Organiser une journée partenaires sans rien oublier

Une journée partenaires se prépare dans un ordre précis : verrouiller la date et le lieu, construire le programme, puis gérer les inscriptions et la logistique. Le nombre de participants détermine les repas, le mobilier, les badges et le matériel technique. Les oublis arrivent surtout après les inscriptions, quand les régimes alimentaires, le stationnement et les livraisons doivent encore être confirmés. Utilisez le plan ci-dessous pour avancer étape par étape jusqu’à l’ouverture du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Établir le programme et le planning
2 personnes
3
Établir la liste des invités
2 personnes
4
Concevoir les invitations
5
Envoyer les invitations
6
Enregistrer les inscriptions
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Recenser les questions de transport
10
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
11
Réserver le catering
12
Réserver le mobilier
13
Collecter les informations de stationnement
14
Concevoir les badges nominatifs
15
Imprimer le programme
16
Imprimer les badges nominatifs
17
Finaliser les inscriptions
18
Envoyer la liste des régimes alimentaires au traiteur
19
Confirmer les livraisons
20
Vérifier la liste des courses
21
Faire les courses
2 personnes
22
Stocker les boissons au frais
2 personnes
23
Rassembler le matériel
2 personnes
24
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Vérifier les espaces
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Installer la table d'inscription
2 personnes
29
Préparer les badges nominatifs
30
Déposer les programmes
31
Installer la décoration
2 personnes
32
Tester l’éclairage
2 personnes
33
Tester la musique
2 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Préparer les boissons de bienvenue
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Monter le buffet
3 personnes
38
Vérifier les toilettes
39
Installer des points de collecte des déchets
40
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
41
Donner le briefing à l'équipe catering
2 personnes

Événement

42
Accueillir les invités
3 personnes
43
Cocher la présence
2 personnes
44
Distribuer les badges
2 personnes
45
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Annoncer le programme
49
Animer la présentation
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
52
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
53
Animer le moment de networking
2 personnes
54
Ouvrir le buffet du soir
3 personnes
55
Servir le buffet du soir
4 personnes
56
Servir les repas diététiques
2 personnes
57
Dégager les tables
3 personnes
58
Servir le dessert
3 personnes
59
Servir le café après le dîner
2 personnes
60
Fournir la musique
61
Annoncer le dernier tour
62
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

63
Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité
2 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer la cuisine
2 personnes
68
Nettoyer la salle
3 personnes
69
Nettoyer les toilettes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Éteindre l’équipement
72
Rassembler les objets perdus
73
Compter le stock
74
Rapporter le matériel
2 personnes
75
Évacuer les emballages vides
76
Ranger les courses non utilisées
77
Envoyer un message de remerciement aux invités
78
Rassembler les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 8
Tables à mangerqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de cuisineqté 4
Verres doseursqté 2

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 6
Badges nominatifsqté 70
Porte-badgesqté 70
Stylosqté 20
Programmesqté 70

Nettoyage

Poubellesqté 6
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez un déroulé avec des horaires précis pour coordonner le traiteur, les fournisseurs et les intervenants.
Fixez une date limite d’inscription et traitez les réponses chaque semaine. Demandez en même temps les régimes alimentaires et les besoins de transport : ces informations sont souvent recueillies trop tard pour le traiteur.
Réservez le mobilier et le catering dès que le nombre prévisionnel de participants est connu. Comptez séparément les tables de buffet, la table d’inscription, les chaises et la vaisselle nécessaire au repas, au dessert et au café.
Préparez les badges et le programme après la clôture des inscriptions, pas avant. Gardez un petit stock vierge pour les changements de dernière minute et vérifiez l’orthographe des noms avant impression.
La veille, confirmez les heures de livraison, refroidissez les boissons et rassemblez le matériel technique. Testez les microphones, les haut-parleurs, le mixeur audio, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des partenaires.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée partenaires ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, d’envoyer les invitations, de clôturer les inscriptions et de réserver le catering et le mobilier.
Quand envoyer les invitations pour une journée partenaires ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement, avec une date limite de réponse fixée environ 10 à 14 jours avant. Vous pourrez ainsi transmettre à temps le nombre de repas et les régimes alimentaires au traiteur.
Quand finaliser la liste des participants et les badges ?: Finalisez les inscriptions 7 à 10 jours avant la journée partenaires. Imprimez ensuite les badges nominatifs et le programme, tout en prévoyant quelques badges vierges pour les modifications de dernière minute.
Que vérifier la veille d’une journée partenaires ?: Vérifiez les livraisons, la liste des courses, le stockage au frais des boissons et la présence de tout le matériel. Ouvrez le lieu suffisamment tôt le jour J pour installer l’accueil, le buffet et les équipements audio avant l’arrivée des invités.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.