Ein Passionskonzert Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere Kirche oder Veranstaltungsort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher und kläre dabei Einlass, Bestuhlung, Stromanschlüsse sowie die Zeit für Aufbau und Abbau.
• Plane mehrere Probentermine und sammle den technischen Input spätestens 3 Wochen vor dem Konzert. Für Mischpult, Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer und Audiokabel braucht das Technikteam eine vollständige Liste.
• Verschicke die erste Einladung 4 bis 6 Wochen vorher und veröffentliche das Konzert gleichzeitig online. Eine letzte Einladung oder Erinnerung 5 bis 7 Tage vor dem Termin erhöht die Zahl der bestätigten Anmeldungen.
• Erfasse bei den Anmeldungen nicht nur die Personenzahl, sondern auch Ernährungswünsche und Kontaktdaten. Bestätige die Anmeldungen spätestens 3 Tage vor dem Konzert, damit Catering und Sitzplan stimmen.
• Drucke das Programmheft erst nach der finalen Programmfreigabe, idealerweise 5 bis 7 Tage vorher. Prüfe außerdem, ob für Empfang und Bewirtung genügend Stühle, Tische, Tassen, Gläser, Teller und Thermoskannen bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Passionskonzert organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. In dieser Zeit lassen sich Veranstaltungsort, Künstler, Genehmigungen, Proben, Technik und Werbung noch ohne Zeitdruck koordinieren.

Wann muss die Kirche für ein Passionskonzert reserviert werden?

Reserviere die Kirche möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Kläre bei der Buchung auch, wann der Aufbau beginnen darf und ob am Konzerttag weitere Gottesdienste oder Veranstaltungen stattfinden.

Wann sollte man die Technik für ein Passionskonzert planen?

Sammle den technischen Input spätestens 3 Wochen vor dem Termin und reserviere die Technik danach. Für Aufbau und Soundcheck solltest du am Konzerttag mindestens 2 bis 3 Stunden einplanen.

Wann druckt man das Programmheft für ein Konzert?

Drucke das Programmheft 5 bis 7 Tage vor dem Konzert, sobald Repertoire, Texte und Namen geprüft sind. So bleiben kleine Änderungen möglich, ohne dass eine komplette Neuauflage nötig wird.

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