Cómo organizar un concierto en el parque sin perder el control

Un concierto en el parque exige coordinar permisos, artistas, sonido, público y montaje en un mismo espacio. Empieza por definir la fecha, el programa y la distribución del parque antes de contratar proveedores. Después cierra los servicios que tienen disponibilidad limitada, como el sonido, los baños portátiles y el seguro. Durante la última semana, confirma horarios, revisa el tiempo y prepara una lista de responsables para que el montaje y la actuación sigan el orden previsto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Solicitar el permiso de estacionamiento
2
Confirmar a los artistas
3
Reservar proveedor de sonido
4
Reservar unidades sanitarias
5
Contratar el seguro del evento
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Elaborar la distribución del parque
2 personas
10
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
11
Comprobar el pronóstico del tiempo
12
Confirmar el programa
13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
14
Hacer la compra
3 personas
15
Enfriar bebidas
2 personas
16
Preparar aperitivos
3 personas
17
Reunir los materiales
3 personas
18
Probar la técnica
2 personas
19
Montar el escenario
4 personas
20
Montar el sistema de sonido
3 personas
21
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
22
Montar mesas
3 personas
23
Colocar las sillas
3 personas
24
Montar carpas
4 personas
25
Colgar la decoración
2 personas
26
Montar el bar y el buffet
3 personas
27
Enfriar las bebidas
2 personas
28
Preparar los aperitivos
3 personas
29
Colocar el cartel informativo
30
Comprobar los baños
31
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

32
Recibir a los artistas
2 personas
33
Hacer la prueba de sonido
3 personas
34
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
35
Servir aperitivos
3 personas
36
Servir las bebidas
3 personas
37
Rellenar las bebidas
2 personas
38
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
39
Coordinar las actuaciones
2 personas
40
Responder preguntas del público
41
Anunciar la última ronda
42
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

43
Apagar el equipo de sonido
2 personas
44
Recoger la vajilla
3 personas
45
Recoger la basura
4 personas
46
Recoger mesas y sillas
4 personas
47
Desmontar el escenario y el equipo técnico
4 personas
48
Limpiar el parque
4 personas
49
Lavar la vajilla
3 personas
50
Enfriar la comida sobrante
2 personas
51
Comprobar los materiales
2 personas
52
Devolver los materiales
2 personas
53
Recoger objetos perdidos
54
Retirar los residuos
2 personas
55
Comprobar la autorización del parque

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenario
Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 6
Mesa de camerinocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 50
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Altavoces de PAcant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 12

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chefcant. 3
Columnas refrigeradascant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 6
Telones de escenariocant. 2
Jardinerascant. 8

Limpieza

Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Solicita el permiso de estacionamiento y el resto de autorizaciones antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 4 semanas para resolver cambios o documentación pendiente.
Confirma artistas, programa y necesidades técnicas con 7 días de margen. Haz una prueba completa de micrófonos, monitores, mesa de mezclas, cables y alimentación antes de que llegue el público.
Dibuja la distribución del parque con zonas para escenario, público, comida, baños y evacuación. Mantén las rutas de evacuación despejadas y comprueba que los cables queden cubiertos con alfombrillas.
Calcula las bebidas y la comida según las inscripciones y las preferencias dietéticas recibidas. Enfría las bebidas el mismo día y prepara aperitivos con tiempo suficiente para no ocupar el área técnica durante el montaje.
Organiza el día por bloques: montaje del escenario y sonido, conexión eléctrica, prueba técnica, apertura de puertas y actuación. Reserva al menos 60 minutos entre el final del montaje y el inicio del concierto para corregir fallos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en el parque?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Los permisos, el seguro, los artistas, el proveedor de sonido y las unidades sanitarias pueden requerir varias semanas de coordinación.
¿Cuándo se debe hacer la prueba de sonido?: Hazla como mínimo 2 horas antes de la apertura del parque al público. Comprueba cada micrófono, monitor, altavoz, caja DI y conexión eléctrica con los artistas presentes.
¿Cuántos baños portátiles hacen falta para un concierto?: Como referencia inicial, calcula 1 unidad por cada 50 a 75 asistentes durante un evento de hasta 4 horas. Ajusta la cantidad con el proveedor según la asistencia prevista, la duración y la disponibilidad de baños cercanos.
¿Cuándo hay que comprobar el pronóstico del tiempo?: Revísalo 7 días antes, 48 horas antes y de nuevo la mañana del concierto. Si se esperan lluvia o viento, decide con antelación cómo proteger el escenario, el sonido, las mesas y las zonas de público.

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