Zo organiseer je een horseballwedstrijd

Begin minstens enkele maanden vooraf met de locatie, het wedstrijdformat en de veiligheidsbezetting. Daarna leg je teams, scheidsrechters, dierenarts en EHBO vast, zodat je het aantal paarden en bezoekers kunt inschatten. Werk vervolgens het terrein, de stalling, het parkeerplan en het wedstrijdschema uit. De laatste week draait vooral om controles: bodem, doelen, ballen, formulieren, startnummers, catering en de verzorging van de paarden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
3
Teams uitnodigen
4
Scheidsrechters vastleggen
5
Dierenarts vastleggen
6
EHBO-bezetting regelen
7
Vergunningen controleren
8
Verzekering controleren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Wedstrijdschema publiceren
13
Paardenlijsten verzamelen
2 personen
14
Stalling indelen
2 personen
15
Parkeerplan maken
16
Catering bestellen
17
Prijzen en medailles bestellen
18
Publieksinformatie maken
19
Startnummers afdrukken
20
Wedstrijdformulieren afdrukken
21
Materialen controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Paardenboxen voorbereiden
3 personen
24
Veld en bodem controleren
2 personen
25
Terrein maaien en egaliseren
2 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Wedstrijdveld uitzetten
4 personen
28
Doelen plaatsen
4 personen
29
Publieksafzetting plaatsen
3 personen
30
Partytenten opbouwen
4 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
32
Inschrijving inrichten
2 personen
33
Cateringpunt inrichten
3 personen
34
EHBO-punt inrichten
2 personen
35
Geluid en microfoon testen
2 personen

Event

36
Paarden en teams ontvangen
4 personen
37
Paardenpapieren controleren
2 personen
38
Teams aanmelden
2 personen
39
Paarden laten acclimatiseren
4 personen
40
Officials instrueren
3 personen
41
Publiek ontvangen
3 personen
42
Openingsbriefing geven
2 personen
43
Warming-up begeleiden
4 personen
44
Wedstrijd begeleiden
6 personen
45
Uitslagen registreren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
48
Paarden water geven
3 personen
49
Stalstrooisel controleren
2 personen
50
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
51
Teams en paarden uitzwaaien
3 personen
52
Publiek begeleiden naar uitgang
2 personen

Nazorg

53
Catering afsluiten
2 personen
54
Afval verzamelen
3 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
56
Veldmaterialen verwijderen
4 personen
57
Paardenboxen schoonmaken
3 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Terrein schoonmaken
4 personen
60
Partytenten afbreken
4 personen
61
Materialen retourneren
2 personen
62
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Horseballballenaantal 6
Horseballdoelenaantal 2
Veldafzetpalenaantal 24
Afzetlintaantal 8
Teamhesjesaantal 20
Reservehoepelsaantal 2
Waterbakken voor paardenaantal 12
Drinkemmersaantal 20
Hooinettenaantal 12
Strobalenaantal 30
Hekpanelenaantal 20
Poortpanelenaantal 2
Startnummerhoudersaantal 20
Scorebord
Stopwatchesaantal 3
Fluitjesaantal 4
Wedstrijdklembordenaantal 4
Wedstrijdpennenaantal 12
Medaillesaantal 24
Bekersaantal 4
Prijzenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Verkeerskegelsaantal 16

Apparatuur

Geluidssysteem
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Schenk kannenaantal 8

Catering

Boodschappen

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Teamvlaggenaantal 8
Routebordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Podiumlintenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Poepgrijpersaantal 4
Kruiwagensaantal 3
Harde borstelsaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Opslagbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 24

Dierenverzorging

Poetskistenaantal 8
Halstersaantal 20
Lijntouwenaantal 20
Hooivorkenaantal 4
Scheppenaantal 4
Paardenborstelsaantal 12
Zweetdekensaantal 12
Waterjerrycansaantal 8

Tips

Reserveer de wedstrijdlocatie pas definitief nadat je hebt gecontroleerd of het veld kan worden gemaaid en geëgaliseerd en of de bodem veilig is voor paarden. Plan die terreincontrole uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd.
Vraag paardenlijsten en dieetwensen tegelijk met de teamaanmelding op. Gebruik de aantallen daarna voor de indeling van paardenboxen, waterbakken, drinkemmers, hooinetten en strobalen.
Leg scheidsrechters, dierenarts en EHBO-bezetting minimaal 6 weken vooraf vast. Controleer ook vergunningen en verzekering voordat je uitnodigingen en publieksinformatie verspreidt.
Publiceer het wedstrijdschema uiterlijk 3 dagen vooraf en maak voor teams een aparte route-instructie naar stalling en parkeerplaats. Dat voorkomt opstoppingen wanneer meerdere trailers tegelijk aankomen.
Pak een reservekist in met extra horseballballen, reservehoepels, fluitjes, wedstrijdpennen, stopwatches en een opgeladen geluidsinstallatie. Controleer scorebord, microfoons en wedstrijdformulieren de avond ervoor samen met de wedstrijdleiding.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een horseballwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Locatie, format, teams, scheidsrechters, dierenarts en vergunningen moeten eerst vaststaan; plan de definitieve materiaal- en terreincontrole in de laatste week.
Hoeveel scheidsrechters en EHBO-mensen heb ik nodig voor een horseballwedstrijd?: Leg het aantal vast volgens het wedstrijdreglement en de eisen van je verzekering of bond. Regel de volledige bezetting minimaal 6 weken vooraf en zorg dat tijdens de hele wedstrijd een dierenarts en EHBO aanspreekbaar zijn.
Wanneer moet ik het horseballwedstrijdschema publiceren?: Publiceer het schema uiterlijk 3 dagen voor de wedstrijd. Neem naast speeltijden ook aankomst, paardenstalling, parkeerroute en momenten voor eventuele controle van paardenlijsten op.
Wat moet ik een week voor een horseballwedstrijd controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de bodem, doelen, veldafzetting, paardenboxen, water en stro. Controleer daarnaast scorebord, stopwatches, fluitjes, formulieren, startnummerhouders, EHBO-koffers en brandblussers; test geluidssysteem en draadloze microfoons uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.