Zo organiseer je een passieconcert zonder last-minute chaos

Begin een passieconcert niet met de zaalopstelling, maar met de muzikale basis: bevestig de datum, locatie, dirigent, musici en het programma. Leg daarna repetitiedata vast en verzamel de muziekpartijen, zodat correcties niet pas tijdens de laatste repetitie boven water komen. Regel publiciteit en aanmeldingen vroeg genoeg om het aantal stoelen, programma’s en catering realistisch te plannen. In de laatste week controleer je vergunningen, verzekering, techniek en vrijwilligers. Op de concertdag zelf werk je van een lege, geventileerde zaal naar podium, stoelen, muzieklessenaars en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum bevestigen
2 personen
2
Locatie reserveren
2 personen
3
Programma samenstellen
3 personen
4
Musici bevestigen
2 personen
5
Dirigent bevestigen
6
Repetitiedata vastleggen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Publiciteit publiceren
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Reserveringen maken
2 personen
12
Vergunningen controleren
13
Verzekering controleren
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
16
Muziekpartijen controleren
3 personen
17
Programma laten drukken
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Materialen controleren
2 personen
20
Routebeschrijving delen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Zaal ventileren
2 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen opstellen
5 personen
25
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
26
Dirigentenplek inrichten
2 personen
27
Instrumenten klaarzetten
4 personen
28
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
29
Microfoons testen
2 personen
30
Verlichting instellen
2 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Entree inrichten
2 personen
33
Programma's klaarleggen
2 personen
34
Garderobe inrichten
2 personen
35
Koffiepunt inrichten
3 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Hapjes klaarzetten
3 personen
38
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
39
Publieksingang openen
2 personen
40
Bezoekers ontvangen
4 personen
41
Kaarten controleren
2 personen
42
Programma's uitdelen
2 personen
43
Bezoekers plaatsen
3 personen
44
Garderobe bemannen
2 personen
45
Concert aankondigen
46
Muziek uitvoeren
30 personen
47
Pauze begeleiden
4 personen
48
Koffie en thee serveren
4 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
52
Donaties registreren
2 personen
53
Afsluiting aankondigen
54
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
55
Garderobe leegruimen
2 personen
56
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

57
Instrumenten opruimen
4 personen
58
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
59
Muzieklessenaars opruimen
3 personen
60
Meubilair terugplaatsen
5 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Zaal schoonmaken
4 personen
65
Toiletten schoonmaken
2 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Locatie afsluiten
2 personen
69
Gevonden voorwerpen bewaren
70
Betalingen controleren
2 personen
71
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 10
Kleedkamertafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Podiumdelenaantal 8
Katheder
Dirigentenlessenaar

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Gebaksbordjesaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Vorkenaantal 120
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Versterker
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Muzieklessenaarsaantal 35
Lessenaarschermenaantal 35
Pianokruk
Metronoom

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Bloemstukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Menukaartstandaardsaantal 6
Postersaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Programmastandaardsaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Schenkkannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Afwasteilenaantal 3

Catering

Kassa
Pinapparaat
Geldkist
Donatieboxaantal 2
Servettenhoudersaantal 6
Krijtbordenaantal 4
Naamstickersaantal 100
Kledinghangersaantal 180
Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Eerstehulpset

Tips

Zet de muzikale planning eerst vast. Plan alle repetitiedata voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer de muziekpartijen uiterlijk bij de eerste repetitie; ontbrekende of verkeerde partijen kosten anders direct repetitietijd.
Maak de publieksplanning op basis van aanmeldingen. Verzamel dieetwensen tegelijk met de reserveringen en tel daarna stoelen, programma’s, koffie, glazen en gebaksbordjes opnieuw voordat je boodschappen doet.
Test de volledige geluidsketen vóór de deuren opengaan. Sluit microfoons, standaards, mengpaneel, versterker en luidsprekers aan en leg audiokabels en verlengkabels vast met kabelmatten, zodat niemand over losse kabels struikelt.
Wijs vrijwilligers per zone en tijdstip toe. Laat iemand de locatie openen en ventileren, iemand de garderobe en ontvangst controleren en iemand verantwoordelijk zijn voor podium, muzieklessenaars en de dirigentenlessenaar.
Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst podiumdelen en verlichting, daarna tafels en stoelen, vervolgens lessenaars en techniek. Houd LED-spots, lichtstatieven en een pianokruk apart tot de podiumindeling definitief is, zodat je niet opnieuw hoeft te schuiven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een passieconcert organiseren?: Leg datum, locatie, dirigent, musici en programma bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Verstuur uitnodigingen en publiciteit minimaal 4 tot 6 weken voor het concert, zodat aanmeldingen en dieetwensen tijdig binnenkomen.
Wanneer plan je de repetities voor een passieconcert?: Plan de repetitiedata direct nadat dirigent en musici zijn bevestigd, meestal 2 tot 4 maanden vooraf. Controleer de muziekpartijen uiterlijk bij de eerste repetitie en plan de laatste volledige repetitie binnen 7 dagen voor het concert.
Hoeveel tijd heb je nodig om een passieconcert op te bouwen?: Reserveer minimaal 3 tot 4 uur voor de opbouw van podium, stoelen, verlichting en techniek. Plan daarna minstens 60 minuten voor een volledige soundcheck en controle van de muzieklessenaars voordat het publiek binnenkomt.
Wat moet je op de concertdag als eerste doen?: Open de locatie eerst, ventileer de zaal en controleer stroom, podium en vluchtroutes. Bouw daarna de zaal op en test microfoons, mengpaneel, luidsprekers en verlichting voordat je ontvangst, catering en publieksbegeleiding start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.