Patientenkongress organisieren: der richtige Ablauf
Ein Patientenkongress braucht mehr als ein gutes Programm: Referenten, Technik, Anmeldung, Catering und Barrierefreiheit müssen ineinandergreifen. Beginne mit Zielgruppe und Ablauf, bevor du den Saal und die Ausstattung fest buchst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Abfrage besonderer Anforderungen. In der letzten Woche geht es vor allem darum, Präsentationen, Namensschilder, Sitzordnung und Registrierung so vorzubereiten, dass am Veranstaltungstag niemand suchen muss.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Programm und Zielgruppe festlegen
2 Personen
- 2
Redner und Panelteilnehmer ansprechen
2 Personen
- 3
Veranstaltungsort und Saal reservieren
- 4
Catering reservieren
- 5
Technische Geräte reservieren
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Werbematerial verteilen
2 Personen
- 9
Sprecherinformationen sammeln
- 10
Präsentationen anfordern
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Anforderungen zur Barrierefreiheit sammeln
- 14
Programm finalisieren
2 Personen
- 15
Drehbuch ausdrucken
- 16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 17
Anwesenheitsliste drucken
- 18
Badges sortieren
2 Personen
- 19
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 20
Cateringbestellung bestätigen
- 21
Referenten erinnern
- 22
Technik und Material bereitstellen
2 Personen
- 23
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
- 24
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
- 25
Präsentationsraum aufbauen
3 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 28
Getränke kühlen
2 Personen
- 29
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 30
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 31
Technik testen
2 Personen
Event
- 32
Referenten empfangen
2 Personen
- 33
Referenten einweisen
2 Personen
- 34
Registrierungsteam einweisen
- 35
Besucher registrieren
4 Personen
- 36
Begrüßungskaffee servieren
3 Personen
- 37
Eröffnungsrede halten
- 38
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 39
Mikrofone verwalten
2 Personen
- 40
Kaffeepause servieren
4 Personen
- 41
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 42
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 43
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
- 44
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
- 45
Dinnerbuffet bedienen
5 Personen
- 46
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 47
Tische abräumen
3 Personen
- 48
Abendprogramm ankündigen
- 49
Abendpräsentationen betreuen
2 Personen
- 50
Publikumsfragen sammeln
2 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Abschlusswort halten
- 53
Besucher verabschieden
3 Personen
- 54
Reste sicher verstauen
2 Personen
Nachbereitung
- 55
Geschirr sammeln
3 Personen
- 56
Abfall sammeln
3 Personen
- 57
Raum aufräumen
4 Personen
- 58
Technik abbauen
3 Personen
- 59
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 60
Küche reinigen
3 Personen
- 61
Toiletten kontrollieren
- 62
Dekoration entfernen
2 Personen
- 63
Fundgegenstände registrieren
- 64
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 65
Übrig gebliebenes Catering entsorgen
2 Personen
- 66
Raum übergeben
2 Personen
- 67
Dankesnachricht versenden
- 68
Präsentationen bereitstellen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 170
- KongresstischeAnz. 18
- RegistrierungstischeAnz. 2
- RednerpulteAnz. 2
- BuffetischeAnz. 6
- TischdeckenAnz. 24
- HockerAnz. 6
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 2
- MischpulteAnz. 2
- LautsprecherAnz. 4
- HDMI-KabelAnz. 6
- HDMI-AdapterAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- PräsentationsklickerAnz. 2
- LaserpointerAnz. 2
- PowerbanksAnz. 6
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 180
- DesserttellerAnz. 180
- SuppenschalenAnz. 170
- KaffeetassenAnz. 180
- WassergläserAnz. 220
- WeingläserAnz. 180
- KaffeelöffelAnz. 180
- BestecksetsAnz. 200
- ServierlöffelAnz. 24
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 24
- ServierzangenAnz. 12
- BrotkörbeAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 6
- InduktionsplattenAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 8
- Aluminium-ServierblecheAnz. 20
Dekoration
- KongressbannerAnz. 4
- HintergrundtücherAnz. 2
- BlumenarrangementsAnz. 8
- TischdekorationAnz. 18
- NamensschilderAnz. 180
- BadgehalterAnz. 180
- WegweiserAnz. 12
- ProgrammhefteAnz. 180
- StifteAnz. 180
- NotizblöckeAnz. 180
- TischnummernkartenAnz. 18
- ArmbänderAnz. 180
Beleuchtung
- LED-StehlampenAnz. 6
- LED-LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- HandfegerAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 24
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Zielgruppe, Thema und zeitlichen Ablauf fest. Plane pro Vortragsblock zusätzlich 10 bis 15 Minuten für Fragen, Wechsel und technische Unterbrechungen ein.
- Sprich Referenten und Panelteilnehmer früh an und fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. So bleibt Zeit, Dateien, Videoformate und HDMI-Adapter gemeinsam zu prüfen.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Veranstaltungsort, Programm und Teilnahmebedingungen feststehen. Erfasse dabei direkt Ernährungswünsche und Anforderungen zur Barrierefreiheit, nicht erst am Einlass.
- Bestätige das Catering 3 bis 5 Werktage vorher anhand der tatsächlichen Anmeldungen. Prüfe dabei auch, ob Teller, Tassen, Gläser und Besteck für Pausen und Buffet gleichzeitig verfügbar sind.
- Baue Präsentationsraum und Registrierungstisch am Vortag oder mindestens 2 Stunden vor Beginn auf. Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher und Präsentationsklicker mit den echten Dateien.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Patientenkongress organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Saal, Referenten, Technik, Catering und Anmeldeformular in der richtigen Reihenfolge festlegen.
- Wann sollte das Programm eines Patientenkongresses feststehen?
- Das vorläufige Programm sollte etwa 8 Wochen vor dem Termin stehen, damit Einladungen und Werbung starten können. Finalisiere Zeiten, Titel und Referenten spätestens 2 Wochen vorher.
- Wie viele Tage vorher sollte man die Referenten erinnern?
- Sende eine erste Erinnerung 14 Tage vorher und eine kurze Bestätigung 2 bis 3 Tage vor dem Kongress. Bitte spätestens 7 Tage vorher um die endgültige Präsentation und technische Hinweise.
- Was muss man bei der Anmeldung zu einem Patientenkongress abfragen?
- Neben Name und Kontaktdaten solltest du Ernährungswünsche und Barrierefreiheitsanforderungen abfragen. Schließe die Erfassung etwa 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung ab, damit Catering und Raumplanung angepasst werden können.
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