Demande aussi où se trouvent les points d’alimentation et si les tentes sont autorisées.
- Clôture les inscriptions avec une date précise, puis rassemble les besoins alimentaires au même moment. Prévois un tableau séparant visiteurs, participants au marché et allergies signalées.
- Dessine l’agencement avant la livraison du matériel : place les stands, les tables, les bancs et les passages. Garde des allées suffisamment larges pour la circulation et l’accès aux tentes.
- Vérifie la météo 48 à 72 heures avant le marché et envoie les consignes aux visiteurs dès que le scénario est fixé. Indique clairement l’entrée, le programme, les horaires et ce qu’ils doivent apporter.
- Prépare les produits frais, les salades et les en-cas le plus tard possible, idéalement la veille ou le matin même. Contrôle les glacières et les pains de glace, puis teste les machines à café, bouilloires, rallonges et terminal de paiement avant l’ouverture.
Questions fréquentes
- Quand commencer l’organisation d’un marché pique-nique ?
- Commence au moins 6 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu, vérifie les autorisations et contacte les participants au marché avant de lancer les invitations.
- Quand confirmer les exposants d’un marché pique-nique ?
- Fixe une date limite 3 à 4 semaines avant l’événement. Tu auras ensuite le temps de finaliser l’agencement, les besoins alimentaires, les stands et les informations destinées aux visiteurs.
- Combien de temps avant faut-il préparer la nourriture ?
- Prépare les salades et les en-cas la veille ou le matin même selon leur conservation. Achète les produits frais au maximum 24 heures avant, puis maintiens-les au froid jusqu’au service.
- Quand installer les tentes et les stands du marché ?
- Prévois l’installation 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Commence par les tentes et les passages, puis place les stands, les tables, les sièges et enfin la vaisselle et les produits.
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