Een paardenshow organiseren: zo pak je het aan

Begin een paardenshow niet met de aankleding, maar met het programma, de locatie en de veiligheidsvoorwaarden. Leg eerst vast welke onderdelen je organiseert, hoeveel paarden en ruiters je aankunt en welke ruimte daarvoor nodig is. Daarna volgen vergunningen, deskundige begeleiding, inschrijvingen en de indeling van terrein, stallen en parkeren. In de laatste weken draait alles om startlijsten, materiaalcontroles, vrijwilligers en een plan voor slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en terrein reserveren
3
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
4
Verzekering controleren
5
Jury en omroeper vastleggen
2 personen
6
Dierenarts en hoefsmid vastleggen
2 personen
7
Deelnemersreglement opstellen
2 personen
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Sponsoren benaderen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Paarden en ruiters registreren
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Startlijsten samenstellen
2 personen
15
Startlijsten naar deelnemers sturen
16
Prijzen en linten bestellen
17
Catering reserveren
18
EHBO-middelen controleren
19
Omroepteksten schrijven
20
Vrijwilligers indelen
2 personen
21
Parkeerplan maken
2 personen
22
Weersverwachting controleren
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Terrein en stallen inspecteren
3 personen
25
Paardenboxen uitzetten
3 personen
26
Terrein egaliseren
4 personen
27
Wedstrijdpiste afzetten
4 personen
28
Spring- en showelementen plaatsen
4 personen
29
Publieksvakken afzetten
3 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Verlichting plaatsen
3 personen
33
Geluidsapparatuur testen
2 personen
34
Cateringruimte inrichten
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Startnummers klaarleggen
2 personen
37
Jurytafel inrichten
2 personen

Event

38
Paarden aanmelden
3 personen
39
Paarden en documenten controleren
2 personen
40
Parkeerplaats begeleiden
3 personen
41
Publiek ontvangen
4 personen
42
Programma uitdelen
2 personen
43
Opening aankondigen
44
Deelnemers naar de piste begeleiden
3 personen
45
Piste veilig houden
2 personen
46
Wedstrijdrondes aankondigen
47
Punten en tijden registreren
2 personen
48
Prijzen uitreiken
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
53
Toiletten controleren
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Pauzes voor paarden bewaken
3 personen
56
Paarden water geven
3 personen
57
Incidenten registreren
58
Publiek veilig laten vertrekken
3 personen
59
Paarden terug naar trailers begeleiden
3 personen

Nazorg

60
Piste en publieksruimte afbreken
5 personen
61
Springmateriaal opruimen
4 personen
62
Stallen schoonmaken
4 personen
63
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
64
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Terrein schoonmaken
4 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Apparatuur terugbrengen
2 personen
69
Huurmaterialen retourneren
2 personen
70
Ongevonden spullen verzamelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 160
Jurytafel
Garderoberekkenaantal 2

Sportmateriaal

Pistehekkenaantal 80
Springbalkenaantal 20
Springstaandersaantal 12
Dressuurlettersaantal 12
Pionnenaantal 24
Meetlintenaantal 3

Dierenverzorging

Paardenboxenaantal 20
Waterbakkenaantal 24
Voerbakkenaantal 20
Hooinettenaantal 20
Poepvorkenaantal 6
Kruiwagensaantal 3
Stalbezemsaantal 4
Groomingsetsaantal 4

Veiligheid

Verkeershekkenaantal 20
Afzetlintaantal 6
EHBO-koffersaantal 3
Brandblussersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Reflectievestenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Kassaboxenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtsnoerenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Welkomstbordenaantal 3
Programmastandaardsaantal 6

Servies

Herbruikbare glazenaantal 180
Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 180
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf de datum, het programma en het terrein vast. Controleer meteen of de piste, stallen, parkeerplaatsen en publieksruimte tegelijk beschikbaar zijn.
Regel jury, omroeper, dierenarts en hoefsmid voordat je de inschrijving opent. Zet ook in het deelnemersreglement wie bij een incident beslist en welke gegevens je van paard en ruiter nodig hebt.
Sluit de inschrijving 10 tot 14 dagen voor de show en maak daarna de startlijsten. Stuur ze uiterlijk 5 dagen vooraf, zodat deelnemers fouten in namen, klassen of startvolgorde nog kunnen melden.
Maak het terreinplan op papier én op locatie: geef paardenboxen, water- en voerpunten, pistehekken, parkeerroute, publieksafzetting en EHBO een vaste plek. Plan minstens één controle van de bodem, hekken, verlichting en brandblussers in de laatste week.
Wijs vrijwilligers toe per tijdsblok van 2 tot 3 uur en geef de omroeper vooraf korte teksten en de actuele startlijst. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wie beslist over aanpassingen of afgelasting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een paardenshow organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, terrein en vergunningen. Voor een grotere show met veel deelnemers, stallen en publiek is 4 tot 6 maanden voorbereiding praktischer.
Hoeveel tijd geef je deelnemers om zich in te schrijven?: Open de inschrijving bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de show en sluit die 10 tot 14 dagen vooraf. Zo houd je nog tijd over om paarden en ruiters te controleren en startlijsten te maken.
Wanneer maak je de startlijsten voor een paardenshow?: Maak de eerste startlijsten direct na het sluiten van de inschrijving. Stuur de definitieve versie uiterlijk 5 dagen voor de show en houd op de dag zelf een procedure klaar voor afmeldingen en wijzigingen.
Wat moet je regelen voor de veiligheid bij een paardenshow?: Regel vooraf vergunningen, verzekering, EHBO, brandblussers, afzettingen en een duidelijke verkeers- en parkeerroute. Controleer terrein, pistehekken, stallen en vluchtroutes uiterlijk 1 week vooraf en nogmaals op de showdag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.