Passionskonzert organisieren: Der Ablauf von der Planung bis zum Einlass
Ein Passionskonzert steht und fällt mit einer frühen Abstimmung zwischen Chor, Musikern, Dirigenten und Veranstaltungsort. Lege zuerst den Konzerttermin fest und reserviere den Saal, bevor du Programm und Proben planst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Technik, Genehmigungen und die Einteilung der Helfer. Am Veranstaltungstag brauchst du ausreichend Zeit für Lüften, Bestuhlung, Notenpulte, Soundcheck und den Aufbau der Kaffeetische.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Konzertdatum bestätigen
2 Personen
- 2
Location reservieren
2 Personen
- 3
Programm zusammenstellen
3 Personen
- 4
Musiker bestätigen
2 Personen
- 5
Dirigenten bestätigen
- 6
Probentermine festlegen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Werbung veröffentlichen
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Reservierungen vornehmen
2 Personen
- 12
Genehmigungen prüfen
- 13
Versicherung prüfen
- 14
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 15
Musikpartituren sammeln
2 Personen
- 16
Musikpartituren prüfen
3 Personen
- 17
Programm drucken lassen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Materialien prüfen
2 Personen
- 20
Wegbeschreibung teilen
Event
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Saal lüften
2 Personen
- 23
Tische aufstellen
4 Personen
- 24
Stühle aufstellen
5 Personen
- 25
Notenständer aufstellen
3 Personen
- 26
Dirigentenplatz einrichten
2 Personen
- 27
Instrumente bereitstellen
4 Personen
- 28
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 29
Mikrofone testen
2 Personen
- 30
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 32
Eingangsbereich einrichten
2 Personen
- 33
Programme bereitlegen
2 Personen
- 34
Garderobe einrichten
2 Personen
- 35
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
- 36
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 37
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 38
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
- 39
Publikumseingang öffnen
2 Personen
- 40
Besucher empfangen
4 Personen
- 41
Karten kontrollieren
2 Personen
- 42
Programme ausgeben
2 Personen
- 43
Besucher platzieren
3 Personen
- 44
Garderobe besetzen
2 Personen
- 45
Konzert ankündigen
- 46
Musik aufführen
30 Personen
- 47
Pause betreuen
4 Personen
- 48
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
- 49
Snacks servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 52
Spenden erfassen
2 Personen
- 53
Abschluss ankündigen
- 54
Besucher verabschieden
3 Personen
- 55
Garderobe leerräumen
2 Personen
- 56
Kasse abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 57
Instrumente aufräumen
4 Personen
- 58
Tonanlage abbauen
2 Personen
- 59
Musikpulte wegräumen
3 Personen
- 60
Möbel wieder aufstellen
5 Personen
- 61
Dekoration entfernen
3 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Abfall sammeln
3 Personen
- 64
Saal reinigen
4 Personen
- 65
Toiletten reinigen
2 Personen
- 66
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 67
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 68
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 69
Fundgegenstände aufbewahren
- 70
Zahlungen prüfen
2 Personen
- 71
Restbestand einlagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 180
- KlappischeAnz. 10
- UmkleidetischeAnz. 4
- HockerAnz. 12
- GarderobenständerAnz. 3
- BühnenelementeAnz. 8
- Rednerpult
- Dirigentenpult
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 180
- TellerAnz. 180
- TortenplattenAnz. 120
- KaffeelöffelAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- ServierzangenAnz. 6
Ausstattung
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- Verstärker
- AudiokabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 10
- NotenpulteAnz. 35
- PultschirmeAnz. 35
- Klavierhocker
- Metronom
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- LichtstativeAnz. 3
- BatterielaternenAnz. 6
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 4
- TischdeckenAnz. 10
- MenükartenständerAnz. 6
- PosterAnz. 12
- WegweiserAnz. 8
- ProgrammständerAnz. 3
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- AusgießkannenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- Servierplatten mit DeckelAnz. 6
- SpülwannenAnz. 3
Catering
- Kasse
- Kartenterminal
- Geldkassette
- SpendenboxAnz. 2
- ServiettenhalterAnz. 6
- KreidetafelnAnz. 4
- NamensaufkleberAnz. 100
- KleiderbügelAnz. 180
- Einkäufe
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 4
- Erste-Hilfe-Set
Tipps
- Bestätige Konzerttermin, Location, Musiker und Dirigenten möglichst in dieser Reihenfolge. Ohne einen festen Saal lassen sich Proben, Einladungen und technische Anforderungen nur schwer verlässlich planen.
- Plane die Probentermine direkt nach der Programmzusammenstellung. Prüfe die Partituren vor dem Druck und bestelle oder kopiere fehlende Noten nicht erst in der letzten Woche.
- Verschicke Einladungen und veröffentliche die Werbung früh genug, damit du Anmeldungen, Ernährungswünsche und nötige Reservierungen gesammelt bearbeiten kannst. Führe dafür eine aktuelle Liste mit Zu- und Absagen.
- Kläre Genehmigungen und Versicherung vor der öffentlichen Bewerbung. Prüfe außerdem, ob Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Verstärker und Audiokabel zum Saal passen und ob Verlängerungskabel mit Kabelmatten sicher verlegt werden können.
- Teile die Helfer mit konkreten Uhrzeiten ein. Rechne am Konzerttag zuerst Zeit zum Lüften und Aufstellen von Tischen, Stühlen, Notenständern und Dirigentenpult ein; danach folgen Licht, Ton, Garderobe und der Einlass.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Passionskonzert planen?
- Beginne idealerweise mehrere Monate vor dem Konzerttermin. Termin, Location, Programm, Musiker und Dirigent sollten zuerst feststehen; danach bleiben noch mindestens einige Wochen für Proben, Werbung und Anmeldungen.
- Wann sollte man die Musiker und den Dirigenten bestätigen?
- Bestätige beide, bevor du das Programm veröffentlichst und Einladungen verschickst. So kannst du Proben und Technik verbindlich planen und musst keine Änderungen kurz vor dem Konzert kommunizieren.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Passionskonzert?
- Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für das Öffnen der Location, Lüften, Bestuhlung, Notenpulte, Technik und Beleuchtung ein. Ein zusätzlicher Soundcheck mit Mikrofonen und Lautsprechern sollte vor dem Einlass abgeschlossen sein.
- Bis wann müssen Ernährungswünsche erfasst werden?
- Sammle Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und setze eine feste Rückmeldefrist, etwa 7 bis 10 Tage vor dem Konzert. Danach kannst du Kaffee, Kuchen, Geschirr und Serviermaterial passend einkaufen.
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