Zo organiseer je een partnerconferentie zonder losse eindjes

Begin met het programma en de datum, en reserveer daarna direct een geschikte zaal. Zodra sprekers en onderdelen vaststaan, open je het aanmeldformulier en verzamel je dieetwensen. Plan vervolgens catering, techniek en zaalindeling op elkaar af. De meeste problemen ontstaan niet tijdens de presentaties, maar bij ontbrekende presentaties, onduidelijke registratie of techniek die pas op de dag zelf wordt getest. Met dit plan werk je stap voor stap naar een goed voorbereide partnerconferentie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Sprekers bevestigen
6
Presentaties verzamelen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering bestellen
10
Techniek controleren
2 personen
11
Naamkaartjes maken
2 personen
12
Programma's afdrukken
13
Routebeschrijving versturen
14
Boodschappen inkopen
2 personen
15
Catering en dieetmaaltijden bevestigen
16
Zaalindeling uitzetten
2 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Registratiebalie opbouwen
2 personen
19
Podiumtafel inrichten
2 personen
20
Projector en scherm plaatsen
2 personen
21
Microfoons aansluiten
2 personen
22
Presentaties testen
2 personen
23
WiFi en stroom controleren
24
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
25
Programma's klaarleggen
26
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
29
Avondbuffet voorbereiden
3 personen
30
Registratieteam instrueren

Event

31
Sprekers ontvangen
2 personen
32
Gasten registreren
3 personen
33
Welkomstkoffie serveren
2 personen
34
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
35
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Pauzehapjes uitserveren
3 personen
38
Koffiepauze opruimen
2 personen
39
Lunchbuffet serveren
3 personen
40
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
41
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
42
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
43
Borrelhapjes serveren
3 personen
44
Avondbuffet serveren
4 personen
45
Naamkaartjes aanvullen
46
Afvalbakken legen
2 personen
47
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

48
Servies verzamelen
3 personen
49
Restanten koelen en labelen
2 personen
50
Apparatuur uitschakelen
2 personen
51
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
52
Decoratie verwijderen
2 personen
53
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
54
Zaal schoonmaken
3 personen
55
Sanitair controleren en reinigen
2 personen
56
Materialen inventariseren
2 personen
57
Geleende materialen retourneren
2 personen
58
Deelnemerslijst archiveren
59
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Conferentietafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikker
WiFi-hotspot

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 75
Waterglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 75
Koffielepelsaantal 75
Besteksetsaantal 75

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Voedselbakkenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Naamkaartjesaantal 70
Naambadgehoudersaantal 70
Pennenaantal 80
Notitieblokkenaantal 70
Programmafoldersaantal 70
Tafelbloemstukkenaantal 10
Richtingsbordenaantal 8
Pijlenstickersaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op en test ze daarna op de laptop, beamer en het projectiescherm waarmee je op locatie werkt. Controleer ook of video en geluid daadwerkelijk afspelen.
Sluit de aanmeldingen niet zonder een aparte lijst voor dieetwensen. Bevestig catering en dieetmaaltijden uiterlijk 2 werkdagen vooraf, zodat de cateraar het aantal en de uitzonderingen verwerkt.
Zet de registratiebalie minstens 45 minuten voor de start klaar. Leg naamkaartjes alfabetisch en programma's per bezoeker of tafel klaar; dat voorkomt zoeken bij binnenkomst.
Test draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel, HDMI-kabels en presentatieklikker vóór ontvangst van de gasten. Neem verlengkabels en stekkerdozen mee, want de zaalopstelling bepaalt vaak waar stroom nodig is.
Maak de routebeschrijving onderdeel van de bevestiging en stuur die uiterlijk 2 dagen vooraf. Vermeld ook waar registratie plaatsvindt en hoe bezoekers de juiste zaal vinden, zodat je niet tegelijk de balie en de ingang hoeft uit te leggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een partnerconferentie organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra de belangrijkste onderdelen en sprekers bevestigd zijn, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en catering.
Wanneer moet ik de catering voor een partnerconferentie bestellen?: Bestel de catering zodra je een realistische inschatting van het aantal deelnemers hebt, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Bevestig aantallen en dieetmaaltijden nogmaals 2 werkdagen voor de conferentie.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek te testen?: Plan minimaal 60 minuten vóór de start voor het aansluiten en testen van beamer, scherm, laptop, microfoons en geluid. Controleer presentaties bovendien al 1 tot 3 werkdagen eerder op formaat en afspeelbaarheid.
Wanneer zet je de zaal klaar voor een partnerconferentie?: Zet tafels, stoelen, podiumtafel, registratiebalie en buffettafels bij voorkeur 2 uur vóór de ontvangst klaar. Houd daarna minstens 45 minuten vrij voor de laatste controle van naamkaartjes, programma's, WiFi en stroom.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.