Organiser une conférence des partenaires, étape par étape

Une conférence des partenaires se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le programme et la salle, puis les inscriptions, les intervenants et la logistique. Prévoyez plusieurs semaines pour recueillir les réponses, les besoins alimentaires et les présentations. Les derniers jours servent surtout à verrouiller le traiteur, les badges, les supports imprimés et les tests techniques. Ce déroulé vous aide à repérer les oublis avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Confirmer les intervenants
6
Rassembler les présentations
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Commander le catering
10
Vérifier la technique
2 personnes
11
Créer des badges nominatifs
2 personnes
12
Imprimer les programmes
13
Envoyer les indications d'accès
14
Faire les courses
2 personnes
15
Confirmer le service traiteur et les repas adaptés
16
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
19
Aménager la table de scène
2 personnes
20
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
21
Brancher les microphones
2 personnes
22
Tester les présentations
2 personnes
23
Vérifier le Wi-Fi et l’électricité
24
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
25
Préparer les programmes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
29
Préparer le buffet du soir
3 personnes
30
Briefer l'équipe d'inscription

Événement

31
Accueillir les intervenants
2 personnes
32
Enregistrer les invités
3 personnes
33
Servir le café de bienvenue
2 personnes
34
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
35
Assurer le support technique des intervenants
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Servir les snacks de pause
3 personnes
38
Ranger la pause café
2 personnes
39
Servir le buffet du déjeuner
3 personnes
40
Servir les repas diététiques
2 personnes
41
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
42
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
43
Servir les amuse-bouches
3 personnes
44
Servir le buffet du soir
4 personnes
45
Réapprovisionner les badges nominaux
46
Vider les poubelles
2 personnes
47
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

48
Rassembler la vaisselle
3 personnes
49
Refroidir et étiqueter les restes
2 personnes
50
Éteindre l’équipement
2 personnes
51
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
52
Retirer la décoration
2 personnes
53
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
54
Nettoyer la salle
3 personnes
55
Vérifier et nettoyer les sanitaires
2 personnes
56
Inventorier le matériel
2 personnes
57
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
58
Archiver la liste des participants
59
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de conférenceqté 10
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Point d’accès Wi-Fi

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Tasses à caféqté 75
Verres à eauqté 90
Verres à vinqté 75
Cuillères à caféqté 75
Couvertsqté 75

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Bacs alimentairesqté 12

Décoration

Nappesqté 14
Badges nominatifsqté 70
Supports de badges nominatifsqté 70
Stylosqté 80
Blocs-notesqté 70
Brochures du programmeqté 70
Compositions florales de tableqté 10
Panneaux directionnelsqté 8
Autocollants flèchesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le programme et la salle avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les intervenants et ouvrir les inscriptions.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant la conférence afin de transmettre au traiteur le nombre de repas et les régimes particuliers. Une relance 3 jours avant limite les absences imprévues.
Demandez les présentations au plus tard 5 jours avant l’événement. Testez chaque fichier sur l’ordinateur prévu, avec le vidéoprojecteur, le cliqueur et les microphones.
Préparez les badges et les programmes la veille, à partir de la liste d’inscrits définitive. Installez une table d’enregistrement visible et prévoyez quelques exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
Faites un contrôle technique 60 à 90 minutes avant l’accueil : Wi-Fi, électricité, câbles, son et affichage. Gardez des rallonges, des multiprises et les câbles HDMI accessibles plutôt que rangés dans un carton fermé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence des partenaires ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer les intervenants, traiter les inscriptions et commander les repas.
Quand faut-il envoyer les invitations à une conférence des partenaires ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec le programme provisoire et le formulaire d’inscription. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Transmettez le nombre définitif 7 à 10 jours avant la conférence, avec les besoins alimentaires recueillis lors de l’inscription. Confirmez à nouveau les repas adaptés 48 heures avant.
Combien de temps avant faut-il tester la technique ?: Faites un premier test complet 2 à 3 jours avant, puis une vérification sur place 60 à 90 minutes avant l’accueil. Contrôlez notamment les présentations, les microphones, le son, le Wi-Fi et les prises électriques.

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