Zo organiseer je een perslancering zonder last-minute chaos

Begin een perslancering niet met de locatie, maar met het doel en de journalisten die je wilt bereiken. Stel daarna de gastenlijst en perscontacten samen, bevestig sprekers en werk het programma uit voordat je uitnodigingen verstuurt. Regel vervolgens locatie, catering, fotograaf en techniek op basis van het verwachte aantal aanmeldingen. De laatste week draait om bevestigingen, persmateriaal en een volledige technische doorloop; juist daar worden presentaties, dieetwensen en aansluitingen vaak te laat gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Perscontacten selecteren
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Herinneringen versturen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Sprekers bevestigen
8
Presentaties verzamelen
9
Perskit samenstellen
2 personen
10
Persbericht finaliseren
2 personen
11
Persbericht laten controleren
2 personen
12
Beeldmateriaal verzamelen
2 personen
13
Naambadges maken
14
Programma afdrukken
15
Locatie reserveren
16
Catering reserveren
17
Fotograaf reserveren
18
Technische ondersteuning boeken
19
Parkeerinformatie versturen
20
Route naar locatie delen
21
Techniek testen
2 personen
22
Presentatie doorlopen
3 personen
23
Demo voorbereiden
3 personen
24
Cateringhoeveelheden bevestigen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Perskits inpakken
3 personen
27
Tafels indelen
2 personen
28
Naamkaartjes sorteren
29
Dranken koelen
2 personen
30
Locatie openen
2 personen
31
Registratietafel plaatsen
2 personen
32
Tafels opstellen
3 personen
33
Stoelen opstellen
3 personen
34
Podiumzone vrijmaken
2 personen
35
Decoratie ophangen
2 personen
36
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
37
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
38
Perskits klaarleggen
2 personen
39
Registratielijst klaarleggen
40
Catering opstellen
3 personen
41
Hapjes voorbereiden
3 personen
42
Koffie en thee zetten
2 personen
43
Geluid en beeld controleren
2 personen

Event

44
Sprekers ontvangen
2 personen
45
Gasten registreren
3 personen
46
Naambadges uitdelen
2 personen
47
Perskits uitdelen
2 personen
48
Welkomstdrank serveren
3 personen
49
Gasten naar zaal begeleiden
2 personen
50
Opening presenteren
51
Productpresentatie verzorgen
2 personen
52
Live demo begeleiden
3 personen
53
Vragen uit de zaal begeleiden
2 personen
54
Persfoto's maken
2 personen
55
Interviews begeleiden
3 personen
56
Hapjes serveren
4 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Buffet aanvullen
3 personen
59
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
60
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
61
Laatste interviews afronden
2 personen
62
Afscheidsgiften uitdelen
2 personen
63
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

64
Restanten verpakken
2 personen
65
Servies verzamelen
3 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Decoratie verwijderen
2 personen
68
Afval sorteren
2 personen
69
Locatie schoonmaken
3 personen
70
Techniek afbouwen
2 personen
71
Persgegevens veilig opbergen
72
Geleende materialen verzamelen
2 personen
73
Materialen retourneren
2 personen
74
Foto's veilig opslaan
75
Persbericht nasturen
2 personen
76
Bedankmail versturen
77
Media-aanvragen opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Hoge tafelsaantal 6
Eettafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Sprekersstoelenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Wijnglazenaantal 70
Waterglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2
Fotocameraaantal 2
Camerastatievenaantal 2
Geheugenkaartenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Maaltijdbakkenaantal 12

Decoratie

Bedrijfslogo-bannersaantal 3
Tafellopersaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Pijlbordenaantal 8
Naambadgehoudersaantal 60
Tafelstandaardsaantal 12

Verlichting

LED-lichtsetsaantal 6
Sfeerlampenaantal 10
Lichtstatievenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met één aanmeldlijst waarin je per gast aanwezigheid, medium, dieetwens en parkeerbehoefte vastlegt. Stuur een eerste uitnodiging en een herinnering uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de perslancering.
Laat het persbericht niet pas op de dag zelf afronden. Plan de eindcontrole minstens 7 dagen vooraf en verzamel beeldmateriaal, feiten en contactgegevens in dezelfde perskit.
Bevestig sprekers, presentaties en demo uiterlijk 5 dagen vooraf. Loop het programma daarna volledig door, inclusief spreektijden, videobeelden en de volgorde waarin de presentatieklikker wordt gebruikt.
Test techniek op locatie met de echte laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoons en luidsprekers. Neem minimaal 2 verlengkabels, 2 stekkerdozen en opgeladen powerbanks mee als reserve.
Plan registratie en fotografie als aparte onderdelen van de ontvangst. Zet de registratietafel, naambadges en programma's vóór binnenkomst klaar en controleer of fotograaf, camerastatieven en lege geheugenkaarten beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren stuur je uitnodigingen voor een perslancering?: Stuur de eerste uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf, zodat journalisten ruimte kunnen reserveren. Verstuur een herinnering 3 tot 5 dagen voor het programma en verwerk tussentijdse aanmeldingen dagelijks.
Hoeveel catering heb je nodig voor een perslancering?: Bevestig de aantallen 3 tot 5 dagen vooraf op basis van de aanmeldlijst en tel enkele extra porties mee. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de bijeenkomst, zodat de cateraar nog kan bijsturen.
Wanneer moet je de techniek van een perslancering testen?: Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en nog een korte controle 60 tot 90 minuten voor ontvangst. Test met de presentatie, laptop, beamer, microfoons, luidsprekers en alle kabels die je werkelijk gebruikt.
Wanneer maak je een perskit voor een perslancering?: Maak een eerste versie minimaal 10 dagen vooraf en laat het persbericht daarna controleren. Zet de definitieve perskit uiterlijk 2 dagen voor de perslancering klaar, inclusief beeldmateriaal en contactgegevens.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.