Zo organiseer je een patiëntencongres

Begin met het doel en de doelgroep van het congres voordat je een zaal of spreker vastlegt. Werk daarna het programma uit, reserveer locatie, catering en techniek en open op tijd het aanmeldformulier. Bij een patiëntencongres vragen toegankelijkheid, dieetwensen en begrijpelijke communicatie extra voorbereiding. De laatste week draait vooral om controleren: presentaties verzamelen, sprekers herinneren, badges sorteren en de registratie- en presentatieruimte testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en doelgroep vaststellen
2 personen
2
Sprekers en panelleden benaderen
2 personen
3
Locatie en zaal reserveren
4
Catering reserveren
5
Technische apparatuur reserveren
6
Aanmeldformulier openen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
9
Sprekersinformatie verzamelen
10
Presentaties opvragen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Toegankelijkheidswensen verzamelen
14
Programma definitief maken
2 personen
15
Draaiboek afdrukken
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Aanwezigheidslijst afdrukken
18
Badges sorteren
2 personen
19
Presentaties controleren
2 personen
20
Cateringbestelling bevestigen
21
Sprekers herinneren
22
Techniek en materialen klaarzetten
2 personen
23
Zaalindeling uitzetten
2 personen
24
Registratietafel voorbereiden
2 personen
25
Presentatieruimte opbouwen
3 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Versiering ophangen
2 personen
30
Routeborden plaatsen
2 personen
31
Techniek testen
2 personen

Event

32
Sprekers ontvangen
2 personen
33
Sprekers instrueren
2 personen
34
Registratieteam instrueren
35
Bezoekers registreren
4 personen
36
Ontvangstkoffie serveren
3 personen
37
Openingswoord verzorgen
38
Presentaties begeleiden
2 personen
39
Microfoons beheren
2 personen
40
Koffiepauze serveren
4 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Vragenronde begeleiden
2 personen
43
Panelgesprek begeleiden
2 personen
44
Dinerbuffet openen
3 personen
45
Dinerbuffet bedienen
5 personen
46
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
47
Tafels afruimen
3 personen
48
Avondprogramma aankondigen
49
Avondpresentaties begeleiden
2 personen
50
Publieksvragen verzamelen
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Afsluitend woord verzorgen
53
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
54
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

55
Servies verzamelen
3 personen
56
Afval verzamelen
3 personen
57
Zaal opruimen
4 personen
58
Techniek afbouwen
3 personen
59
Meubilair terugplaatsen
4 personen
60
Keuken schoonmaken
3 personen
61
Toiletten controleren
62
Decoratie verwijderen
2 personen
63
Gevonden voorwerpen registreren
64
Huurmaterialen retourneren
2 personen
65
Overgebleven catering afvoeren
2 personen
66
Ruimte opleveren
2 personen
67
Bedankbericht versturen
68
Presentaties beschikbaar stellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Congrestafelsaantal 18
Registratietafelsaantal 2
Sprekerstafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 24
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpanelenaantal 2
Luidsprekersaantal 4
HDMI-kabelsaantal 6
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkersaantal 2
Laserpointersaantal 2
Powerbanksaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Soepkommenaantal 170
Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 180
Koffielepelsaantal 180
Besteksetsaantal 200
Opscheplepelsaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 12
Broodmandenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Inductieplatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 8
Aluminium serveerbakkenaantal 20

Decoratie

Congresbannersaantal 4
Achtergronddoekenaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 18
Naamkaartjesaantal 180
Badgehoudersaantal 180
Pijlbordenaantal 12
Programmafoldersaantal 180
Pennenaantal 180
Notitieblokkenaantal 180
Tafelnummerkaartenaantal 18
Polsbandjesaantal 180

Verlichting

LED-staande lampenaantal 6
LED-lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 24
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst op hoofdlijnen vast: noteer per onderdeel de doelgroep, het doel en de benodigde spreektijd. Benader sprekers en panelleden pas daarna gericht, zodat zij weten hoeveel minuten en welk onderwerp van hen wordt verwacht.
Reserveer locatie, catering en techniek zodra de congresdatum en verwachte opkomst bekend zijn. Plan minimaal 6 weken voor het congres een controle van projectoren, microfoons, HDMI-adapters, verlengkabels en stekkerdozen.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma-opzet duidelijk zijn. Vraag daarin direct naar dieetwensen en toegankelijkheidswensen; sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het congres af.
Vraag presentaties niet pas op de congresdag op. Verzamel de bestanden uiterlijk 3 werkdagen vooraf, controleer of ze op de laptop openen en test elke presentatie met de projector en de juiste HDMI-aansluiting.
Maak de registratie klaar op basis van de actuele aanmeldlijst. Druk de aanwezigheidslijst en het draaiboek uiterlijk de dag ervoor af, sorteer badges op alfabet en zet de registratietafel, zaalindeling en presentatieruimte vóór binnenkomst van de eerste deelnemer klaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een patiëntencongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je het programma bepalen, sprekers benaderen, de zaal en techniek reserveren en voldoende tijd vrijmaken voor aanmeldingen en toegankelijkheidswensen.
Wanneer moet je sprekers voor een patiëntencongres benaderen?: Benader sprekers zodra doel, doelgroep en voorlopige datum bekend zijn, meestal 8 tot 10 weken vooraf. Vraag hun presentatie uiterlijk 3 werkdagen voor het congres op en stuur 1 week vooraf een herinnering.
Wanneer verzamel je dieetwensen en toegankelijkheidswensen?: Vraag beide gegevens uit tijdens de aanmelding en sluit de inventarisatie 7 dagen voor het congres. Bevestig daarna de cateringbestelling en controleer of de zaalindeling en route bij de gemelde wensen passen.
Hoe bereid je de techniek voor op een patiëntencongres?: Test projectoren, schermen, microfoons, luidsprekers, mengpaneel en presentatielaptop uiterlijk 1 dag vooraf. Leg ook HDMI-kabels, adapters, verlengkabels, stekkerdozen en een presentatieklikker klaar en voer op de congresdag vóór registratie nog een korte soundcheck uit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.