Organiser un concert dans un parc, étape par étape

Un concert dans un parc se prépare dans un ordre précis : obtenir les autorisations, réserver les artistes et les prestataires, puis organiser le site et l’accueil du public. La technique sonore et l’alimentation électrique demandent une vérification séparée, bien avant le montage. Prévoyez aussi les sanitaires, les issues de secours et une solution en cas de pluie. Les dernières heures servent surtout à tester, installer et contrôler ce qui a été réservé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander un permis de stationnement
2
Réserver les artistes
3
Réserver le prestataire son
4
Réserver des unités sanitaires
5
Souscrire l'assurance événement
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Élaborer l’aménagement du parc
2 personnes
10
Vérifier les issues de secours
2 personnes
11
Vérifier les prévisions météo
12
Confirmer le programme
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Préparer les en-cas
3 personnes
17
Rassembler le matériel
3 personnes
18
Tester la technique
2 personnes
19
Monter la scène
4 personnes
20
Installer le système de sonorisation
3 personnes
21
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
22
Installer les tables
3 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Installer les tentes de fête
4 personnes
25
Suspendre la décoration
2 personnes
26
Installer le bar et le buffet
3 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Installer le panneau d'information
30
Vérifier les toilettes
31
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

32
Accueillir les artistes
2 personnes
33
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
34
Accueillir les visiteurs
3 personnes
35
Servir des amuse-bouches
3 personnes
36
Servir les boissons
3 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Vider les poubelles
2 personnes
39
Accompagner les spectacles
2 personnes
40
Répondre aux questions du public
41
Annoncer le dernier tour
42
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

43
Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
44
Rassembler la vaisselle
3 personnes
45
Rassembler les déchets
4 personnes
46
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
47
Démonter la scène et la technique
4 personnes
48
Nettoyer le parc
4 personnes
49
Faire la vaisselle
3 personnes
50
Refroidir les restes
2 personnes
51
Vérifier le matériel
2 personnes
52
Retourner les matériels
2 personnes
53
Rassembler les objets trouvés
54
Évacuer les déchets
2 personnes
55
Vérifier l’autorisation de stationnement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podium
Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 6
Table de logeqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Retours de scèneqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Colonnes réfrigérantesqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Tentures de scèneqté 2
Bacs à plantesqté 8

Nettoyage

Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les autorisations et les réservations : permis de stationnement, assurance événement, artistes, sonorisateur et unités sanitaires doivent être confirmés avant d’envoyer les invitations.
Fixez rapidement une date limite d’inscription et recueillez les besoins alimentaires avant les achats. Vous saurez ainsi combien de boissons, d’en-cas, d’assiettes et de verres réutilisables prévoir.
Dessinez l’aménagement du parc avant de déplacer le mobilier : scène, public, tentes, tables et chaises doivent laisser des passages dégagés vers les issues de secours.
Testez toute la chaîne technique avant le jour du concert : table de mixage, microphones, retours, boîtiers DI, rallonges, multiprises et passe-câbles. Prévoyez des piles de rechange et vérifiez que chaque câble est protégé.
Gardez le montage pour la fin, mais pas les contrôles : vérifiez les prévisions météo, confirmez le programme, refroidissez les boissons et testez le son avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert dans un parc ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de réserver les artistes et le son, de souscrire l’assurance et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il réserver le prestataire son pour un concert en plein air ?: Réservez-le au moins 6 à 8 semaines avant la date, après avoir défini le programme et la taille du public. Confirmez ensuite le matériel et l’alimentation électrique 7 jours avant le concert.
Quand vérifier la météo pour un concert dans un parc ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une dernière la veille et le matin même. Si des tentes sont prévues, décidez au plus tard la veille qui les installe et comment protéger le matériel.
Combien de sanitaires faut-il prévoir pour un concert dans un parc ?: Le nombre dépend de la jauge et de la durée, mais réservez les unités sanitaires dès que les inscriptions commencent. Confirmez la livraison et l’emplacement au moins 7 jours avant l’événement, avec un accès dégagé pour le prestataire.

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