Eine Partnerkonferenz Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Partnerkonferenz entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Lege zuerst Datum, Programm und Raum fest, bestätige danach Referenten und öffne die Anmeldung. Erst wenn die Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche absehbar sind, bestellst du das Catering und planst die Raumaufteilung. In den letzten Tagen prüfst du Präsentationen, Technik, Namensschilder und Wegbeschreibung gemeinsam, statt alles am Veranstaltungsmorgen zu improvisieren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldeformular öffnen
- 5
Referenten bestätigen
- 6
Präsentationen sammeln
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Catering bestellen
- 10
Technik prüfen
2 Personen
- 11
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 12
Programme ausdrucken
- 13
Wegbeschreibung versenden
- 14
Einkäufe erledigen
2 Personen
- 15
Catering und Diätmahlzeiten bestätigen
- 16
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
- 17
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 18
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 19
Podiumstisch herrichten
2 Personen
- 20
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 21
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 22
Präsentationen testen
2 Personen
- 23
WLAN und Strom prüfen
- 24
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 25
Programme bereitlegen
- 26
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 27
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 28
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
- 29
Abendbuffet vorbereiten
3 Personen
- 30
Registrierungsteam einweisen
Event
- 31
Referenten empfangen
2 Personen
- 32
Gäste registrieren
3 Personen
- 33
Willkommenskaffee servieren
2 Personen
- 34
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
- 35
Sprecher technisch unterstützen
2 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 37
Pausensnacks ausgeben
3 Personen
- 38
Kaffeepause aufräumen
2 Personen
- 39
Mittagsbuffet servieren
3 Personen
- 40
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 41
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
- 42
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
- 43
Snacks servieren
3 Personen
- 44
Abendbuffet servieren
4 Personen
- 45
Namensschilder auffüllen
- 46
Mülleimer leeren
2 Personen
- 47
Verabschiedung und Abreise begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 48
Geschirr sammeln
3 Personen
- 49
Reste kühlen und beschriften
2 Personen
- 50
Geräte ausschalten
2 Personen
- 51
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 52
Dekoration entfernen
2 Personen
- 53
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 54
Saal reinigen
3 Personen
- 55
Sanitäranlagen kontrollieren und reinigen
2 Personen
- 56
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 57
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 58
Teilnehmerliste archivieren
- 59
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KonferenztischeAnz. 10
- StühleAnz. 70
- Registrierungstisch
- BuffetischeAnz. 4
- HockerAnz. 6
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mikrofonständer
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- HDMI-KabelAnz. 3
- Präsentationsklicker
- WiFi-Hotspot
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 75
- DesserttellerAnz. 75
- KaffeetassenAnz. 75
- WassergläserAnz. 90
- WeingläserAnz. 75
- KaffeelöffelAnz. 75
- BestecksetsAnz. 75
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- LebensmittelboxenAnz. 12
Dekoration
- TischdeckenAnz. 14
- NamensschilderAnz. 70
- NamensschildhalterAnz. 70
- StifteAnz. 80
- NotizblöckeAnz. 70
- ProgrammhefteAnz. 70
- TischblumenarrangementsAnz. 10
- WegweiserAnz. 8
- PfeilaufkleberAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- MüllbeutelhalterAnz. 6
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- LichterkettenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Datum, Programm und Saalreservierung. Plane die Anmeldung so, dass du mindestens zwei bis drei Wochen vor der Konferenz belastbare Teilnehmerzahlen für Raum, Catering und Sitzordnung hast.
- Bestätige Referenten früh und setze einen festen Abgabetermin für Präsentationen, zum Beispiel sieben Tage vor Beginn. So bleibt Zeit, Dateien auf dem Laptop zu sammeln und jede Präsentation am Beamer mit dem Präsentationsklicker zu testen.
- Erfasse Ernährungswünsche direkt im Anmeldeformular und schließe die Liste nicht erst beim Catering-Termin. Bestätige die Anzahl der Diätmahlzeiten am Vortag noch einmal mit dem Caterer, damit sie nicht zwischen den Standardgerichten untergeht.
- Plane die Registrierung mit Namensschildern und Programmen am Eingang. Stelle Registrierungstisch, Namensschilder und Programme am Vorabend bereit; am Morgen sollte dort nur noch die letzte Kontrolle fehlen.
- Prüfe die Technik nicht nur auf Bild und Ton, sondern auch auf Strom, WLAN und Ersatzverbindungen. Teste Beamer, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel mindestens einmal mit aufgebauter Raumaufteilung.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Partnerkonferenz organisieren?
- Starte idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Programm und Veranstaltungsort. Referenten, Einladungen und Anmeldung sollten spätestens sechs Wochen vor dem Termin stehen, damit du Catering und Raum rechtzeitig anpassen kannst.
- Wann sollte man das Catering für eine Partnerkonferenz bestellen?
- Bestelle das Catering, sobald die Anmeldung eine verlässliche Größenordnung zeigt, meist zwei bis drei Wochen vor der Konferenz. Übermittle die endgültige Personenzahl und Ernährungswünsche spätestens drei bis fünf Werktage vorher und bestätige die Diätmahlzeiten am Vortag.
- Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?
- Setze eine Frist sieben Tage vor der Konferenz. Sammle alle Dateien auf einem Laptop und teste sie spätestens am Vortag mit Beamer, Leinwand und Präsentationsklicker.
- Was muss man am Tag vor einer Partnerkonferenz prüfen?
- Baue Raumaufteilung, Registrierungstresen und Podium am Vortag auf und prüfe anschließend Ton, Bild, WLAN und Strom. Lege Namensschilder und Programme bereit; am Veranstaltungsmorgen bleiben dann nur die letzte Cateringkontrolle und der Funktionstest.
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