Organiser un lancement presse sans rien oublier

Un lancement presse se prépare dans un ordre précis : définir les journalistes à inviter, confirmer les intervenants, puis verrouiller le lieu, le traiteur et la technique. Commencez plusieurs semaines à l’avance pour laisser le temps aux inscriptions et aux relances. Le dossier de presse, le communiqué et la démonstration doivent être prêts avant les derniers tests. Le jour J, l’accueil, les badges, le programme et le matériel audiovisuel doivent fonctionner sans dépendre d’une seule personne.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Sélectionner les contacts presse
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Envoyer des rappels
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les intervenants
8
Rassembler les présentations
9
Composer le dossier de presse
2 personnes
10
Finaliser le communiqué de presse
2 personnes
11
Faire vérifier le communiqué de presse
2 personnes
12
Rassembler le matériel audiovisuel
2 personnes
13
Créer les badges nominatifs
14
Imprimer le programme
15
Réserver le lieu
16
Réserver le catering
17
Réserver le photographe
18
Réserver l’assistance technique
19
Envoyer les infos de parking
20
Partager l’itinéraire vers le lieu
21
Tester la technique
2 personnes
22
Répéter la présentation
3 personnes
23
Préparer la démonstration
3 personnes
24
Confirmer les quantités de traiteur
25
Faire les courses
2 personnes
26
Préparer les kits presse
3 personnes
27
Répartir les tables
2 personnes
28
Trier les badges nominatifs
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Installer la table d’enregistrement
2 personnes
32
Installer les tables
3 personnes
33
Installer les chaises
3 personnes
34
Dégager la zone du podium
2 personnes
35
Installer la décoration
2 personnes
36
Installer la signalisation
2 personnes
37
Installer le matériel de présentation
2 personnes
38
Préparer les kits presse
2 personnes
39
Préparer la liste d’inscription
40
Mettre en place le catering
3 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Vérifier le son et l’image
2 personnes

Événement

44
Accueillir les intervenants
2 personnes
45
Enregistrer les invités
3 personnes
46
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
47
Distribuer les kits presse
2 personnes
48
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
49
Accompagner les invités vers la salle
2 personnes
50
Présenter l’ouverture
51
Assurer la présentation du produit
2 personnes
52
Animer la démonstration en direct
3 personnes
53
Animer les questions de la salle
2 personnes
54
Prendre des photos de presse
2 personnes
55
Animer les interviews
3 personnes
56
Servir des amuse-bouches
4 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
59
Servir les repas diététiques
2 personnes
60
Animer le moment de networking
2 personnes
61
Finaliser les derniers entretiens
2 personnes
62
Distribuer les cadeaux d’adieu
2 personnes
63
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

64
Emballer les restes
2 personnes
65
Rassembler la vaisselle
3 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Retirer la décoration
2 personnes
68
Trier les déchets
2 personnes
69
Nettoyer le lieu
3 personnes
70
Démonter la technique
2 personnes
71
Conserver les données personnelles en toute sécurité
72
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
73
Retourner les matériels
2 personnes
74
Sauvegarder les photos en toute sécurité
75
Relayer le communiqué de presse
2 personnes
76
Envoyer un e-mail de remerciement
77
Assurer le suivi des demandes médias

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 6
Tables à mangerqté 8
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Chaises des intervenantsqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres à vinqté 70
Verres à eauqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Appareil photoqté 2
Trépieds pour caméraqté 2
Cartes mémoireqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 6
Barquettes repasqté 12

Décoration

Bannières au logo de l’entrepriseqté 3
Chemins de tableqté 14
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Panneaux indicateursqté 8
Supports de badges nominatifsqté 60
Chevalets de tableqté 12

Éclairage

Kits d’éclairage LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 10
Pieds d’éclairageqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la liste des invités et les contacts presse, puis envoyez les invitations assez tôt pour obtenir des réponses exploitables. Prévoyez une première relance 7 jours avant l’événement et une dernière confirmation 48 heures avant.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et demandez les besoins alimentaires dès la réponse. Confirmez les quantités au traiteur 3 à 5 jours avant, plutôt que d’attendre le matin du lancement.
Finalisez le communiqué et le dossier de presse avant de rassembler les présentations. Faites relire le communiqué au moins 48 heures avant l’ouverture afin de corriger les noms, chiffres et coordonnées.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les microphones, les haut-parleurs et les câbles la veille. Faites aussi une répétition complète de la présentation et de la démonstration, avec le cliqueur et les rallonges réellement utilisés.
Préparez l’accueil séparément du contenu presse : table d’inscription, badges, programme, vestiaire et indications de parking doivent être installés avant l’arrivée du premier invité. Gardez une personne identifiable pour les problèmes techniques et une autre pour les intervenants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un lancement presse ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de sélectionner les contacts presse, envoyer les invitations, traiter les inscriptions, confirmer les intervenants et finaliser le dossier de presse.
Quand envoyer les invitations pour un lancement presse ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement, puis relancez les invités 7 jours avant. Demandez une confirmation définitive 48 heures avant afin d’ajuster le traiteur et les badges.
Quand finaliser un communiqué de presse ?: Terminez le communiqué au moins 5 jours avant le lancement et faites-le vérifier au plus tard 48 heures avant. Vous gardez ainsi du temps pour corriger les informations et préparer le dossier de presse.
Quand tester la technique d’un lancement presse ?: Faites un test complet la veille, puis un contrôle rapide 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités. Vérifiez notamment l’image, le son, les microphones, les câbles, les multiprises et les batteries externes.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.