Cómo organizar un espectáculo ecuestre sin perder el control

Un espectáculo ecuestre se organiza en este orden: fecha y programa, recinto y permisos, participantes y caballos, pista y seguridad, y después la operativa del día. La parte que más se retrasa suele ser la coordinación: listas de salida, jurado, veterinario, herrador, presentador y voluntarios deben recibir la información a tiempo. También necesitas revisar el terreno, preparar los boxes y prever agua, heno, primeros auxilios y aparcamiento. Usa el plan como una lista de control y fija una fecha límite para cada bloque.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el recinto y el terreno
3
Gestionar permisos y notificaciones
2 personas
4
Comprobar el seguro
5
Coordinar jurado y presentador
2 personas
6
Coordinar veterinario y herrador
2 personas
7
Redactar el reglamento de participantes
2 personas
8
Publicar el formulario de inscripción
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Contactar con los patrocinadores
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Registrar caballos y jinetes
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Elaborar las listas de salida
2 personas
15
Enviar las listas de salida a los participantes
16
Encargar premios y cintas
17
Reservar el catering
18
Comprobar los suministros de primeros auxilios
19
Escribir los textos de megafonía
20
Asignar voluntarios
2 personas
21
Hacer el plan de aparcamiento
2 personas
22
Comprobar el pronóstico del tiempo
23
Hacer la compra
3 personas
24
Inspeccionar el terreno y los establos
3 personas
25
Colocar los boxes para caballos
3 personas
26
Nivelar el terreno
4 personas
27
Delimitar la pista de competición
4 personas
28
Colocar elementos de salto y exhibición
4 personas
29
Delimitar las zonas para el público
3 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Colgar la decoración
3 personas
32
Instalar la iluminación
3 personas
33
Probar el equipo de sonido
2 personas
34
Montar el espacio de catering
3 personas
35
Enfriar las bebidas
2 personas
36
Preparar los dorsales
2 personas
37
Preparar la mesa del jurado
2 personas

Evento

38
Registrar caballos
3 personas
39
Comprobar los caballos y los documentos
2 personas
40
Acompañar al parking
3 personas
41
Recibir al público
4 personas
42
Repartir el programa
2 personas
43
Anunciar la apertura
44
Acompañar a los participantes a la pista
3 personas
45
Mantener segura la pista
2 personas
46
Anunciar las rondas de la competición
47
Registrar puntos y tiempos
2 personas
48
Entregar premios
3 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Servir las bebidas
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Mantener limpias las mesas de catering
2 personas
53
Comprobar los baños
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Supervisar los descansos de los caballos
3 personas
56
Dar agua a los caballos
3 personas
57
Registrar incidentes
58
Hacer salir al público de forma segura
3 personas
59
Guiar a los caballos de vuelta a los remolques
3 personas

Seguimiento

60
Desmontar la pista y la zona de público
5 personas
61
Recoger el material de salto
4 personas
62
Limpiar los establos
4 personas
63
Desmontar mesas y sillas
4 personas
64
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
3 personas
65
Recoger la basura
3 personas
66
Limpiar el recinto
4 personas
67
Retirar la decoración
3 personas
68
Devolver el equipo
2 personas
69
Devolver el material alquilado
2 personas
70
Recoger los objetos perdidos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 160
Mesa del jurado
Percheroscant. 2

Material deportivo

Vallas de pistacant. 80
Vigas de saltocant. 20
Soportes plegablescant. 12
Letras de domacant. 12
Conoscant. 24
Cintas métricascant. 3

Cuidado de animales

Boxes para caballoscant. 20
Bandejas de aguacant. 24
Cuencos para comidacant. 20
Redes para henocant. 20
Recogedores de excrementoscant. 6
Carretillascant. 3
Escobas de establocant. 4
Kits de aseocant. 4

Seguridad

Vallas de tráficocant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Extintorescant. 4
Guantes de trabajocant. 12
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 6

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cajas de cajacant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 8
Carteles de bienvenidacant. 3
Atriles para programascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de café reutilizablescant. 80
Platos reutilizablescant. 180
Cubiertos reutilizablescant. 180
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el recinto antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 6 semanas para permisos, seguro, patrocinadores, catering y encargos como premios y cintas.
Publica el reglamento junto con el formulario de inscripción. Pide desde el principio los datos del caballo y del jinete, las preferencias dietéticas y cualquier información necesaria para preparar las listas de salida.
Haz una inspección del terreno y de los establos al menos 7 días antes. Comprueba dónde irán la pista, las vallas, los boxes, las bandejas de agua, las redes para heno y el recorrido de vehículos y peatones.
Entrega un horario operativo a cada responsable como mínimo 48 horas antes. El jurado, el presentador, el veterinario, el herrador y los voluntarios deben saber dónde estar y a qué hora, no solo qué función tienen.
Comprueba el equipo técnico y de seguridad el día anterior: micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables, extintores, botiquines, chalecos reflectantes y linternas. Prepara también un plan de aparcamiento y una alternativa si cambia el pronóstico.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo ecuestre?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes de la fecha. Ese margen permite reservar el recinto, gestionar permisos y seguro, abrir inscripciones, coordinar al personal y encargar premios sin trabajar con plazos demasiado ajustados.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de un espectáculo ecuestre?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para registrar caballos y jinetes, revisar los datos, elaborar las listas de salida y enviarlas a los participantes.
¿Qué hay que preparar para los caballos el día del espectáculo?: Prepara los boxes, agua, comida, heno, cuencos, redes, material de aseo y recogida de excrementos antes de que lleguen los primeros caballos. Haz una revisión final de establos y terreno al menos 24 horas antes.
¿Cuándo hay que revisar el terreno y el material de la pista?: Haz la inspección completa 7 días antes y una segunda comprobación el día anterior. Revisa las vallas de pista, vigas de salto, soportes, letras, conos, señalización, cables y accesos para corregir problemas antes de la llegada de participantes.

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