Organiser un concert de la Passion, étape par étape
Un concert de la Passion demande de coordonner la musique, le lieu, les autorisations et l’accueil du public dans le bon ordre. Commencez par confirmer la date, réserver la salle et réunir les musiciens ainsi que le chef d’orchestre. Fixez ensuite le programme et les répétitions avant de lancer les invitations et les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à vérifier les partitions, le matériel technique, l’installation de la salle et les besoins alimentaires.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date du concert
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
2 personnes
- 3
Établir le programme
3 personnes
- 4
Confirmer les musiciens
2 personnes
- 5
Confirmer le chef d’orchestre
- 6
Fixer les dates de répétition
2 personnes
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Publier la publicité
2 personnes
- 9
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Faire les réservations
2 personnes
- 12
Vérifier les autorisations
- 13
Vérifier l’assurance
- 14
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 15
Rassembler les partitions
2 personnes
- 16
Vérifier les parties de musique
3 personnes
- 17
Faire imprimer le programme
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Vérifier le matériel
2 personnes
- 20
Partager l’itinéraire
Événement
- 21
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 22
Aérer la salle
2 personnes
- 23
Installer les tables
4 personnes
- 24
Installer les chaises
5 personnes
- 25
Installer les pupitres
3 personnes
- 26
Aménager la place du chef d’orchestre
2 personnes
- 27
Installer les instruments
4 personnes
- 28
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 29
Tester les microphones
2 personnes
- 30
Régler l’éclairage
2 personnes
- 31
Installer la décoration
3 personnes
- 32
Aménager l’entrée
2 personnes
- 33
Préparer les programmes
2 personnes
- 34
Aménager le vestiaire
2 personnes
- 35
Mettre en place le point café
3 personnes
- 36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 37
Préparer les en-cas
3 personnes
- 38
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
- 39
Ouvrir l'entrée du public
2 personnes
- 40
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 41
Contrôler les billets
2 personnes
- 42
Distribuer les programmes
2 personnes
- 43
Installer les visiteurs
3 personnes
- 44
Tenir le vestiaire
2 personnes
- 45
Annoncer le concert
- 46
Jouer de la musique
30 personnes
- 47
Encadrer la pause
4 personnes
- 48
Servir le café et le thé
4 personnes
- 49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 51
Répondre aux questions du public
2 personnes
- 52
Enregistrer les dons
2 personnes
- 53
Annoncer la clôture
- 54
Reconduire les visiteurs
3 personnes
- 55
Vider le vestiaire
2 personnes
- 56
Clôturer la caisse
2 personnes
Suivi
- 57
Ranger les instruments
4 personnes
- 58
Démonter la sono
2 personnes
- 59
Ranger les pupitres à musique
3 personnes
- 60
Remettre le mobilier en place
5 personnes
- 61
Retirer la décoration
3 personnes
- 62
Faire la vaisselle
3 personnes
- 63
Rassembler les déchets
3 personnes
- 64
Nettoyer la salle
4 personnes
- 65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 66
Inventorier le matériel
2 personnes
- 67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 68
Fermer le lieu
2 personnes
- 69
Conserver les objets trouvés
- 70
Vérifier les paiements
2 personnes
- 71
Ranger le stock restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 180
- Tables pliantesqté 10
- Tables de logeqté 4
- Tabouretsqté 12
- Portantsqté 3
- Éléments de podiumqté 8
- Pupitre
- Pupitre de chef d’orchestre
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 180
- Assiettesqté 180
- Assiettes à pâtisserieqté 120
- Cuillères à caféqté 120
- Fourchettesqté 120
- Pinces de serviceqté 6
Équipement
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Amplificateur
- Câbles audioqté 8
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Passe-câblesqté 10
- Pupitres de musiqueqté 35
- Pare-soleil de pupitreqté 35
- Tabouret de piano
- Métronome
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 6
- Pieds d’éclairageqté 3
- Lampes à pilesqté 6
Décoration
- Compositions floralesqté 4
- Nappesqté 10
- Présentoirs de menuqté 6
- Affichesqté 12
- Panneaux indicateursqté 8
- Pupitres de programmeqté 3
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Carafesqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Plats de service avec couvercleqté 6
- Bacs à vaisselleqté 3
Catering
- Caisse
- Terminal de paiement
- Caisse
- Boîte de donsqté 2
- Porte-serviettesqté 6
- Panneaux en ardoiseqté 4
- Étiquettes nominativesqté 100
- Cintresqté 180
- Courses
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Poubellesqté 8
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Brosses de toilettesqté 4
- Kit de premiers secours
Conseils
- Bloquez la date et le lieu au moins 3 à 6 mois à l’avance, puis confirmez rapidement les musiciens et le chef d’orchestre. Une date non validée retarde le programme, les répétitions et la communication.
- Prévoyez plusieurs répétitions avec un calendrier écrit dès que le programme est arrêté. Rassemblez les partitions et vérifiez chaque partie musicale au moins 2 semaines avant le concert.
- Lancez les invitations et la publicité dès que le programme et le lieu sont confirmés. Fixez une date limite d’inscription, idéalement 7 à 10 jours avant le concert, pour connaître le nombre de spectateurs et les besoins alimentaires.
- Ne remettez pas les autorisations et l’assurance à la dernière semaine. Vérifiez-les au moins 4 semaines avant, notamment si la salle accueille du public ou si vous utilisez des microphones, des projecteurs et une sonorisation.
- Gardez une demi-journée pour l’installation : aérez la salle, placez les tables et les chaises, puis installez les pupitres, les microphones et les câbles. Testez le son et l’éclairage avant l’arrivée des musiciens, et partagez l’itinéraire aux bénévoles.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert de la Passion ?
- Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les musiciens, planifier les répétitions, vérifier les autorisations et informer le public.
- Quand faut-il réserver la salle pour un concert de la Passion ?
- Réservez-la dès que la date envisagée est connue, de préférence au moins 3 mois à l’avance. Confirmez aussi les horaires d’accès, d’installation et de rangement avant de publier les invitations.
- Quand imprimer le programme du concert ?
- Préparez le contenu après validation du programme et faites imprimer les exemplaires environ 1 à 2 semaines avant le concert. Gardez une petite marge pour corriger une erreur ou modifier une information pratique.
- Quand tester le matériel de sonorisation et l’éclairage ?
- Effectuez un premier contrôle au moins 1 semaine avant, puis un test complet le jour du concert avant l’ouverture de la salle. Vérifiez les microphones, les pieds, la table de mixage, les câbles, les rallonges et les projecteurs LED.
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