Zo organiseer je een partnerdag zonder last-minute chaos

Een partnerdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een uitnodiging en een lunch. Je moet tegelijk het programma, de aanmeldingen, dieetwensen, vervoersvragen, catering, techniek en inrichting op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, werk daarna naar een definitieve gastenlijst en een sluitend tijdschema. Plan de laatste week vooral voor bevestigingen, drukwerk, leveringen en communicatie. Zo voorkom je dat naamkaartjes ontbreken, dieetlijsten te laat bij de cateraar komen of microfoons pas bij de opening worden getest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
3
Gastenlijst samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen registreren
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vervoersvragen inventariseren
10
Leveranciers selecteren
2 personen
11
Catering reserveren
12
Meubilair reserveren
13
Parkeerinformatie verzamelen
14
Naamkaartjes ontwerpen
15
Programma drukken
16
Naamkaartjes drukken
17
Aanmeldingen definitief maken
18
Dieetlijst aan cateraar sturen
19
Leveringen bevestigen
20
Boodschappenlijst controleren
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
23
Materialen verzamelen
2 personen
24
Route en parkeren communiceren
25
Locatie openen
2 personen
26
Ruimtes controleren
2 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
28
Registratietafel inrichten
2 personen
29
Naamkaartjes klaarleggen
30
Programma's neerleggen
31
Decoratie ophangen
2 personen
32
Verlichting testen
2 personen
33
Muziek testen
2 personen
34
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
35
Welkomstdranken klaarzetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Buffet opbouwen
3 personen
38
Toiletten controleren
39
Afvalpunten plaatsen
40
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
41
Briefing cateringteam geven
2 personen

Event

42
Gasten ontvangen
3 personen
43
Aanwezigheid afvinken
2 personen
44
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
45
Welkomstdranken serveren
3 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Programma aankondigen
49
Presentatie begeleiden
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Gebruikt servies ophalen
2 personen
52
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
53
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
54
Avondbuffet openen
3 personen
55
Avondbuffet serveren
4 personen
56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
57
Tafels afruimen
3 personen
58
Dessert serveren
3 personen
59
Koffie na diner serveren
2 personen
60
Muziek verzorgen
61
Laatste ronde aankondigen
62
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Eten en dranken veilig opbergen
2 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Keuken schoonmaken
2 personen
68
Zaal schoonmaken
3 personen
69
Toiletten schoonmaken
70
Decoratie verwijderen
2 personen
71
Apparatuur uitschakelen
72
Verloren voorwerpen verzamelen
73
Voorraad tellen
74
Materialen terugbrengen
2 personen
75
Lege verpakkingen afvoeren
76
Ongebruikte boodschappen opbergen
77
Bedankbericht aan gasten sturen
78
Leveranciersfacturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 8
Eettafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Krukkenaantal 12

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Keukentangenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 6
Naamkaartjesaantal 70
Badgehoudersaantal 70
Pennenaantal 20
Programma'saantal 70

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en programma eerst vast. Verstuur de uitnodiging pas wanneer begin- en eindtijd, route- en parkeergegevens en de manier van aanmelden definitief zijn; plan minimaal 4 weken voor de partnerdag.
Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen vooraf en verwerk daarna direct dieetwensen en vervoersvragen. Stuur de definitieve dieetlijst uiterlijk 5 werkdagen voor het evenement naar de cateraar.
Maak naast de gastenlijst ook een aparte registratie- en naamkaartjeslijst. Print naamkaartjes en programma’s pas na de laatste controle, maar houd minstens 10 procent extra exemplaren achter de hand.
Controleer de opstelling op functie: zet cocktailtafels bij ontvangst, eettafels en stoelen bij het diner en buffettafels op een plek waar gasten niet in de loop blijven staan. Leg servies, karaffen en serveertangen vóór opening per onderdeel klaar.
Test draadloze microfoons, luidsprekers en audiomixer tijdens de opbouw, niet vlak voor de eerste spreker. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen en wijs één persoon aan voor techniek tijdens de partnerdag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een partnerdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en leveranciers. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de partnerdag en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf.
Wanneer moet je de catering voor een partnerdag definitief maken?: Reserveer de catering zodra datum, locatie en een eerste gasteninschatting vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Stuur de definitieve aantallen en dieetlijst uiterlijk 5 werkdagen voor het evenement.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een partnerdag?: Plan minimaal 3 uur voor meubilair, registratie, buffettafels, servies, verlichting en techniek. Open de locatie uiterlijk 30 minuten vóór ontvangst, zodat je nog een laatste ronde kunt doen.
Wanneer verstuur je route- en parkeerinformatie voor een partnerdag?: Stuur route- en parkeerinformatie mee met de uitnodiging als die al definitief is. Bevestig de gegevens nogmaals 3 tot 5 dagen vooraf, samen met het programma en eventuele vervoersinformatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.