Zo organiseer je een parkconcert zonder verrassingen

Begin een parkconcert niet met boodschappen of versiering, maar met de vergunning, artiesten en techniek. Leg daarna de parkindeling vast: podium, publiek, stroom, sanitaire units en vluchtroutes moeten elkaar niet in de weg zitten. Werk vervolgens toe naar een draaiboek met bevestigde tijden, aanmeldingen, dieetwensen en een weerscenario. In de laatste dagen draait alles om testen, koelen, klaarzetten en een opbouwteam dat precies weet wat wanneer gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Parkvergunning aanvragen
2
Artiesten vastleggen
3
Geluidsleverancier reserveren
4
Sanitaire units reserveren
5
Evenementverzekering afsluiten
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Parkindeling uitwerken
2 personen
10
Vluchtroutes controleren
2 personen
11
Weersverwachting controleren
12
Programma bevestigen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Materialen verzamelen
3 personen
18
Techniek testen
2 personen
19
Podium opbouwen
4 personen
20
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
21
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Partytenten opzetten
4 personen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Bar en buffet inrichten
3 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Hapjes klaarzetten
3 personen
29
Informatiebord plaatsen
30
Toiletten controleren
31
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

32
Artiesten ontvangen
2 personen
33
Soundcheck uitvoeren
3 personen
34
Bezoekers verwelkomen
3 personen
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Dranken serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Afvalbakken legen
2 personen
39
Optredens begeleiden
2 personen
40
Publieksvragen beantwoorden
41
Laatste ronde aankondigen
42
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

43
Geluidsapparatuur afschakelen
2 personen
44
Servies verzamelen
3 personen
45
Afval verzamelen
4 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
47
Podium en techniek afbreken
4 personen
48
Park schoonmaken
4 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
51
Materialen controleren
2 personen
52
Materialen retourneren
2 personen
53
Gevonden voorwerpen verzamelen
54
Afval afvoeren
2 personen
55
Parkvrijgave controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelen
Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamertafelaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

PA-speakersaantal 2
Podiummonitorsaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Koelzuilenaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Podiumdoekenaantal 2
Plantenbakkenaantal 8

Schoonmaak

Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer geluidsleverancier, sanitaire units en podium ruim vóór je uitnodigingen verstuurt. Zonder bevestigde techniek en voorzieningen kun je het aantal bezoekers en de indeling niet betrouwbaar bepalen.
Plan de stroom en kabels op papier voordat de opbouw begint. Houd kabels uit looproutes, leg kabelmatten klaar en test microfoons, DI-boxen, mengpaneel en monitors vóór de eerste artiest soundcheckt.
Maak de parkindeling met minimaal één vrije vluchtroute en controleer die opnieuw nadat tafels, stoelen, partytenten en versiering staan. Een route die op de plattegrond vrij is, kan in de praktijk alsnog dichtslibben.
Koel dranken pas wanneer je weet hoeveel mensen komen en verdeel ze over meerdere koelboxen. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en houd ijs apart voor bijschenken.
Controleer de weersverwachting 48 en 24 uur vooraf en wijs uiterlijk de dag ervoor iemand aan voor het weerplan. Partytenten, verlichting, podiumdelen en elektrische aansluitingen vragen bij wind of regen om een concrete beslissing, niet om improvisatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een parkconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de parkvergunning, artiesten, geluidsleverancier, sanitaire units en verzekering. Reserveer techniek en voorzieningen eerder als de datum populair is.
Hoeveel drank heb je nodig voor een parkconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur per persoon. Plan extra water bij warm weer en koel de voorraad uiterlijk de dag ervoor.
Wanneer bouw je een podium en geluidsinstallatie op?: Reserveer voor de opbouw minimaal 4 tot 6 uur vóór de ontvangst van bezoekers. Test microfoons, speakers, monitors en stroom daarna nog vóór de artiesten hun soundcheck doen.
Wat doe je bij regen tijdens een parkconcert?: Maak 48 uur vooraf een weerbesluit en controleer dat opnieuw 24 uur vooraf. Zet bezoekers, techniek en catering niet alleen onder partytenten: bepaal ook wie podium, stroom en programma aanpast als wind of regen toeneemt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.