Zo organiseer je een passieconcert

Een passieconcert vraagt om een strakke volgorde: eerst leg je datum, programma en kerk of concertlocatie vast, daarna regel je uitvoerenden, repetities en techniek. Begin vroeg met vergunningen, verzekeringen en contracten; die bepalen wat later nog mogelijk is. Zodra repertoire en teksten compleet zijn, kun je promotie, aanmeldingen en vrijwilligers plannen. In de laatste weken draait alles om definitieve zitplaatsen, programmaboekjes, technische afstemming en catering voor publiek en uitvoerenden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en concertprogramma vastleggen
2 personen
2
Kerk of concertlocatie reserveren
3
Uitvoerenden contracteren
2 personen
4
Repertoire en teksten verzamelen
2 personen
5
Repetitiedata vastleggen
2 personen
6
Vergunningen en verzekeringen controleren
7
Reserveringen voor techniek maken
8
Promotietekst schrijven
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Concert online publiceren
11
Posters ophangen
2 personen
12
Lokale promotie verspreiden
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Programma definitief maken
2 personen
17
Programmaboekje opmaken
18
Programmaboekjes drukken
19
Technische input verzamelen
2 personen
20
Zitplaatsindeling maken
2 personen
21
Catering bestellen
2 personen
22
Laatste uitnodiging versturen
23
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
24
Contactgegevens uitvoerenden controleren
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Apparatuur en materialen verzamelen
2 personen

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Techniek lossen
3 personen
29
Stoelen opstellen
4 personen
30
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
31
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
32
Achtergrond en decoratie plaatsen
2 personen
33
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
34
Verlichting opbouwen
2 personen
35
Instrumenten klaarzetten
3 personen
36
Microfoons testen
2 personen
37
Lichtplan testen
2 personen
38
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
39
Generale repetitie uitvoeren
8 personen
40
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
41
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
42
Programmaboekjes uitstallen
43
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
44
Publieksontvangst bemensen
4 personen
45
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
3 personen
46
Concert openen
47
Programma aankondigen
48
Concert begeleiden
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Pauzedranken serveren
4 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Publieksvragen afhandelen
2 personen
53
Toiletten tussentijds controleren
54
Slotwoord verzorgen
55
Afscheidsdranken serveren
3 personen
56
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
57
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

58
Catering afbouwen
3 personen
59
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
60
Instrumenten inpakken
3 personen
61
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
62
Verlichting afbreken
2 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Materialen terugbrengen
2 personen
67
Techniek retourneren
2 personen
68
Sleutels en locatie opleveren
69
Foto's en bestanden archiveren
70
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Tafelsaantal 8
Kleedkamertafelsaantal 3
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Kapstokkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Drinkglazenaantal 180
Bordenaantal 180
Gebaksvorkjesaantal 180
Theelepelsaantal 180
Serveerbladenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 3
Schenkkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerlepelsaantal 8
Suikerbakjesaantal 6
Melkkannetjesaantal 6

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Muziekstandaardsaantal 16
Pianokruk
Metronoom

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Kabelgotenaantal 12

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Bloemstukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Kaarsenaantal 24
Kaarshoudersaantal 12
Kabelbindersaantal 100

Drukwerk

Programmaboekjesaantal 200
Routebordjesaantal 12
Naamkaartjesaantal 30

Entree

Kassa
Geldkist
Pennenaantal 12
Klembordenaantal 6
Polsbandjesaantal 200

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en concertprogramma eerst vast. Reserveer daarna direct de uitvoerenden en repetitiedata, zodat het repertoire niet onder tijdsdruk hoeft te worden aangepast.
Verzamel technische input uiterlijk enkele weken vóór het concert. Vraag per uitvoerende welke microfoons, DI-boxen, kabels en aansluitingen nodig zijn en maak daarna pas de reservering voor mengpaneel en luidsprekers.
Stuur de eerste uitnodigingen en online publicatie op tijd uit, maar plan ook een laatste uitnodiging. Bevestig aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt.
Maak de zitplaatsindeling voordat je programmaboekjes laat drukken. Zo voorkom je dat aantallen, routing of informatie over gereserveerde plaatsen na het drukken nog veranderen.
Plan op de concertdag een aparte ontvangst voor uitvoerenden. Kleedkamertafels, kledingrekken, kapstokken, water en koffie worden vaak vergeten als alleen naar het podium en de publiekszaal wordt gekeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een passieconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, programma en uitvoerenden. Plan repetities en technische reserveringen zodra de bezetting bekend is; promotie kan daarna ongeveer 6 tot 8 weken voor het concert starten.
Wanneer moet je de kerk of concertlocatie reserveren?: Reserveer de locatie direct nadat je een voorlopige datum en tijd hebt gekozen, liefst minimaal 4 maanden vooraf. Controleer meteen de beschikbare opbouwtijd, geluidsregels, verzekeringen en eventuele vergunningen.
Wanneer bestel je programmaboekjes voor een passieconcert?: Maak het programma eerst definitief en controleer namen, teksten en volgorde. Laat de boekjes daarna ongeveer 2 weken vóór het concert drukken, zodat je nog tijd hebt voor correcties en verdeling.
Hoeveel techniek heb je nodig voor een passieconcert?: Dat hangt af van de bezetting en de akoestiek, maar inventariseer minimaal 3 tot 4 weken vooraf het aantal microfoons, statieven, DI-boxen, audiokabels en luidsprekers. Plan vóór de concertdag een technische controle met de uitvoerenden of geluidsploeg.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.