Cómo organizar un Día de socios sin perder detalles

Organizar un Día de socios empieza mucho antes de preparar las mesas o recibir a los invitados. Primero se cierran la fecha y el lugar, después se construyen el programa, la lista de asistentes y el sistema de inscripciones. Cuando las confirmaciones son definitivas, se ajustan el catering, las necesidades dietéticas, el mobiliario y los materiales de identificación. Los problemas suelen aparecer al final: entregas sin confirmar, bebidas sin enfriar, información de aparcamiento incompleta o equipos que necesitan más tiempo para probarse.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Elaborar el programa y el horario
2 personas
3
Elaborar la lista de invitados
2 personas
4
Diseñar invitaciones
5
Enviar invitaciones
6
Registrar inscripciones
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Recopilar solicitudes de transporte
10
Seleccionar proveedores
2 personas
11
Reservar el catering
12
Reservar mobiliario
13
Recopilar información de aparcamiento
14
Diseñar tarjetas de nombre
15
Imprimir el programa
16
Imprimir tarjetas de nombre
17
Confirmar inscripciones
18
Enviar la lista de dietas al catering
19
Confirmar entregas
20
Comprobar la lista de la compra
21
Hacer la compra
2 personas
22
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
23
Reunir los materiales
2 personas
24
Comunicar la ruta y el aparcamiento
25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Comprobar los espacios
2 personas
27
Colocar mesas y sillas
4 personas
28
Montar la mesa de registro
2 personas
29
Preparar tarjetas con nombres
30
Colocar los programas
31
Colgar la decoración
2 personas
32
Probar la iluminación
2 personas
33
Probar la música
2 personas
34
Preparar café y té
2 personas
35
Preparar bebidas de bienvenida
2 personas
36
Preparar aperitivos
3 personas
37
Montar el buffet
3 personas
38
Comprobar los baños
39
Colocar puntos de recogida de basura
40
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
41
Dar briefing al equipo de catering
2 personas

Evento

42
Recibir a los invitados
3 personas
43
Marcar asistencia
2 personas
44
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
45
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
46
Servir café y té
2 personas
47
Servir aperitivos
3 personas
48
Anunciar el programa
49
Coordinar la presentación
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Recoger la vajilla usada
2 personas
52
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
53
Coordinar el momento de networking
2 personas
54
Abrir el bufé de la noche
3 personas
55
Servir el buffet de la noche
4 personas
56
Servir comidas especiales
2 personas
57
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
58
Servir el postre
3 personas
59
Servir café después de la cena
2 personas
60
Proporcionar la música
61
Anunciar la última ronda
62
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

63
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
2 personas
64
Recoger la basura
3 personas
65
Desmontar mesas y sillas
4 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Limpiar la cocina
2 personas
68
Limpiar la sala
3 personas
69
Limpiar los baños
70
Retirar la decoración
2 personas
71
Apagar el equipo
72
Recoger objetos perdidos
73
Contar el inventario
74
Devolver los materiales
2 personas
75
Desechar los envases vacíos
76
Guardar los víveres no utilizados
77
Enviar mensaje de agradecimiento a los invitados
78
Recoger facturas de proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 8
Mesas de comedorcant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Taburetescant. 12

Vajilla

Platos de cenacant. 70
Platos de postrecant. 70
Tazas de cafécant. 70
Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 80
Cubiertoscant. 70
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarrascant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 2

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Iluminación

Luces decorativascant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Manteles runnerscant. 8
Arreglos floralescant. 8
Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 6
Tarjetas de nombrecant. 70
Portabadgescant. 70
Bolígrafoscant. 20
Programascant. 70

Limpieza

Papeleracant. 6
Limpiacristalescant. 2
Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el horario antes de diseñar las invitaciones. El programa debe dejar claros el registro, las intervenciones, la comida y la hora de cierre para evitar cambios posteriores.
Envía las invitaciones con tiempo suficiente para registrar respuestas y necesidades dietéticas. Haz una primera revisión de las inscripciones y una confirmación definitiva antes de enviar la lista al servicio de catering.
No esperes al día del evento para resolver la llegada. Recopila las preguntas sobre transporte y aparcamiento y comunica la ruta junto con la confirmación final, especialmente si el lugar tiene acceso limitado.
Comprueba las entregas y el material al menos un día antes: mesas, sillas, vajilla, tarjetas identificativas, programa impreso y equipos audiovisuales. Las extensiones, regletas y micrófonos suelen olvidarse hasta que empieza el montaje.
Prepara la zona de registro antes de abrir el local y coloca allí las tarjetas identificativas y el programa. Guarda las bebidas en frío con antelación y reserva tiempo para probar los micrófonos, altavoces y mesa de mezclas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para un Día de socios?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del evento para reunir las inscripciones y las necesidades dietéticas. Cierra la lista definitiva entre 5 y 7 días antes para ajustar el catering y el mobiliario.
¿Cuándo hay que confirmar el número de asistentes al catering?: Confirma el número final entre 5 y 7 días antes, según el plazo del proveedor. Envía en ese momento la lista de alergias y dietas, no solo el número total de comensales.
¿Cuándo se deben preparar las tarjetas identificativas y el programa?: Diseña ambos cuando el programa y la lista de asistentes estén prácticamente cerrados. Imprímelos entre 2 y 3 días antes, dejando margen para corregir nombres o cambios de última hora.
¿Cuánto tiempo antes hay que abrir el local?: Abre el local entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los socios. Ese margen permite montar la zona de registro, colocar mesas y sillas, enfriar las bebidas y probar el sonido.

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