Organiser un congrès de patients, étape par étape

Un congrès de patients se prépare d’abord autour du programme et du public, puis se construit avec les intervenants, le lieu et les inscriptions. Prévoyez assez tôt les besoins alimentaires, l’accessibilité et la technique : ce sont les points qui bloquent le plus souvent au dernier moment. Les présentations, badges et listes d’accueil doivent être finalisés avant l’installation. Le jour J, une répétition technique et une table d’inscription prête dès l’ouverture évitent les files et les retards.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le programme et le public cible
2 personnes
2
Contacter les intervenants et les panélistes
2 personnes
3
Réserver le lieu et la salle
4
Réserver le catering
5
Réserver le matériel technique
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
9
Rassembler les informations sur les intervenants
10
Demander les présentations
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recueillir les besoins d’accessibilité
14
Finaliser le programme
2 personnes
15
Imprimer le déroulé
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Imprimer la liste de présence
18
Trier les badges
2 personnes
19
Vérifier les présentations
2 personnes
20
Confirmer la commande traiteur
21
Rappeler les intervenants
22
Installer la technique et le matériel
2 personnes
23
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
24
Préparer la table d'inscription
2 personnes
25
Monter l’espace de présentation
3 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Monter le buffet traiteur
3 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Suspendre la décoration
2 personnes
30
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
31
Tester la technique
2 personnes

Événement

32
Accueillir les intervenants
2 personnes
33
Briefer les intervenants
2 personnes
34
Briefer l'équipe d'inscription
35
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
36
Servir le café d'accueil
3 personnes
37
Faire le discours d’ouverture
38
Animer les présentations
2 personnes
39
Gérer les micros
2 personnes
40
Servir la pause-café
4 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
43
Animer le débat
2 personnes
44
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
45
Servir le buffet du dîner
5 personnes
46
Servir les repas diététiques
2 personnes
47
Dégager les tables
3 personnes
48
Annoncer le programme du soir
49
Animer les présentations du soir
2 personnes
50
Recueillir les questions du public
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Préparer le mot de clôture
53
Reconduire les visiteurs
3 personnes
54
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

55
Rassembler la vaisselle
3 personnes
56
Rassembler les déchets
3 personnes
57
Ranger la salle
4 personnes
58
Démonter la technique
3 personnes
59
Remettre le mobilier en place
4 personnes
60
Nettoyer la cuisine
3 personnes
61
Vérifier les toilettes
62
Retirer la décoration
2 personnes
63
Enregistrer les objets trouvés
64
Retourner les matériels de location
2 personnes
65
Évacuer la restauration restante
2 personnes
66
Libérer l’espace
2 personnes
67
Envoyer un message de remerciement
68
Mettre les présentations à disposition

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tables de congrèsqté 18
Tables d’inscriptionqté 2
Tables des intervenantsqté 2
Tables de buffetqté 6
Nappesqté 24
Tabouretsqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Tables de mixageqté 2
Haut-parleursqté 4
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Cliques de présentationqté 2
Pointeurs laserqté 2
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Bol à soupeqté 170
Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 220
Verres à vinqté 180
Cuillères à caféqté 180
Couvertsqté 200
Louchesqté 24

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 24
Pinces de serviceqté 12
Corbeilles à painqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Plaques à inductionqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 8
Bacs de service en aluminiumqté 20

Décoration

Banderoles de congrèsqté 4
Toiles de fondqté 2
Compositions floralesqté 8
Décoration de tableqté 18
Badges nominatifsqté 180
Porte-badgesqté 180
Panneaux indicateursqté 12
Brochures du programmeqté 180
Stylosqté 180
Blocs-notesqté 180
Cartes de numéros de tableqté 18
Braceletsqté 180

Éclairage

Lampadaires LEDqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 24
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer le programme, le public cible et le format des échanges. Contactez ensuite les intervenants et panélistes avec une date précise de confirmation, afin de ne pas réserver une salle ou un traiteur sur une base encore incertaine.
Ouvrez les inscriptions dès que le lieu et le programme provisoire sont confirmés. Demandez dans le même formulaire les régimes alimentaires et les besoins d’accessibilité : relancer ces informations séparément à la dernière minute fait perdre plusieurs jours.
Demandez les présentations au plus tard 5 jours avant le congrès et vérifiez-les sur l’ordinateur qui servira en salle. Contrôlez les formats, les vidéos, les câbles HDMI, les adaptateurs et les microphones avant l’arrivée du public.
Préparez les badges nominatifs et la liste de présence la veille, puis triez les badges dans l’ordre d’arrivée ou par nom. Installez la table d’inscription avec suffisamment de stylos et laissez une procédure claire pour les inscriptions de dernière minute.
Confirmez la commande traiteur 48 heures avant l’événement avec le nombre d’inscrits et les contraintes alimentaires. Prévoyez l’agencement des tables, des chaises et du buffet avant l’installation technique pour garder les passages accessibles.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès de patients ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date, surtout si plusieurs intervenants et une salle équipée sont nécessaires. Les inscriptions peuvent être ouvertes dès que le programme provisoire et le lieu sont confirmés.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez-les au moins 5 jours avant le congrès et fixez une heure limite précise. Gardez ensuite une demi-journée pour vérifier les fichiers, les vidéos, les adaptateurs et l’ordre de passage.
Combien de temps prévoir pour installer la technique ?: Réservez au minimum 2 heures avant l’accueil du public pour installer les projecteurs, écrans, microphones, haut-parleurs et câbles. Ajoutez 30 minutes pour tester chaque présentation et régler le son.
Quand confirmer le traiteur pour un congrès ?: Confirmez la commande 48 heures avant l’événement, avec le nombre d’inscrits et les besoins alimentaires recueillis. Vérifiez aussi l’heure de livraison et l’emplacement des tables de buffet.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.