Organiser un spectacle équestre sans rien laisser au hasard

Un spectacle équestre se prépare dans un ordre précis : d’abord le terrain, les autorisations et le programme, puis les participants, les chevaux et les équipes. Les oublis les plus coûteux concernent souvent l’assurance, le vétérinaire, le maréchal-ferrant et l’organisation du stationnement. Prévoyez aussi le matériel de piste, les boxes, les premiers secours et la sonorisation avant l’arrivée des premiers cavaliers. Ce guide vous aide à répartir les tâches sur plusieurs semaines et à garder une journée fluide.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et le terrain
3
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
4
Vérifier l’assurance
5
Prévoir le jury et l’animateur
2 personnes
6
Réserver le vétérinaire et le maréchal-ferrant
2 personnes
7
Rédiger le règlement des participants
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Contacter les sponsors
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Enregistrer les chevaux et les cavaliers
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Établir les listes de départ
2 personnes
15
Envoyer les listes de départ aux participants
16
Commander les prix et les rubans
17
Réserver le catering
18
Vérifier le matériel de premiers secours
19
Rédiger les annonces
20
Répartir les bénévoles
2 personnes
21
Établir le plan de stationnement
2 personnes
22
Vérifier les prévisions météo
23
Faire les courses
3 personnes
24
Inspecter le terrain et les écuries
3 personnes
25
Installer les boxes à chevaux
3 personnes
26
Niveler le terrain
4 personnes
27
Délimiter la piste de compétition
4 personnes
28
Installer les éléments de saut et de spectacle
4 personnes
29
Délimiter les zones du public
3 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Installer l’éclairage
3 personnes
33
Tester le matériel sonore
2 personnes
34
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer les dossards
2 personnes
37
Installer la table du jury
2 personnes

Événement

38
Enregistrer les chevaux
3 personnes
39
Vérifier les chevaux et les documents
2 personnes
40
Encadrer le parking
3 personnes
41
Accueillir le public
4 personnes
42
Distribuer le programme
2 personnes
43
Annoncer l'ouverture
44
Accompagner les participants jusqu'à la piste
3 personnes
45
Maintenir la piste en sécurité
2 personnes
46
Annoncer les manches de compétition
47
Enregistrer les points et les temps
2 personnes
48
Remettre les prix
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Maintenir les tables de catering propres
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Surveiller les pauses des chevaux
3 personnes
56
Abreuver les chevaux
3 personnes
57
Enregistrer les incidents
58
Faire quitter le public en toute sécurité
3 personnes
59
Accompagner les chevaux vers les remorques
3 personnes

Suivi

60
Démonter la piste et l’espace public
5 personnes
61
Ranger le matériel de printemps
4 personnes
62
Nettoyer les écuries
4 personnes
63
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
64
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le site
4 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Rapporter le matériel
2 personnes
69
Retourner les matériels de location
2 personnes
70
Rassembler les objets perdus
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 160
Table du jury
Portantsqté 2

Matériel de sport

Barrières de pisteqté 80
Poutres d'équilibreqté 20
Bâtons de sautqté 12
Lettres de dressageqté 12
Cônesqté 24
Mètres rubansqté 3

Soins aux animaux

Boxes pour chevauxqté 20
Bacs à eauqté 24
Gamellesqté 20
Filets à foinqté 20
Fourchettes à crottesqté 6
Brouettesqté 3
Balais d’écurieqté 4
Kits de toilettageqté 4

Sécurité

Barrières de circulationqté 20
Ruban de balisageqté 6
Trousses de premiers secoursqté 3
Extincteursqté 4
Gants de travailqté 12
Gilets réfléchissantsqté 12
Lampes de pocheqté 6

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Caissesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux de bienvenueqté 3
Pupitres de programmeqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à café réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 180
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis vérifiez immédiatement les autorisations, les déclarations et l’assurance. Gardez plusieurs semaines de marge pour corriger un dossier incomplet.
Publiez le règlement et le formulaire d’inscription avant d’envoyer les invitations. Demandez dès l’inscription les informations sur le cheval, le cavalier et les besoins alimentaires afin d’établir des listes de départ fiables.
Réservez tôt le jury, l’animateur, le vétérinaire et le maréchal-ferrant. Une indisponibilité découverte la semaine du spectacle peut bloquer une épreuve entière.
Inspectez le terrain et les écuries avant l’installation : boxes, bacs à eau, filets à foin, barrières de piste et matériel d’obstacles doivent être prêts avant l’arrivée des chevaux. Prévoyez aussi les trousses de premiers secours, les extincteurs et le balisage.
Attribuez chaque zone à un bénévole identifié : accueil, piste, écuries, stationnement, restauration et annonces. Testez les microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises avant l’ouverture, puis envoyez les listes de départ aux participants dès qu’elles sont finalisées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle équestre ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un spectacle avec inscriptions, jury, vétérinaire et installation de boxes. Ce délai laisse le temps de régler les autorisations, l’assurance et les réservations avant la communication aux participants.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un spectacle équestre ?: Ouvrez-les environ 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez une date de clôture au moins 10 jours avant le spectacle pour vérifier les chevaux, les cavaliers, les repas et les listes de départ.
Quand réserver le vétérinaire et le maréchal-ferrant ?: Contactez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Confirmez leur présence une semaine avant l’événement avec les horaires et le plan d’accès.
Que prévoir pour la sécurité d’un spectacle équestre ?: Préparez au minimum des trousses de premiers secours, des extincteurs, des barrières de circulation, du ruban de balisage et des gilets réfléchissants pour les bénévoles. Vérifiez le matériel et le terrain la veille, puis désignez une personne responsable des incidents pendant toute la journée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.