Eine Pressekonferenz Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Pressekonferenz entscheidet nicht nur der Inhalt, sondern auch der Ablauf über die Qualität der Berichterstattung. Beginne mit Ziel, Gästeliste und Referenten, bevor du Einladungen und Presseunterlagen verschickst. Danach folgen Raum, Technik, Catering und die genaue Abstimmung des Programms. Plane außerdem Zeit für Anmeldungen, Erinnerungen und einen vollständigen Techniktest ein – diese Punkte werden besonders häufig zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste erstellen
2 Personen
2
Pressekontakte auswählen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Erinnerungen versenden
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Referenten bestätigen
8
Präsentationen sammeln
9
Pressemappe zusammenstellen
2 Personen
10
Pressemitteilung finalisieren
2 Personen
11
Pressemitteilung prüfen lassen
2 Personen
12
Bildmaterial sammeln
2 Personen
13
Namensschilder erstellen
14
Programm drucken
15
Location reservieren
16
Catering reservieren
17
Fotograf buchen
18
Technischen Support buchen
19
Parkinformationen versenden
20
Weg zum Veranstaltungsort teilen
21
Technik testen
2 Personen
22
Präsentation durchgehen
3 Personen
23
Demo vorbereiten
3 Personen
24
Cateringmengen bestätigen
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Pressekits verpacken
3 Personen
27
Tische einteilen
2 Personen
28
Namenskarten sortieren
29
Getränke kühlen
2 Personen
30
Location öffnen
2 Personen
31
Anmeldetisch aufstellen
2 Personen
32
Tische aufstellen
3 Personen
33
Stühle aufstellen
3 Personen
34
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
2 Personen
36
Beschilderung anbringen
2 Personen
37
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen
38
Pressekits bereitlegen
2 Personen
39
Registrierungsliste bereitlegen
40
Catering aufbauen
3 Personen
41
Snacks vorbereiten
3 Personen
42
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
43
Ton und Bild prüfen
2 Personen

Event

44
Referenten empfangen
2 Personen
45
Gäste registrieren
3 Personen
46
Namensschilder verteilen
2 Personen
47
Pressekits verteilen
2 Personen
48
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
49
Gäste in den Saal begleiten
2 Personen
50
Eröffnung präsentieren
51
Produktpräsentation durchführen
2 Personen
52
Live-Demo begleiten
3 Personen
53
Fragen aus dem Publikum moderieren
2 Personen
54
Pressefotos machen
2 Personen
55
Interviews begleiten
3 Personen
56
Snacks servieren
4 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Buffet auffüllen
3 Personen
59
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
60
Networking begleiten
2 Personen
61
Letzte Interviews abschließen
2 Personen
62
Abschiedsgeschenke ausgeben
2 Personen
63
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

64
Restbestände verpacken
2 Personen
65
Geschirr sammeln
3 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
67
Dekoration entfernen
2 Personen
68
Abfall trennen
2 Personen
69
Location reinigen
3 Personen
70
Technik abbauen
2 Personen
71
Personendaten sicher aufbewahren
72
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
73
Materialien zurückgeben
2 Personen
74
Fotos sicher speichern
75
Pressemitteilung nachsenden
2 Personen
76
Dankesmail versenden
77
Medienanfragen nachverfolgen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Hohe TischeAnz. 6
EsstischeAnz. 8
StühleAnz. 60
Registrierungstisch
RednerstühleAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

WeingläserAnz. 70
WassergläserAnz. 70
KaffeetassenAnz. 60
Dinner-TellerAnz. 70
DesserttellerAnz. 70
GabelnAnz. 70
MesserAnz. 70
LöffelAnz. 70
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
LaptopAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2
FotokameraAnz. 2
KamerastativeAnz. 2
SpeicherkartenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
EssensbehälterAnz. 12

Dekoration

Firmenlogo-BannerAnz. 3
TischläuferAnz. 14
BlumenarrangementsAnz. 8
Fotowand
WegweiserAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 60
TischaufstellerAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichtsetsAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 10
LichtstativeAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Gästeliste früh fest und verschicke die Einladungen mindestens 14 Tage vor dem Termin. Frage bei der Anmeldung direkt nach Ernährungswünschen und sende Parkinformationen sowie den Anfahrtsweg spätestens 3 Tage vorher.
Finalisiere Pressemitteilung, Pressemappe und Bildmaterial nicht erst am Veranstaltungstag. Sammle die Unterlagen mindestens 5 Werktage vorher und lasse die Pressemitteilung von einer zweiten Person prüfen.
Bestätige Referenten, Präsentationen und Demo mindestens 7 Tage vorher. Plane für jeden Vortrag einen festen Zeitrahmen und gehe die Präsentation einmal vollständig mit den Sprechern durch.
Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Funkmikrofone und Lautsprecher am Veranstaltungsort mindestens 2 Stunden vor Beginn. Halte ein Ersatzkabel, geladene Powerbanks und Speicherkarten für die Fotokamera bereit.
Richte den Registrierungstisch 30 Minuten vor Einlass ein und ordne Namensschilder, Programm sowie Presseunterlagen dort an. Bestätige die Cateringmengen am Vortag und stelle Wasser auch während der Vorträge bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Pressekonferenz organisieren?: Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Gästeliste, Referenten und Location. Einladungen sollten etwa 14 Tage vor dem Termin rausgehen, damit Redaktionen Zeit für die Anmeldung haben.
Wann verschickt man die Einladung zu einer Pressekonferenz?: Verschicke die Einladung idealerweise 14 Tage vorher und sende 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung eine Erinnerung. Füge Datum, Beginn, Ort, Anfahrtsweg und einen klaren Ansprechpartner hinzu.
Wie lange dauert eine Pressekonferenz?: Plane für die eigentliche Pressekonferenz meist 45 bis 60 Minuten ein. Danach solltest du mindestens 30 Minuten für Fragen, Einzelgespräche und Fotos reservieren.
Wann muss die Technik für eine Pressekonferenz getestet werden?: Führe einen vollständigen Test mindestens 2 Stunden vor Beginn durch. Prüfe dabei nicht nur Bild und Ton, sondern auch Präsentationsklicker, Stromversorgung, Ersatzkabel und die Position der Mikrofonständer.

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